De afdeling recruitment en loopbaanadvies van Gemeente Utrecht is het expertise centrum op het gebied van alle capaciteitsvraagstukken voor de hele organisatie; stages, inhuur van externen, werving & selectie van nieuwe medewerkers en loopbaandadvies. We zorgen voor de juiste wervingsstrategie en voeren regie over het proces in nauwe samenwerking met de vacaturehouder voor de juiste medewerker op de juiste plek. Ons team is zich razendsnel aan het ontwikkelen om met een hoog serviceniveau te kunnen voldoen aan de toenemende vraag in een steeds meer complexe arbeidsmarkt. Er werken recruiters, inhoudelijk adviseurs, loopbaanadviseurs en in het hart van onze afdeling tref je de support afdeling.

Je werkt samen in een team van vijf medewerkers op de support afdeling; je beantwoordt de digitale en telefonische vragen, je voert de wervingscampagnes uit en plaatst de vacatures op de gekozen kanalen, je verwerkt de reacties en je verzorgt de managementinformatie. Voor deze functie zoeken wij een aanpakker die zich snel werkzaamheden eigen maakt en van daaruit mee kan werken aan de administratieve (proces) optimalisatie. Jij bent samen met je collega’s op deze supportdesk hét visitekaartje van Gemeente Utrecht; je beantwoordt vragen per telefoon en email van vacaturehouders, sollicitanten en leveranciers. Je kent de wervingskanalen op je duimpje zodat je exact weet welke informatie nodig is om een campagne succesvol te realiseren. Je informeert kandidaten over vacatures, de voortgang en uitslag van een campagne d.m.v. door jou zorgvuldige opgestelde e-mails. Je voert de procedures volgens de afgesproken richtlijnen en binnen de wet- en regelgeving uit en je legt dit nauwkeuring vast t.b.v. de managementinformatie

!Let op het betreft een administratief ondersteunende functie.

Wij bieden je een gezellige en diverse afdeling. Minder dan 4 dagen per week op kantoor werken is gezien het grote aantal parttimers nu geen optie. Minder uren per dag is (5*6 uur) wel bespreekbaar. Aanwezigheid op maandag is voor ons belangrijk. Omdat we juist in de vakantiemaanden je hulp hard nodig hebben is vakantie in augustus of een lange vakantie (meer dan 1 week) in de andere twee maanden niet wenselijk.

• Een afgeronde opleiding op HBO niveau
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een (commercieel) administratieve functie.
• Kennis en ervaring met het werken met Excel, Word en Outlook is vereist, waarbij we graag zien dat je er plezier in hebt om de mogelijkheden uit deze programma’s nog beter in te zetten;

Om een goede invulling te geven aan deze functie verwachten wij dat je de volgende kennis en ervaring meebrengt:

• Je voelt je op je plek in een team waarin snel geschakeld wordt en veranderingen de standaard zijn;
• Je bent pragmatisch en doelgericht en je bedenkt verbeteringen om de overweldigende hoeveelheid werk gedaan te krijgen:
• Je houdt het doel voor ogen, bent kordaat en kan goed prioriteiten stellen;
• Je hebt aantoonbare affiniteit met (commerciële) arbeidsmarktbemiddeling
• Je bent discreet en snapt wanneer snelheid belangrijk is en wanneer zorgvuldigheid essentieel is;
• Met je dienstverlenende houding sta je klaar om recruiters, vacaturehouders en leveranciers te informeren en je bedenkt hoe ze nog sneller de informatie kunnen krijgen die ze nodig hebben.
• Je bent communicatief en klantgericht en zorgt dat ook afgewezen sollicitanten een goed gevoel overhouden aan hun contact met de gemeente;
• Je hebt uitstekende administratieve vaardigheden, bent zeer secuur en je denkt in oplossingen.

• Periode: Vanaf z.s.m. tot 1 sept 2019
• Belasting: 36 uur per week (32 uur is bespreekbaar)

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.