Het lukt de teammanagers van de buitendienstteams niet meer om alle administratieve taken uitgevoerd te krijgen. Dit is in beeld gebracht en op basis hiervan heeft de directie besloten om tijdelijk extra inhuur beschikbaar te stellen. Hierdoor kunnen de administratieve werkzaamheden toch uitgevoerd worden en is er tijd om tot een structurele oplossing te komen.

Probleemschets

Het is onduidelijk hoe de administratieve ondersteunende werkzaamheden zijn verdeeld bij de start van de nieuwe organisatiestructuur (april 2020). Een groot deel van deze uren zit niet in de buitendienst. Toch zijn daar veel administratieve werkzaamheden die verricht moeten worden. Het is ook onduidelijk wat de consequenties zijn van toenemende administratie eisen vanuit de organisatie (bijvoorbeeld contract beheer of grondbank). Ook is er een ontwikkeling waarbij teammanagers meer administratieve handelingen moeten doen dan voorheen (bijvoorbeeld afgenomen ondersteuning bij werving en selectie of als gevolg van verdere digitalisering en inrichting van AFAS). Dit komt ook omdat onze organisatie de afgelopen tijd veel aandacht heeft besteed aan het op orde brengen van de basis v.w.b. de bedrijfsvoering. Dit heeft soms tot gevolg dat er van andere afdeling meer wordt gevraagd dan daarvoor. Tot slot kan nog worden genoemd de autonome ontwikkeling waarbij wij (o.a. in kader van rechtmatigheid) steeds meer zaken moeten vastleggen.

Om ervoor te zorgen dat er een structurele oplossing komt voor de verwerking van de administratieve werkzaamheden wordt de volgende opdracht verstrekt:

• Inventariseer en beschrijf de werkzaamheden van de huidige tijdelijke ondersteuning van teammanagers buitendienst;
• Beschrijf de administratieve werkzaamheden die gedaan moeten worden en maak hierbij onderscheid wat de teammanager moet doen en wat de rest moet doen;
• Zorg ervoor dat er een duidelijke procesbeschrijving komt van werkzaamheden en zorg ervoor dat deze aansluit bij de organisatie uitgangspunten hierover. Dit moet minimaal voor het administratieve proces van de facturen, grondbank, inkoop en opleiding medewerkers (mede gebaseerd op de top 3 van de buitendienst teammanagers);
• Maak hier een urenberekening van;
• Zet dit af tegen de bestaande formatie (hier ligt ook een relatie met de directie opdracht over waar welke ondersteunende uren naar toe zijn gegaan na 1-4-2020) en geef een advies over de benodigde formatie (in verschillende scenario’s met in ieder geval een minimale en maximale variant)
• Adviseer over de plaats in de organisatie waar deze werkzaamheden het best kunnen worden uitgevoerd. Ga hierbij uit van de bestaande organisatie uitgangspunten (bijv. administratieve ondersteuning wordt geregeld via het team Ondersteuning). Bij voorgestelde afwijkingen graag een duidelijke beargumentering;
• Onderzoek welke werkzaamheden vereenvoudigd of gedigitaliseerd kunnen worden;
• Vat e.e.a. samen in een directie advies voor uiterlijk 1 juli 2024.

• U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe.
• Aantoonbare werkervaring in projectmanagement en het schrijven van een projectplan
• Aantoonbare ervaring in het leiden van een inventarisatieproject
• Aantoonbare ervaring in het schrijven van een (directie)advies

Wensen

• Hbo werk- en denkniveau
• Ervaring in projectmanagement
• Ervaring in een gemeentelijke omgeving

• Je weet de informatie op te halen door goed te luisteren
• Je bent proactief en een initiatiefnemer
• Je hanteert effectieve communicatie
• Je bent in staat vanuit jouw expertise de vertaalslag te maken
• Je bent flexibel en drukbestendig
• Je bent in staat goed schriftelijk te adviseren
• Do kinst de Fryske taal ferstean of wolst dit leare (je kunt het Fries verstaan of je wilt dit leren)

• Functietitel: Projectleider administratieve lastenverlichting buitendienst
• Standplaats: Joure
• Startdatum: 01-04-2024
• Einddatum: 01-07-2024
• Optie tot verlenging: Ja, voor maximaal 2 keer 3 maanden
• Uren per week: 16