- ZZP
- Freelance / Interim
- 56,00
- 32 uur pw, 6 mnd
Directiesecretaresse
Functie omschrijving
Werkzaamheden
- Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
- Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
- Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
- Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
- Je vraagt door en durft kritisch te zijn op de (vergader)verzoeken;
- Zorgen dat de directeur tijdig over de juiste (vergader)stukken en informatie beschikt;
- Bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten en het stellen van prioriteiten daarin;
- Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het kritisch controleren van de ter ondertekening aangeboden correspondentie. Je bewaakt de archivering van in- en externe post;
- Het organiseren van ontvangsten, (afscheids)bijeenkomsten en (buitenlandse) reizen van de algemeen directeur en het directieteam.
De opdrachtgever(s)
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.
Functie eisen
- Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de secretariële richting;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse binnen een politiek/bestuurlijke omgeving in de afgelopen 5 jaar;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en MS teams;
- Beschikbaar om te werken de woensdag en vrijdag;
Wensen (weging, totaal 100 punten)
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse binnen een politiek/bestuurlijke omgeving in de afgelopen 10 jaar (60 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen (40 punten);
Competenties
- Proactieve en professionele werkhouding
- Efficiënt/effectief werken
- Flexibel/snel kunnen schakelen
- Kunnen omgaan met wisselende werkdruk
- Hoog probleemoplossend vermogen; wacht niet af
- Accuraat
- Prioriteiten weten te stellen
Extra info
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja
Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 30 april van 10.00 uur tot 14.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 29 april 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.
Locatie
Publicatiedatum
Publicatie eindigt
Contactpersoon
Van loondienst naar zelfstandiger?
Ben je nog in vaste dienst, maar je wilt als zzp' er voor jezelf beginnen? Spannende beslissing! Wij helpen je graag bij de overstap van een vaste baan naar een zzp, freelance, interim of detachering opdracht!