Binnen het team HRM & Organisatieontwikkeling

Door het vertrek van een Medewerker HR, is er behoefte aan tijdelijke inzet, om de HR Servicedesk goed draaiende te houden en onze zittende Medewerkers HR optimaal te helpen om het werk wat op hen afkomt te kunnen oppakken en afronden. Na de implementatie van AFAS per 1-1-2023 is er nog veel te doen in de optimalisatie, wat nog veel herstelwerk en communicatie met zich meebrengt en veel contact en overlegmomenten met onder andere functioneel beheer en welke in afstemming moeten zijn met het management en medewerkers over het gebruik van AFAS. Hierdoor komen andere HR activiteiten in het gedrang en blijven zaken liggen. Binnen de HR Servicedesk zijn we tevens bezig met het ontwikkelen van meer allround schap van de medewerkers HR. Er is nog veel taakscheiding van toepassing, waardoor het lastig is om elkaar te vervangen of elkaar te helpen bij drukte.

Het werk bestaat uit het allround inzetbaar zijn op alle administratieve processen van HR:

• Het operationeel, administratief en secretarieel ondersteunen van de HR-afdeling.
• Het invoeren van gegevens, muteren in het P-systeem AFAS en het beheren van personeelsdossiers.

• Service en support bieden via diverse communicatiekanalen aan medewerkers en managers met vragen over o.a. HR processen en systemen, personeelsadministratie, regelingen, arbeidsvoorwaarden en de cao.
• Het verzorgen van beheertaken binnen alle facetten van het HR-vakgebied. Hierbij kun je denken aan het zelfstandig verwerken, controleren en afhandelen van administratieve gegevens met betrekking tot verzuimregistratie, werving & selectie, administratie voor betaalde en niet betaalde medewerkers, informatievoorziening en het ondersteunen bij (introductie) bijeenkomsten.
• Het meedenken en meehelpen bij het verbeteren en het efficiënter en effectiever inrichten van de administratieve processen en het toepassen van beleid en procedures.
• Een signalerende functie voor verbetersuggesties of doorverwijzing richting de 2e lijns HR disciplines, zoals de HR adviseur, Talentscout, adviseur capaciteitsmanagement, salarisadministrateur en het VCT/Stageburo.

WIJ Groningen

WIJ Groningen adviseert en ondersteunt mensen in de gemeente Groningen om zelf grip te krijgen en te houden op hun leven. Als het kan met hulp van familie en vrienden zo dichtbij mogelijk. We stimuleren dat inwoners hun talenten en mogelijkheden benutten en we versterken de sociale samenhang in de wijken.

We verzorgen de indicaties voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet. Onze medewerkers ondersteunen inwoners bij het regie voeren over de zorg en ondersteuning die zij krijgen.

Onze buurt-, opbouw- en jeugdwerkers werken in de wijken en buurten samen met groepen inwoners, sociale netwerken en met andere organisaties. Zij verbinden inwoners en netwerken met elkaar.

We zijn op zoek naar een kandidaat die je met een opdracht kunt sturen waarbij hij/zij zich gemakkelijk een weg hierin weet te vinden. Het is belangrijk dat hij/zij in staat is gezamenlijk doelen te bewaken en te realiseren, waarbij het vermogen om prioriteiten te verleggen essentieel is. Het vermogen om te verbinden, verantwoordelijkheidsgevoel te kanaliseren en het gezamenlijke grotere doel te benadrukken, zijn cruciale eigenschappen. We zoeken geen meegaand type, maar eerder iemand die zijn/haar "mannetje" staat en buiten de lijntjes durft te kleuren. Flexibel gedrag en stressbestendigheid zijn absolute must-haves voor deze tijdelijke inzet. De kandidaat kan goed zelfstandig werken maar kan ook goed in teamverband werken.

Aandacht voor details
Blijft alert en geconcentreerd. Gaat nauwkeurig om met details en maakt daarbij weinig fouten. Blijft in routinetaken kritisch en alert; let op de eigen uitvoering hiervan.

Integriteit
Draagt informatie consistent en eerlijk over (voor iedereen hetzelfde verhaal). Beschermt vertrouwelijke informatie. Verstrekt alleen informatie aan anderen als deze daar werkelijk recht op hebben. Informeert interne en externe klanten eerlijk over mogelijke risico`s en nadelen.

Klantgerichtheid
Heeft respect voor de klanten, ongeacht de onredelijkheid van de wensen of klachten. Toont de bereidheid om tot een oplossing te komen. Licht klanten in over oplossingen die aansluiten bij hun wensen. Vertaalt de wensen van de klant naar producten en diensten van de organisatie.

Plannen en organiseren
Werkt ordelijk. Onderscheidt hoofd- van bijzaken. Plaatst activiteiten in de juiste volgorde en tijd. in staat voor bepaalde activiteiten een realistisch tijdschema op te stellen.

Stressbestendigheid
In verband met werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen.

Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden

• Van 1-6-2024 t/m 1-1-2025
• Optie verlenging: 2 x 6 maanden
• Standplaats: Groningen, Bezettingslaan 60-1

Interviewplanning: Datum interviews 23 mei 2024 tussen 14:00-17:00 uur

Toelichting op rooster: 24 - 28 uur per week. Maximale flexibiliteit in ieder geval op maandag, dinsdag en de rest afstemmen met de behoefte van het team.