Voor het bovengenoemde project zoeken wij een ervaren Document Controller met SharePoint online ervaring. Aantal uur: 16 met optie tot uitbreiding naar 24 uur per week.

Wat ga je doen?
Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van sharepoint binnen het project en documenten van het project en zorg je voor goede communicatie binnen het projectteam over de opslag, registratie en verspreiding van deze documenten.

Concreet betekent dit dat je ondersteunt bij het ontwikkelen van een uniforme en doelmatige archiefstructuur voor het project en zorgt voor een goede verwerking en afhandeling van de documentenstroom. Je bent verantwoordelijk voor het ontvangen, ordenen, ontsluiten en archiveren van documentatie die gemaakt wordt binnen het project. Jij zorgt ervoor/ ziet er op toe dat alle belangrijke documentatie van het project wordt opgeslagen in de daarvoor bestemde systemen, dat informatie terug vindbaar is op basis van de meegegeven metadata. Dit door organisatiesensitief bewust te zijn en in goed overleg te gaan met de projectmedewerkers en de functioneel beheerders vanuit het Waterschap. We werken nauw samen met een aannemer. Voor de uitwisseling van documenten gebruiken wij VISI en Sharepoint.

Als documentbeheerder heb jij de regie over de gebruikte DMS-systemen. Je bent medeverantwoordelijk voor de inrichting, autorisatie en beheer ervan en je geeft instructies aan het projectteam over het gebruik ervan. Ook zorg je voor goede afspraken over een overdracht naar beheerder(s), zowel voor de tools (zoals VISI en GRIP) alsmede sharepoint en de gezamenlijke mailbox van het project waarin de regelgeving zoals archiefwet in acht genomen wordt.

Je rapporteert proactief aan de projectteams over de status van inkomende, uitgaande en te reviewen documenten.

Het takenpakket ziet er als volgt uit:
• Het verwerken en controleren van registers (lijsten) en het archiveren van documenten in de diverse Document Management Systemen;
• Ondersteuning bieden in vastleggen en verder ontwikkelen van processen en werkwijze voor document control
• Implementeren van document managementsystemen en processen in de organisatie, op tenders en projecten.
• Eerste lijns functioneel beheer sharepoint online;
• Het verwerken van interne en externe documenten;
• Bewaken van de gezamenlijke emailbox binnen het project;
• Bijhouden van autorisaties van sharepoint (en andere tools) voor (nieuwe en vertrekkende) projectleden
• Het controleren van de naleving en kwaliteit van de documenten, inclusief metadata en invulling geven aan “bewaken, controleren en aanspreken” van documentbeheer in de projectorganisatie
• Rapporteren van de kwaliteit van informatiemanagement middels dashoards
• Document control taken in VISI, SharePoint, MyCorsa.

Over het project:
Je gaat werken aan de realisatie van het dijkversterkingsproject Hansweert. Je werkt samen met je collega’s in de realisatie van HWBP project Hansweert. Je werkt voor het projectteam HWBP Hansweert. De waterkering bij Hansweert is bij de laatste beoordelingen op hoogwaterveiligheid afgekeurd. In eerste instantie op binnenwaartse stabiliteit en deels op de kwaliteit van de dijkbekleding aan de buitenzijde. Na toepassing van een nieuwe normering, die rekening houdt met zwaardere stormen, blijkt er ook sprake van een aanzienlijk kruinhoogtetekort (tussen 80 cm en 290 cm ontwerphoogte). De waterkering zal versterkt moeten worden over een lengte van 5,15 kilometer, inclusief de aansluiting richting het sluizencomplex van Hansweert en de steenbekleding rond het slibdepot. De voorgenomen dijkversterking is opgenomen in het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) van het Rijk. Doel van het project HWBP Zuid-Beveland West is om een waterveilige, toekomstbestendige en goed beheersbare waterkering te realiseren die voldoet aan de nieuwe normering. Op dit moment is het project in uitvoering.
Tijdens de realisatie van dijkversterkingsproject Hansweert wordt nauw samengewerkt met de aannemerscombinatie, uiteraard ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid zoals ook vastgelegd in de contractuele afspraken.

• Op het moment dat je heel veel documentatie krijgt aangeleverd of dient te monitoren, houd jij je hoofd koel en weet je het overzicht te bewaren. Je kunt goed onder tijdsdruk werken.
• Jij bent iemand die altijd de puntjes op de i zet en gestructureerd te werk gaat.
• Daarnaast kijk je verder dan alleen de documenten zelf en snap je hoe en waarvoor deze gebruikt worden en geeft op basis hiervan ook adviezen/je aanbevelingen.
• Je wil graag het eerste aanspreekpunt zijn voor het projectteam en opdrachtnemer bij vragen over het documentmanagementsysteem (DMS) en de documentatie in algemene zin. Afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau.
• Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.
• Aantoonbare ervaring met Sharepoint online is vereist.
• Ervaring en/of kennis van GRIP, Visi en Corsa is een pré.
• Je kunt projectteams instrueren over het gebruik van het DMS.
• Je bent proactief en communicatief vaardig.
• Je bent analytisch en oplossingsgericht.
• Je gaat akkoord met detachering.

• Locatie: Middelburg (woensdag) & remote
• Uren per week: 16 - 24
• Periode:ZSM TOT 31 DEC