Voor het project "Nu Digitaal" is het WerkBedrijf Regio Nijmegen (WBRN) op zoek naar een adviseur met inhoudelijke kennis op het gebied van digitaal werken en archivering.

De doelstelling van het project is dat binnen een jaar na de startdatum bij WerkBedrijf het volgende is gerealiseerd:

1. De archivering is binnen WerkBedrijf breed ingericht.
   Dit houdt in:
   • Bepalen van haalbare en praktisch uitvoerbare uitgangspunten voor archivering;
   • Voor alle processen van WerkBedrijf ligt vast wat de bewaartermijn volgens de landelijke selectielijst is en waar de informatie zich bevindt (fysieke locatie en/of systeem);
   • De procedures beschreven en ingericht zijn voor het
     1. bewaren van informatie (waar en hoe lang)
     2. naleven van de afspraken ten aanzien van archivering en scannen van documenten
     3. daadwerkelijk vernietigen van de informatie
     4. beschrijving omgang met de huidige analoge archieven (scannen, laten uitsterven)
   • Het systeem dat de primaire processen van WerkBedrijf ondersteunt, is dusdanig ingericht dat het mogelijk is de geldende bewaartermijnen vast te leggen en tijdig - binnen de wettelijke termijn – de trajecten te vernietigen.
   • Het juist bewaren en tijdig vernietigen of voor de langere termijn bewaren, is ingericht in de ondersteunende systemen, voor zover deze systemen over de functionaliteiten voor archiefbeheer beschikken en WerkBedrijf deze systemen blijft gebruiken.
     
2. De analoge stromen zijn tot een minimum teruggebracht.
   Dit houdt in dat:
   • WerkBedrijf beschikt over een besluit Vervanging dat borgt dat digitale reproducties van op papier ontvangen informatie het originele papieren document mogen vervangen;
   • de scanprocedure is ingericht voor de documenten die WerkBedrijf (nog) op papier ontvangt;
   • de analoge archieven - die meerwaarde hebben om digitaal beschikbaar te hebben - zijn gescand en het besluit vervanging hiervoor van toepassing is (na het scannen zijn de analoge archieven vernietigd);
   • het digitaal ondertekenen van (uitgaande) correspondentie is ingericht om het terug moeten scannen van documenten te voorkomen.
     
3. WerkBedrijf is zelfstandig in staat om na het project de taken op het gebied van archiefbeheer uit te voeren en wijzingen in wet- en regelgeving zelfstandig op te pakken.
   Dit houdt in dat;
   • Binnen WerkBedrijf de taken op het gebied van archiefbeheer zijn belegd;
   • eventuele benodigde trainingen zijn afgestemd en voor zover mogelijk ingepland.

Adviseren van projectleider en organisatie op het gebied van:

• digitaal werken,
• terugdringen van de analoge stromen,
• inrichten van organisatie brede archivering van de processen conform wet- en regelgeving,
• inrichten van de beheerprocessen die aan adequate archivering ten grondslag liggen,
• uitwerken van inhoudelijke thema’s als het opstellen van een vervangingsbesluit, scanprotocol en onderzoek naar de vervanging van het huidige systeem (Corsa)
• samen met de projectleider borgen dat WerkBedrijf het archiefbeheer zelfstandig kan uitvoeren.
• Coaching/ondersteuning van de projectleiding bij het uitvoeren van de taak.

• Recente (sinds 2013) > 5 jaar ervaring in projectmanagement;
• Recente (sinds 2013) > 5 jaar ervaring in het adviseren van overheidsorganisaties op het gebied van digitaal werken volgens wet- en regelgeving;
• Recente (sinds 2013) > 5 jaar ervaring met digitalisering van documentstromen;
• Aantoonbaar opleiding op HBO- niveau.
• Ervaring met coaching van een beginnend projectleider. =/> 3 jaar is 20%; =/> 4 jaar is 30%; =/> 5 jaar is 40%.
• Ervaring met zaakgericht werken; =/> 3 jaar is 15%; =/> 4 jaar is 20%; =/> 5 jaar is 30%.
• Geef 2 voorbeelden van oplossingen bij vaak voorkomende knelpunten die zich voordoen bij het inrichten van de archieffunctie binnen een organisatie. Elk overtuigend voorbeeld scoort 15 %.

• Startdatum 01-06-2021
• Einddatum 30-11-0021
• Optie tot verlenging 2 x 6 maanden
• Uren per week 8- 12