In verband met zwangerschapsverlof is de gemeente tijdelijk op zoek naar een medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse. Je komt te werken bij de afdeling Concernstaf.

Wat ga je doen
Als Medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse kom je te werken bij Concernstaf waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de collegeleden vormt. Je werkt met je collega’s voor de burgemeester. Wethouders en gemeentesecretaris en zorgt ervoor dat de ondersteuning soepel verloopt. Samen met één van de collega’s vorm je een duo en ondersteun je als duo de directie en wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, bestuurders goed afleest en een proactieve werkhouding heeft.

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de bestuurder van A tot Z klopt;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Meelezen en anticiperen op e-mail van de wethouders;
• Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Ontvangst en begeleiding van bezoekers;
• Alle andere voorkomende secretariële taken.

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente. De komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 57.000 naar 65.000. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen, maar ook door de uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Collega’s voelen zich gewaardeerd en zijn trots om te werken voor Pijnacker-Nootdorp.

De Concernstaf (CST) is een afdeling overstijgende stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke als de bestuurlijke organisatie en op een aantal onderwerpen regie voert. Het is een kleine afdeling, van ongeveer 23 mensen, die zich kenmerkt door een adviserend en dienend karakter aan het bestuur en het Gemeentelijk Management Team (GMT). Bovendien voert de CST controles en onderzoeken uit. Onze inzet is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie zodat wij er staan voor de inwoners van onze gemeente.

• Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretariële / administratieve richting;
• Aantoonbare werkervaring de afgelopen 5 jaar in een bestuurlijke omgeving;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als administratief ondersteuner;
• Uiterlijk beschikbaar per 20 mei 2024 voor 20 tot 24 uur per week (ma, di (halve dag), do(halve dag), vrijdag noodzakelijk) ;
• Een door de kandidaat zelf geschreven motivatiebrief toegeschreven op de functie;

Wensen (weging)

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met complex agendabeheer, benoem hiervan een voorbeeld (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz (25 punten);

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding; (harde eis)
• Ervaring als secretaresse op het gebied van bestuurszaken bij een gemeente is een pré;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
• Vaardigheid met officepakket en Office365;
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
• Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: verspreid over 4 dagen voorkeur maandag, woensdag, donderdag, vrijdag). Werken op kantoor!.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 8 mei 2024 van 11.00 tot 13.00 uur en dinsdag 14 mei 2024 van 09.00 uur tot 11.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag maandag 6 mei 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.