Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

In verband met bevallingsverlof zoeken wij een tijdelijke vervanger voor één van de zes managementassistenten voor het college van Gedeputeerde Staten (GS-secretariaat).

Het GS-secretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Bestuurlijk Zaken i.o. Het GS-secretariaat ondersteunt en ontzorgt de gedeputeerden bij het vervullen van al hun bestuurlijke taken. Het is een hecht team en we zoeken iemand die daar bij past.

Het werken voor de gedeputeerden gebeurt in duo’s. Je bent in eerste instantie managementassistent voor één ‘vaste’ gedeputeerde. Daarnaast ben je de eerste vervanger van de managementassistent van één van de andere gedeputeerden. Waar nodig vervang je ook de andere managementassistenten.

Je gaat te werk binnen een politieke context waar contacten met gemeenten, ministeries en allerlei andere organisaties veel voorkomen. Vaak moet hierin snel geschakeld worden om in te spelen op de politieke actualiteit. Daarnaast heb je veel contacten binnen de interne organisatie en weet je daar je weg in te vinden. Om efficiënt te kunnen werken en om elkaar onderling optimaal te kunnen vervangen, hanteer je allemaal een vergelijkbare werkwijze.

Je werkt gemiddeld 36 uur per week. In de praktijk betekent dit de ene week 32 uur en de andere week 40 uur, waarbij je op vrijdag vrij bent. Altijd in afstemming met je duo managementassistent wie welke vrijdag vrij heeft.

De taken en verantwoordelijkheden van een managementassistent Gedeputeerde Staten bestaan met name uit:

• Agendabeheer en alles wat daarbij komt kijken.

• Beheren van de mailbox en complementeren van vergaderstukken.

• Archiveren van relevante mails, apps etc.

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers.

Het is belangrijk dat je goed bestand bent tegen hectiek en dus stressbestendig en flexibel bent. Jij zorgt voor overzicht en je hebt er plezier in om zaken uit te zoeken. Het organiseren van afspraken en vergaderingen en dit vloeiend laten verlopen is voor jou vanzelfsprekend. Je snapt de gevoeligheid van de politieke context en weet wanneer discreet handelen gewenst is. Je hebt een feilloos kompas voor integer handelen. 

• Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.
• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding.
• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2014- heden) in de functie van managementassistent op directieniveau dan wel op bestuurlijk niveau.

Wensen

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2014 - heden) als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2014 - heden) als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met samenwerken in een team van managementassistenten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

• Afspraken maken: Je bent in staat om duidelijk te zijn in grote onzekerheid, verwachtingen te managen en tot goede afspraken te komen. Deze afspraken weet je ook te borgen.
• Communicatieve vaardigheden: Je bent in staat tot het overdragen en ontvangen van boodschappen in woord, geschrift en/of non-verbaal, zowel binnen als buiten het project. Je kunt goed uit de voeten met verschillende gesprekpartners met verschillende belangen en bent in staat om mensen mee te nemen.
• Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te kunnen bereiken.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je bent je bewust van de behoeftes en belangen in het bestuurlijke krachtenveld én je eigen invloed hierop. Je weet wat er speelt, wat bestuurders drijft en je weet je effectief te manifesteren in complexe krachtenvelden. Je begrijpt de politiek-bestuurlijke belangen en maatschappelijke verhoudingen.
• Samenwerkingsgerichtheid: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en bent in staat om in teamverband daaraan te werken. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert anderen pro-actief en stemt af met anderen. Je bent sociaal en geeft ruimte aan anderen.