Als Uitvoerend Secretaris van het Dagelijks Bestuur van het waterschap Amstel, Gooi en Vecht, ben je verantwoordelijk voor het correct en efficiënt laten verlopen van het besluitvormingsproces. Je zorgt ervoor dat de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur soepel verlopen en dat de afhandeling ervan vlekkeloos gebeurt. Notuleren, adviseren over procedures, coördineren van de stukkenstroom en het waarborgen van optimale afstemming in de bestuurlijke besluitvorming behoren tot jouw takenpakket.

Je bent de schakel die op bestuurlijk en secretarieel vlak ondersteunt en fungeert als meewerkend voorman/vrouw van het bestuurssecretariaat. Samen met de secretaris-directeur en de griffier van het Algemeen Bestuur zorg je voor professionele ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming. Je bent het aanspreekpunt voor de Dagelijks Bestuurders en brengt het Dagelijks Bestuur in positie. Ook draag je medeverantwoordelijkheid voor de advisering en logistiek van het bestuurlijk besluitvormingsproces.

Tijdens de tijdelijke waarneming bereid je samen met de secretaris-directeur de agenda van de vergaderingen voor, coördineer je de stukkenstroom, neem je deel aan vergaderingen en leg je verslag hiervan vast. Je zorgt voor een optimale afstemming tussen bestuur en ambtelijke organisatie, stemt de besluitvormingsprocedure af met relevante partijen en bewaakt het verloop van bestuurlijke procedures. Verder signaleer je procedurele vraagstukken, voer je evaluaties uit en adviseer je over mogelijke aanpassingen.

Naast deze taken ben je verantwoordelijk voor de communicatie omtrent procedures binnen de organisatie, de verwerking van inkomende en uitgaande post, en het beheer van de actielijst van het Dagelijks Bestuur. Tevens fungeer je als contactpersoon voor collega's binnen de organisatie met betrekking tot het gebruik van systemen. Na de tijdelijke waarneming zal je coach worden van de uitvoerend secretaris, waarbij je samenwerkt aan de verdere ontwikkeling van de rol en professionaliteit van de werkzaamheden voor het Dagelijks Bestuur.

Jij komt te werken in het hechte team bestuursadvies waterschap Amstel, Gooi en Vecht dat floreert in de dynamiek van een bestuurlijke omgeving. Dit is een team van circa 10 collega’s bestaande uit een griffier en directe adviseurs van het waterschapsbestuur. Het team draagt zorg voor ondersteuning en advisering van het waterschapsbestuur en werkt nauw samen met de leden van het Dagelijks bestuur van waterschap Amstel, Gooi en Vecht

• De kandidaat dient te beschikken over een HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 tot 5 jaar ervaring met het bestuurlijke besluitvormingsproces, waarbij bestuurlijke sensitiviteit is vereist.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een rol als bestuurssecretaris of vergelijkbare functie.

Wensen

• Ervaring binnen (semi-)overheid en/of waterschap:
• Ervaring met ontwikkelen en professionaliseren van werkprocessen:
• Ervaring met coachen/aansturen van een team/collega's:

• Duidelijk Communiceren: Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Planmatig Werken: Organisatievermogen, zorgvuldigheid, en resultaatgerichtheid.
• Stressbestendigheid: Vermogen om onder tijdsdruk te werken en goed te kunnen schakelen, inclusief optreden als coördinator bij calamiteiten.
• Analytisch Vermogen: Capaciteit om breed te analyseren en hoofd- en bijzaken te scheiden.
• Flexibiliteit: In staat om snel te schakelen en goed om te gaan met veranderende omstandigheden.
• Bestuurlijke Sensitiviteit: Vermogen om bestuurlijke behoeften te begrijpen, haalbaarheid te beoordelen en deze helder en integer te communiceren naar de organisatie.
• Coaching: Ervaring in het coachen en begeleiden van een team of collega's.

• Aantal uren per week 24 uur – 36 uur
• Startdatum Zsm na gunning
• Einddatum 10 maanden na start
• Plaats tewerkstelling Hoofdkantoor Waternet + remote

Data matchgesprek 11 maart 2024 11.00 uur - 14.00 uur Gesprekken vinden plaats op locatie, gelieve hier rekening mee te houden.