Als hoofd van het secretariaat bestuursbureau maak je deel uit van het bestuursbureau. Het bestuursbureau ondersteunt en adviseert het College van Bestuur (hierna ook: CvB), de Raad van Toezicht en de centrale Medezeggenschapsraad bij hun bestuurlijke taken (organisatorisch, inhoudelijk, financieel en juridisch).

Als hoofd secretariaat bestuursbureau ben je de rechterhand van de bestuurssecretaris, adjunct bestuurssecretaris / beleidsmedewerker en daarmee heb je een spilfunctie in het geheel. Je zorgt voor een goede procesgang en afwikkeling van alle besluiten van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de centrale Medezeggenschapsraad (hierna ook: MR).

• Je bent meewerkend voorman, helpt mee in de dagelijkse werkzaamheden en geeft zowel functioneel als hiërarchisch leiding aan het secretariaat, bestaande uit drie managementassistenten;
• Je zet een goede procesgang en werkwijze uit samen met het team, na een periode waarin het aan coördinatie, leiding en structuur ontbroken heeft;
• Je zorgt ervoor dat vergaderingen van het College van bestuur, het Directeurenoverleg en de Raad van Toezicht tot in de puntjes voorbereid zijn;
• Je werkt binnen het bestuurssecretariaat zeer nauw samen met de drie managementassistenten bij de organisatie en facilitering van diverse overleggen;
• Je zorgt voor een goede inrichting en beheer van de bestuurlijke archieven.

• Je bent minimaal 10 jaar werkzaam in een soortgelijke functie, waarbij je de leiding hebt over een secretariaat;
• Je hebt tenminste een hbo werk- en denkniveau;
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, zowel in de Engelse als Nederlandse taal;
• Nauwkeurig verslagleggen, processen beschrijven en opvolgen en verwoorden is voor jou geen enkel probleem;
• Je begrijpt de bedrijfsvoering en de organisatorische en functionele verhoudingen in en rondom het College van Bestuur;
• Je kunt overzicht houden in complexere informatiestromen en -processen en daarin de juiste prioriteiten stellen;
• Je hebt actuele kennis van- en ervaring met secretarieel-administratief beheer, procedures en voorschriften;
• MS Office heeft weinig geheimen voor jou. Kennis van en werken met Ibabs is een pre.

Ook kan je prima werken en omgaan met mensen die creatief handelen en denken. Dat doe je met flexibiliteit, geduld en een gezond relativeringsvermogen maar soms ook met overtuigingskracht. Je werkt in een complexe werkomgeving die geregeld om ad-hoc oplossingen vraagt. Jij biedt hierin structuur en lost een probleem op voordat het ontstaat. Dat betekent dat je uitstekend in staat bent de juiste prioriteiten te stellen omdat je vooruitdenkt en een proactieve houding hebt. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en raakt niet in paniek bij tegengestelde belangen Het is voor jou vanzelfsprekend in een team samen te werken. Je brengt mee een enthousiaste teamgeest en een sterke professionaliseringsmentaliteit.

• De kandidaat is akkoord met detachering.
• De aangeboden kandidaat is akkoord dat deze opdracht voor 24-32 uur per week wordt uitgevoerd gedurende de gevraagde periode.
• De kandidaat zorgt voor eigen middelen waaronder een laptop en telefoon.
• (School)vakanties worden door opdrachtgever niet vergoed en kunnen derhalve niet bij de Opdrachtgever in rekening worden gebracht.

Wensen

• Kandidaat heeft minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over minimaal 10 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie
• Ervaring met ibabs is een pre
• De kandidaat beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

• Verbindend
• Organisatie sensitief
• Communicatief vaardig
• Integer en zorgvuldig
• Flexibel
• Zelfstandig
• Proactief
• Daadkrachtig
• Resultaatgericht
• Prioriteiten stellen
• Plannen & organiseren
• Accuraat

Startdatum: 20-5-2024
Einddatum: 19-7-2024
Optie tot verlenging: 2 x 3 maanden
Aantal uur per week 24-32 uur

De gesprekken vinden plaats op 15 tot en met 17 mei. Hier graag rekening mee houden.