Waar ben jij van?
Als secretaris zorg je voor ordening, transparantie, rust en overzicht. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor leg je afspraken goed vast, maak je en deel je planningen, breng je collega’s bij hoe ze hun stukken tijdig en met de benodigde kwaliteit kunnen aanleveren. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.
Jouw Functie
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn.

Vanuit jouw rol zit je dicht bij het vuur en heb je veel contact met directie en bestuurders. Je werkt nauw samen met de strategisch adviseurs en coördinatoren. Samen vormen jullie een sterk team, waarbij jullie elkaar aanvullen in de verschillende rollen en taken.
Tot slot help je mee om van de afdeling DBO de leukste afdeling van het Rotterdamse concern te maken. Je brengt nieuwe ideeën in en helpt deze werkelijkheid te maken. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:
• Je organiseert verbinding en zorgt dat zaken niet blijven hangen;
• Je houdt administraties bij van openstaande acties en zaken in jouw portefeuille(s);
• Je legt afspraken vast en zorgt voor snelle en correcte verslaglegging, bijvoorbeeld voor een portefeuilleoverleg over een bedrijfsvoeringsonderwerp;
• Je adviseert en denkt mee met collega’s over hoe ze zo secuur mogelijk welke overleggremia kunnen bereiken;
• Tegelijkertijd ben je rolbewust, en weet je collega’s te activeren en motiveren om zo veel mogelijk zelfstandig zaken op te pakken;
• Je werkt actief aan een netwerk binnen de organisatie;
• Je hebt oog voor onderlinge verhoudingen en goede werkrelaties.

De afdeling
De afdeling Directie- en Bestuursondersteuning (DBO) vormt een stevig fundament voor de directie. DBO coördineert en adviseert op besluitvorming voor het cluster Stadsontwikkeling (SO). Daarnaast is DBO ook een adviseur op het gebied van bestuurlijke strategie, bestuurlijke processen en informatievoorziening tussen het Stadhuis en SO en binnen SO. DBO functioneert binnen SO als een echte stafafdeling; in alles verbonden met de directie, het cluster en het bestuur. Naast de directiesecretarissen en directieadviseurs, maken de directiesecretaresses van de directeuren deel uit van DBO. Ook heeft de afdeling een team met een regisserende rol op het gebied van organisatiekwaliteit en organisatie-brede onderwerpen, zoals dienstverlening, privacy, integriteit, digitalisering en demand management van concern brede ondersteuning. De sfeer binnen het team en de afdeling is informeel, gezellig, hardwerkend en resultaat- en oplossingsgericht.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Naast goede communicatieve vaardigheden (in woord en geschrift) is het belangrijk dat je beschikt over een goed organisatorisch vermogen. Je kan zelfstandig functioneren maar bent zeker ook samenwerkingsgericht. Je bent in staat om snel te schakelen omdat iedere week net weer (of heel erg) anders loopt dan dat je van tevoren had bedacht.
Je weet jezelf constant weer bij te sturen op basis van nieuwe informatie en houdt daarbij het overzicht. Dit alles doe je op een secure en betrouwbare wijze.
Je gedijt goed in deze politiek- bestuurlijke dynamische werkomgeving.

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan in een secretarisrol of vergelijkbare functie bij een gemeente.
• Je hebt ervaring met of kennis van het gemeentelijke bestuurlijke stukken proces.
Wensen
• Je hebt ervaring opgedaan bij een gemeente met meer dan 250.000 inwoners.
• Je hebt kennis van en ervaring met de applicatie Diva Bestuurlijke Besluitvorming.
• Je hebt kennis van en ervaring met de applicatie Diva Documenten Management Systeem.

• Thuiswerkbeleid: De werklocatie is De Rotterdam, Wilhelminakade 179 te Rotterdam. In het kader van Anders Werken wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Voor vergaderingen en digitale ontmoetingen wordt gebruik gemaakt van MS Teams. Fysieke aanwezigheid is voornamelijk vereist op genoemde locatie.
• Startdatum: Eind mei 2024
• Aantal medewerkers: 1
• Uren per week: 32-36 uur
• Duur opdracht: 12 maanden
• Verlengingsopties: 2 x 6 maanden
• Matchgesprek(ken) zijn op 22 mei 2024 (wo.), 12:00