Projectbeschrijving en -opdracht
Facility Services (FS) van de UvA en de HvA wil de komende periode een aantal essentiële
bedrijfsvoering processen optimaliseren. Het eerste proces dat door het MT is aangewezen is het
financiële beheer en sturing. Daarom zijn wij op zoek naar een senior projectmanager.
Dit project heeft tot doel om financiële en control binnen FS naar een hoger niveau te tillen. Op
dit moment ervaren het MT en teamleiders op dit moment een beperkte financiële controle. De
sturing voor het behalen van de gewenste financiële resultaten is ineffectief. De kennis en kunde
betreffende het financiële proces binnen de FS (medewerkers, teamleider, MT) is zeer wisselend
en vaak te beperkt.

Dit project is in verschillende fasen opgeknipt. In de eerste fase ligt de nadruk op de basis op
orde brengt, waarbij het MT samen met Control de financiële inrichting, processen en
administratie binnen de dienst op orde wil brengen. De volgende fasen gaan over beter plannen
en sturen op financiën, verantwoording afleggen en het organiseren van budgetten. Een
essentieel onderdeel hiervan is het kennisniveau naar een hoger niveau te brengen. Een extra
uitdaging hierin betreft dat FS verantwoordelijk is voor twee organisaties (UvA en HvA) en
hierdoor ook te maken heeft met twee organisaties voor financiën, administratie etc.

De opdracht is in eerste instantie voor een jaar. In de tussentijd wordt mogelijk deze functie vast
in de organisatie geworven. Dit kan betekenen dat er tijdens het project een overdracht
plaatsvindt. Daarom wordt deze functie in eerste instantie uitgezet voor zes maanden, met een
optie tot verlenging. De gemiddelde inzet is 16 uur per week, waarbij het zwaartepunt aan het
begin van de opdracht zal zitten.

Beschrijving werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De projectmanager is verantwoordelijk voor:

• het opstellen van een realistisch en passend projectplan, projectstructuur en projectafspraken, op basis van een goede analyse van de probleem- en doelstelling;
• de afstemming van het projectplan met opdrachtgevers en MT;
• het duidelijke beleggen van de taken, rollen en verantwoordelijkheden;
• inhoudelijke en procesmatige sturing op het realiseren van de afspraken uit dit plan, zowel in tijd als kwaliteit;
• zorgdragen voor toetsing en structurele borging van de gerealiseerde resultaten;
• het tijdig en proactief aanspreken en signaleren als afspraken niet worden nagekomen;
• het rapporteren van opdrachtgever en MT over de voortgang van het project;
• het adviseren over de meeste passende en effectieve aanpak en het continu zoeken naar mogelijke verbeteringen om de resultaten effectiever te kunnen realiseren.

Organisatie
Dit project wordt uitgevoerd door de dienst Facility Services. Facility Services heeft een
bijzondere positie: samen met onze collega-diensten (het Administratief Centrum, de Bibliotheek
HvA/UvA en ICT Services) werken we voor zowel de HvA als de UvA. Ruim 300 FS-collega’s zetten
zich elke dag samen in om ervoor te zorgen dat docenten, studenten, onderzoekers en andere
medewerkers hun werk zo goed en prettig mogelijk kunnen doen.

De opdrachtgever (en verantwoordelijke) voor dit project is het MT-FS, met als opdrachtgever
het afdelingshoofd Bedrijfsbureau. Het control team, bestaande uit vier controllers (2 business-,
1 financial- en 1 projectcontroller) zijn de inhoudelijke experts en zorgen voor de uitvoering.
Teamleiders (budgethouders) spelen een essentiële rol in deze ontwikkeling. Er wordt nog
onderzocht of tijdelijke extra capaciteit moet worden ingehuurd om de controllers in hun
reguliere taken te ontlasten.

Als senior projectmanager rapporteer je aan het MT van Facility Services en val je hiërarchisch
onder het afdelingshoofd Bedrijfsbureau. De projectmanager stuurt het projectteam aan waarin
diverse specialisten zijn vertegenwoordigd.

• Beschikbaarheid: Zo spoedig mogelijk
• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 8 jaren relevante werkervaring als Projectmanager;
• Kennis en ervaring met het inrichten en ontwikkelen van strategische bedrijfsvoeringprocessen, bij voorkeur binnen een hoger onderwijsorganisatie.

Kerncompetenties

• Kan omgaan met weerstand;
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid. Je bent in staat om op alle niveaus in de organisatie te bewegen en je communicatie daarop af te stemmen;
• Daadkrachtig in het behalen van resultaten en waar nodig wendbaar in de aanpak;
• Je werkt zelfstandig, weet resultaat te halen in een complexe omgeving;
• Verbindend leider die de nodige ervaring heeft met het aansturen van hoogopgeleide professionals;
• Goed ontwikkeld omgevingsbewustzijn en zeer goed in stakeholdermanagement op alle niveaus.

• Aantal uren per week: Ca 20 uur per week
• Startdatum: Zo spoedig mogelijk
• Einddatum: 6 maanden na ingangsdatum
• Optie tot verlenging: Ja. Minimale opdracht betreft 6 maanden met optioneel verlenging (tot 2 jaar)

Geplande dag voor interviews: woensdag 24 april tussen 09:00u – 11:45u en donderdag 25 april tussen 12:00u – 17:00u