De Gemeente Utrecht brengt zaakgericht werken over naar een nieuw informatiesysteem voor zaakgericht werken. Voor deze overstap naar een nieuw zaaksysteem heeft de Gemeente Utrecht een Project Continuïteit Zaak Gericht Werken ingesteld. Dit project omvat meerdere werkstromen. Een van de werkstromen betreft het inrichten van de 700+ zaaktypes van het nieuwe zaaksysteem binnen de informatiehuishouding van de Gemeente Utrecht. Voor dit deelproject zoekt de Gemeente Utrecht een kwaliteitsmanager met ruime kennis in functioneel beheer en zaakgericht werken als ook goede communicatieve vaardigheden. Als kwaliteitsmanager borg je de kwaliteit van de zaaktypes die vanuit het bouwteam worden opgeleverd richting de organisatieonderdelen en help je het bouwteam om te leren & verbeteren vanuit de door jou gedane bevindingen. Zijn alle aspecten meegenomen van oud naar nieuw, zijn alle afspraken nageleefd, kunnen er nog schoonheidsfoutjes uitgehaald worden? Dit wordt de taak van de kwaliteitsmanager zaakgericht werken. De Centrale IPM kolom verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun positie in de organisatie, werken in het belang van het grotere geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of ontwikkelen en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden. Voor bovenstaande opdracht is de Gemeente Utrecht op zoek naar een persoon in de rol van kwaliteitsmanager voor het inrichten van de zaaktypes in de nieuwe zaakomgeving.

Jouw/jullie taken zijn:

• Je controleert de zaaktypes die worden opgeleverd vanuit het bouwteam met een kritisch oog (4-ogen principe) alvorens deze worden aangeboden richting eindgebruikers voor acceptatietesten.
• Hierbij werk je nauw samen met het bouwteam middels een zelf te definiëren kwaliteitsproces/feedbackloop waarbij je het bouwteam voorziet van feedback.
• Je noteert en/of corrigeert gesignaleerde fouten in de oplevering.
• Je bespreekt veel voorkomende fouten en aandachtspunten met het bouwteam met het doel om te leren en de kwaliteit te verhogen bij volgende opleveringen.
• Je coördineert de procesflow van zaaktypes (van bouw tot aan acceptatie).

Minimaal 5 jaar ervaring in functioneel beheer taken

• Minimaal 5 jaar ervaring met een functie als teamleider/operationeel manager
• Minimaal 5 jaar ervaring met het beschrijven, inrichten en uitvoeren van kwaliteitscontrole
• Aantoonbare ervaring met het inrichten van zaaksystemen en zaakgericht werken
• Ervaring bij een G4-gemeenten.

• Kandidaat heeft HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met het operationeel aansturen van teams van 5+ mensen.
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring in een rol als functioneel beheerder en/of teamleider functioneel beheer.
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met beschrijven, inrichten en uitvoeren van kwaliteitscontrole.

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met inrichten van zaaksystemen.
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met werken in een G4 gemeente.
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het geven van feedback en verbeteren van werkwijzes/processen.
• Kandidaat beschikt over uitstekende verbindende vaardigheden en enthousiasmerende eigenschappen ten dienst van goed projectresultaten.
• Kandidaat beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.

• Communicatief
• Resultaatgericht
• Didactische vaardigheden
• Analytisch
• Proactief
• Verbindend
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  

• Start Inhuur: Z.s.m., na het in ons bezit zijn van een geldige VOG
• Eind Inhuur: 31 december 2024, met optie tot verlenging (max duur 2 jaar)
• Aantal uren per week: 36 uur per week gemiddeld

Gespreksdatum matchingsgesprek: 15-4-2024 tussen 09.00 – 11.30 uur