De informatieadviseur zal de teams van de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie, adviseren over het informatiemanagement van hun project. Doel is informatie zo effectief (volgens de regels én volgens de wensen van het team) en zo efficiënt mogelijk (de best mogelijke werkafspraken) te verwerken. De Informatieadviseur zal zelf ook meehelpen in de uitvoering van het informatiebeheer. De informatieadviseur adviseert tevens over verbeteringen in IT en informatiebeheer. Onder andere door het in kaart brengen en realiseren van (nieuwe) informatiebehoeften/oplossingen vanuit (werk)processen.

• Controleren en vormgeven van de digitale dossiers in overleg met andere informatieadviseurs, de projectleider informatiebeheer en met de inhoudelijk verantwoordelijke medewerker(s) van het team/afdeling;
• Verstrekken van informatie en fungeren als vraagbaak / eerste aanspreekpunt op het gebied van informatiemanagement (technologie, beveiliging en beheer) van een team of afdeling;
• Trainen van nieuwe teamleden in samenwerking met onder andere Functioneel Beheerders rond het juist opslaan en registreren van documentatie (on-the-job of klassikaal);
• Beschrijven van afdelingsspecifieke werkafspraken passend binnen de kaders van het informatiebeheerplan van de directie Bijzondere Projecten (BP);
• Motiveren van medewerkers tot goed informatiemanagement;
• Ondersteunen / adviseren van managers/projectleiders bij het informatiebeheer van hun project;
• Verantwoordelijk voor een goede begeleiding en advisering op gebied van informatietechnologie en informatiebeheer;
• Verantwoordelijk voor het geven van een juiste vertaling van de opgestelde beleidsdocumentatie naar de praktische afdelingsspecifieke werkwijze(n);
• Verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van de stand van zaken aan de manager ICT/IV én projectleider informatiebeheer;
• Goede samenwerking met de andere informatieadviseurs.

Gemeentelijke organisatie
Met ruim 18.000 collega's zorgen we ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers. Werken voor Amsterdam betekent bijdragen aan iets groots. Aan groei, veiligheid, ontwikkeling, gezondheid. Van de stad, van Amsterdammers. Daarmee geven wij Amsterdam door; aan de toekomst, aan volgende generaties. We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen
collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad.
Lees meer over de organisatiestructuur van de gemeente Amsterdam.

De opdrachtgever(s)

De organisatie is verantwoordelijk voor de coördinatie van de voorbereiding en uitvoering van diverse infrastructurele en energietransitie projecten in de regio Amsterdam. Vanuit de stafafdeling ICT/IV wordt het informatiemanagement in deze projecten ondersteunt.

De directie Bijzondere Projecten is een directie die per 1 januari 2022 is gestart en voortkomt uit de voormalige directie Metro en Tram. Bijzondere Projecten is een uitvoeringsorganisatie en voert in opdracht van de stad en de regio complexe en risicovolle projecten uit. BP richt zich op de opgave (en het werkend krijgen van het resultaat), de omgeving en de uitvoering en heeft daarbij een transparante en slagvaardige werkwijze. Opgave van de organisatie Bijzondere Projecten is een organisatie in ontwikkeling. De opgave van de organisatie is daarmee tweeledig. Enerzijds projecten/programma’s succesvol realiseren en anderzijds het doorontwikkelen van de organisatie als uitvoeringsorganisatie. Momenteel zijn programma’s/projecten in portefeuille op het gebied van Openbaar Vervoer, de Energietransitie en op gebied van Tunnels.

• De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma.
• De aangeboden kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare ervaring met implementatie en gebruik van digitale documentmanagementsystemen.
• De aangeboden kandidaat beschikt over een mobiele telefoon en laptop (met USB-C).
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring binnen een projectorganisatie in een infrastructurele omgeving.
• De aangeboden kandidaat heeft in het kader van informatiemanagement een rol gehad binnen infrastructurele/energie projecten met grotere omvang.
• De aangeboden kandidaat heeft praktijkervaring met informatiemanagement bij diverse projectmanagementmethodes, zoals IPM, Prince2 of AgilePM.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken in het informatiemanagement van een (bouw)ontwerp- en realisatieproces.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met informatiemanagement van project- en assetmanagement.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met implementeren en beheren van informatietechnologie (IT tools) in uitvoeringsprojecten.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met implementatie en ondersteuning van het gebruik van documentmanagementsystemen Decos Join en/of MS SharePoint.
• De aangeboden kandidaat kent de archiefrichtlijnen en relevante wetgeving informatiebeheer en past deze toe in bouwprojecten.

• Startdatum: 01-05-2024
• Einddatum: 30-04-2025
• Werklocatie: Entrada, 600, 1114AA, AMSTERDAM-DUIVENDRECHT
• Aantal uren per week: 24 - 32
• Optioneel tot verlenging conform duur werkzaamheden: ja