Het facilitair servicebureau is het eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen, meldingen en aanvragen met betrekking tot de facilitaire dienstverlening.

De werkzaamheden die hierbij behoren zijn onder meer:

• het reserveren van externe en interne vergaderzalen met bijbehorende cateringverzoeken en audiovisuele middelen;
• het regelen van vliegreizen en (buitenlandse) hotelovernachtingen;
• verwerken van alle aanvragen t.a.v. de facilitaire dienstverlening (van ontvangst melding tot en met de afhandeling inclusief de bijbehorende administratie en communicatie);
• ondersteunende facilitaire werkzaamheden;
• controleren en toetsen van aanvragen aan interne afspraken en bewaken van de afhandeling van activiteiten binnen de gestelde termijnen.

De medewerker communiceert zowel met de aanvrager (collega's NIPV) als met externe leveranciers. Momenteel verlopen de contacten met het servicebureau voor een groot deel via mail en telefoon.

Het doel is om dit jaar over te stappen naar een meer professionele omgeving waarin gebruik gemaakt wordt van een facilitair management informatie systeem voor het ontvangen en verwerken van de binnenkomende verzoeken en 1e lijns-meldingen.

De medewerker wordt ingezet binnen het standaard takenpakket van het servicebureau maar er wordt ook verwacht dat deze in staat is om mee te groeien met professionalisering van het servicebureau.

NIPV is het publiek kennisinstituut voor crisisbeheersing en brandweerzorg dat staat voor een veilig en veerkrachtig Nederland. De medewerkers van NIPV zetten zich in om met onderzoek, onderwijs, intelligence en ondersteuning de veiligheidsregio's, Rijksoverheid en crisispartners onderling te verbinden en te versterken.

• minimaal over MBO werk- en denkniveau, dit moet blijken uit een afgeronde opleiding of blijken uit minimaal 5 jaar werkervaring in deze richting.
• De kandidaat beschikt over een afgeronde facilitaire opleiding. Een kopie van het diploma dient bij gunning te worden aangeleverd. U heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.
• De kandidaat heeft kennis van het volgend systeem: MS 365. Dit moet blijken uit het CV.
• De kandidaat heeft kennis van het volgend systeem: Synergy. Dit moet blijken uit het CV. U heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring als medewerker facilitair servicebureau (of vergelijkbaar), niet langer dan 1 jaar geleden. Dit moet blijken uit een toelichting in het CV.

• Goede communicatieve en sociale vaardigheden
• Resultaatgericht
• Pro-actieve en servicegerichte klantgerichte houding
• Flexibel en in staat om zelfstandig meerdere aanvragen tegelijkertijd uit te voeren
• Samenwerkingsgericht
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken

• Start opdracht: Begin juli 2023
• Einde opdracht: 31 december 2023, met optie tot verlenging
• Aantal uren per week: 36 uur, 32 uur is bespreekbaar
• Standplaats: Zoetermeer