Kern: implementatie van een contractmanagement- en bestelmodule binnen SAP.

De gemeente Amsterdam heeft de ambitie om haar dienstverlening op het gebied van financiën en inkoop een kwaliteitsimpuls te geven. Een impuls die bestaat uit het intensiveren van het automatiseringsgraad van zowel de financiële- als de inkoopprocessen van de gemeente. Deze ambitie is verwoord in de doelstelling om een Amsterdams financieel en inkoop systeem (AFIS) dusdanig in te richten dat het gebruiksgemak voor gebruikers in de stad zoals budgethouders, prestatieverklaarders en bestellers toeneemt en de achterliggende processen zoveel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd verlopen. Zo wordt ook de datakwaliteit van financiële- en de inkoopgegevens verbeterd met als resultaat dat ook de kwaliteit van rapportages toeneemt en op eenvoudiger wijze ontsloten kunnen worden.

De projectleider moet er - samen met deskundigheid vanuit de organisatie - voor zorgen dat m.b.t. de bestelprocessen, het contractbeheer en het contractmanagementproces:

• de acceptatiecriteria voor de inrichting van AFIS zijn beschreven en vastgesteld door de organisatie (zit nu in afrondende fase);
• dat de randvoorwaarden zijn ingevuld voor een optimale inrichting;
• dat de link met het financiële proces is geborgd;
• de systemen zodanig zijn ingericht dat de juiste sturingsinformatie kan worden gegenereerd;
• dat zoveel als mogelijk wordt voldaan aan het PvE dat voor de aanbesteding is opgesteld;
• dat er sturing en leiding wordt gegeven aan de diverse interne werkgroepen.

Voor de (voorbereiding van de) inrichting van het bestelproces binnen SAP zijn de werkzaamheden o.a.:

• het uitvoeren analyse van soorten inkopen op basis van specifieke kenmerken van een inkoopcategorie voor het bepalen van een bestelstrategie en;
• het ontwerpen en inrichten van gestandaardiseerde bestelkanalen.

Voor de (voorbereiding) implementatie van het contractbeheer in SAP zijn de werkzaamheden o.a.:

• het verhogen van de datakwaliteit;
• het ontwerpen van een toekomstig proces van registratie;
• het inrichten van velden in de nieuwe applicatie;
• het inrichten van een signalerings- en zoekfunctie & workflow en voorstel voor toekomstig beheer.

Voor de voorbereiding implementatie van het contractmanagement in SAP zijn de werkzaamheden o.a.:

• een analyse van het huidige contractmanagementproces m.b.t. gewenste kwaliteitsverbeteringen
• het beschrijven van het toekomstige contractmanagementproces binnen AFIS inclusief, proces van vastlegging afspraken met leverancier;
• het inrichten van KPI's (denk aan overall thema's als Duurzaamheid, Social Return, MKB, kwaliteit, leveringsbetrouwbaarheid, aantal klachten, etc.)
• het in kaart brengen van de gewenste sturingsinformatie t.b.v. dashboards
• ontwerpen van een workflow en voorstel voor toekomstig beheer
• het inventariseren van de beginstanden financiële uitnutting contracten bij conversie
• het inrichten van de velden in de nieuwe applicatie
• het maken van een koppeling tussen facturen en contracten t.b.v. het volgen van de uitnutting van contracten.

Je komt te werken voor de afdeling Concern Inkoop en Strategie van de Directie Financiën en Inkoop. Hoofd Concern Inkoop en Strategie zal je formele opdrachtgever zijn. De aansturing zal echter plaatsvinden vanuit de projectmanager aanbesteding en implementatie van het Amsterdams financieel en inkoopsysteem. Je zal als projectmanager o.a. een aantal werkgroepen leiden, die reeds lopen en bijvoorbeeld de processenbeschrijvingen bijna afgerond hebben. Het is een lopend traject waarvan je de huidige projectleider gaat vervangen.

• beschikt minimaal over een wo werk- en denkniveau.
• bij voorkeur Lean black belt gekwalificeerd.
• minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van contractmanagement- en bestelprocessen en is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op dit vakgebied.
• minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van projectmanagement en implementatie.
• minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen (grote) gemeente(n) of een andere (grote) overheidsinstelling.
• bekend met SaaSoplossingen.
• bij voorkeur minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van contractmanagement- en bestelprocessen.
• bij voorkeur aantoonbare werkervaring met implementatietrajecten bij G4 gemeente.
• bij voorkeur aantoonbare werkervaring met tenminste 2 implementatietrajecten in een SaaS omgeving, bij voorkeur SAP.

• Startdatum: z.s.m.
• Einddatum: 17-10-2023
• Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM
• Aantal fte: 1
• Aantal uren per week: 32-36
• Optioneel tot verlenging: Ja, tot 17-10-2024