Het team OOV zoekt een administratieve ondersteuner die de administratieve processen oppakt voor collega's, overzicht houdt, termijnen bewaakt en rapporteert over deze processen. Daarnaast ondersteun je de teammanager met het beheren van agenda en de e-mailbox. Het voorbereiden van overleggen en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten is ook een onderdeel van je werkzaamheden.

• Het invoeren van informatie in diverse administratieve systemen, zoals Join, Citycontrol, SAP. Inclusief het verwerken van de output.
• Uitzetten en afhandelen van meldingen door inwoners en ondernemers.
• Meldingen precario oppakken en afhandelen.
• Administratieve ondersteuning bij woningontruimingen.
• Het controleren, bijhouden en aanvullen van de termijnkalender.
• Afhandelen van vragen via sociale media (in overleg met collega’s).

Je ondersteunt hiermee de collega’s uit het team en maakt gebruik van je opgebouwde netwerk binnen en buiten de organisatie.

We werken vanuit onze drie kernwaarden: vakkundig, betrouwbaar en in eenvoud. Dit betekent onder andere dat we goede dienstverlening leveren, afspraken nakomen, efficiënt werken en zaken niet onnodig ingewikkeld maken. We werken op onderdelen opgavengericht en in samenwerking met inwoners, ondernemers en andere samenwerkingspartners. We vinden het belangrijk dat onze medewerkers goed in hun vel zitten en het naar hun zin hebben. Je krijgt daarom bij ons de kans om je talenten veelvuldig in te zetten. Er is een prettige, informele werksfeer en we bieden veel ruimte om jezelf te ontwikkelen.

• Per direct maar uiterlijk vanaf 3 juli 2023 beschikbaar voor 32 uur per week voor de duur van de opdracht, inclusief eventuele verlengingen;
• Minimaal 3 dagen per week fysiek aanwezig in Voorschoten;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als administratief ondersteuner in de afgelopen 3 jaar binnen een gemeentelijke organisatie;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv).
• Aantoonbare werkervaring met Office 365
• Aantoonbare werkervaring met systemen als Join, CityControl, Sap
• Aantoonbare werkervaring in het te woord staan van collega’s, inwoners en ondernemers en het afhandelen vragen of doorverwijzen (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv met een voorbeeld)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als administratief ondersteuner in de afgelopen 4 jaar binnen een gemeentelijke organisatie;

• Duur 6 maanden
• Optie tot verlenging 1 maal 6 maanden
• Uren per week 32
• Start Zo spoedig mogelijk

De gesprekken bij de gemeente Voorschoten zijn op locatie en gepland op dinsdag 20 juni 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 19 juni 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.