Programmabeheersing Zuidasdok

Om de vier projecten en de directie van het programma te faciliteren is de programmabeheersing centraal belegd.
De programmabeheersing omvat het integraal op orde houden en anticiperen op de reguliere projectbeheersingsdomeinen FM, RM, KM, PM, CapM, Baseline/scope, DIM met daarbij special het domein Facilitaire Zaken (secundaire inkopen, huisvesting, ICT, documentbeheer, communicatie). Dit is vergelijkbaar met de bedrijfsvoering van een middelgroot MKB bedrijf en houdt in dat alle diensten en leveringen die voor het programma nodig zijn daar worden ingekocht en geregeld “om de winkel te laten draaien”. Dit doen we samen met team projectbeheersing, officemanagement, ICT-documentbeheer en het Shared Service Team (financiële administratie, inkoop en inhuur). De programmabeheersing valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Programmabeheersing van Zuidasdok.

Functieomschrijving Adviseur Programmabeheersing

Voor de ondersteuning van de Manager Programmabeheersing (hierna: MPB-er) zijn we op zoek naar een Adviseur Projectbeheersing Programma (APB). Voor deze rol zoeken we een doener op operationeel/tactisch niveau, die de MPB-er ontlast door bepaald werk van het PB- en Facilitaire domein over te nemen. Denk hierbij aan bijv. voorbereidingen treffen van capaciteitschallenges, financiële prognoses ophalen en verwerken, najagen en actualiseren verbeterregister etc. Daarnaast heb je een breed takenpakket op het domein facilitaire zaken, huisvesting etc. om deze in goede banen te leiden (bijv. helpen en adviseren officemanagement, voorbereiden van inkoop secundaire middelen en prestatie verklaren, werkzaamheden/ondersteuning inzake huisvesting, ondersteuning bij documentbeheer-ICT, etc.). Welke taken dit exact zijn, zal afhankelijk zijn van het kandidaatsprofiel waarna gezamenlijk met de MPB wordt bepaald waar de nadruk op komt te liggen. Je helpt samen met het projectbeheersingsteam bij het beheerst doorlopen van de besluitvormingstrajecten en voert hiervoor tijdig de nodige voorbereidende werkzaamheden uit voor de MPB-er.

Als het gaat om programmabeheersing, rechtmatigheid en doelmatigheid, ben jij de kritische, onafhankelijke sparringpartner voor de MPB-er en hebben jullie een intensieve samenwerking. De APB voert het werk uit onder verantwoordelijkheid van de MPB-er en wordt door hem aangestuurd.

Wij zoeken mensen die passen bij de cultuur in ons team: je houdt van een dynamische en levendige werkplek, waarin geen dag hetzelfde is. Je bent een persoonlijkheid met lef die flexibel is, van aanpakken weet, proactief, collegiaal is en bijdraagt aan het plezier in het werk. Je hebt bij voorkeur een allround PB-profiel, maar specialisatie mag ook.

1. Het uitvoeren van werkzaamheden op PB-domeinen (financieel management, kwaliteitsmanagement, planningsmanagement, risicomanagement, baselinebeheer / scopemanagement, capaciteitsmanagement, organisatie en informatie etc. (nadruk afhankelijk van kandidaatsprofiel) onder verantwoordelijkheid van Manager programmabeheersing

2. Het adviseren en uitvoeren van facilitaire, huisvestings-, ICT-documentbeheer, officemanagement zaken en samenwerken met diverse disciplines van het team projectbeheersing (Shared Service Team, Financieel management), team officemanagement, team ICT-documentbeheer en team communicatie, en het indien nodig waarnemen/vervangen van de Manager Programmabeheersing bij afwezigheid.

3. Beoordelen en voorbereiden van inkopen en de prestatieverklaring van producten en diensten op het gebied van programmabeheersing

4. Adviseren en leveren van (stuur)informatie aan Manager programmabeheersing

5. Onderhouden relaties met betrokken partijen, zowel intern als extern. (ICT en facilitair dienstverleners, evt. medewerkers van Rijkswaterstaat en Amsterdam t.a.v. PB en FZ-zaken.

6. Initiëren en begeleiden van verbeterprocessen.

7. Coördineren en bewaken van besluitvormingsvraagstukken t.b.v. programmabeheersing.

8. Deelnemen en op verzoek van MPB voorzitten van overleggen t.b.v. programmabeheersing.

Gemeentelijke organisatie
Met ruim 18.000 collega's zorgen we ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers. Werken voor Amsterdam betekent bijdragen aan iets groots. Aan groei, veiligheid, ontwikkeling, gezondheid. Van de stad, van Amsterdammers. Daarmee geven wij Amsterdam door; aan de toekomst, aan volgende generaties. We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen
collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad.
Lees meer over de organisatiestructuur van de gemeente Amsterdam.

De opdrachtgever(s)

Over Zuidas/Zuidasdok

Zuidas

Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol.

Zuidasdok

Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende:

• Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid

• Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid

• Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel

• Herinrichten openbare ruimte stationsgebied

De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok

• De aangeboden kandidaat heeft een afgeronde hbo opleiding, in een relevatie richting (bijvoorbeeld projectmanagement, economische of bedrijfskundige richting), of een door opleiding en ervaring verkregen gelijkwaardig niveau.
• De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring binnen het programmabeheersing of in een vergelijkbare functie binnen de overheid.
• De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 1 jaar werkervaring in minstens een van de volgende vakgebieden: facilitaire zaken, huisvesting, ICT.
• De aangeboden kandidaat is niet verbonden aan een partij die deelneemt in de (lopende) aanbesteding "31194133": Projectbeheersing Zuidasdok”.

Wensen

• De aangeboden kandidaat beschrijft in een korte motivatie (max 1 A4) hoe hij/zij de rol van Adviseur programmabeheersing in een groot (technisch) programma/project ziet en verwijstr daarbij naar concreet behaalde resultaten.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring, bij voorkeur een allround projectbeheersingsprofiel, met meerdere aspecten van programmabeheersing, zoals financieel management, huisvesting, ICT, inkoop en inhuur trajecten.
• De aangeboden kandidaat heeft kennis van en ervaring met de gemeentelijke, ProRail of Rijkswaterstaat processen.

• Startdatum: z.s.m. na sluiting
• Einddatum: Einde programma Zuidasdok
• Werklocatie: Amsterdam
• Aantal uren per week: 28 - 36