De Gemeente Utrecht breng zaak gericht werken over naar een nieuw informatiesysteem voor zaakgericht werken. Voor deze overstap naar een nieuw zaaksysteem heeft de Gemeente Utrecht een Project Continuïteit Zaak Gericht Werken ingesteld. Dit project omvat meerdere werkstromen voor de inrichting van het nieuwe systeem, het migreren naar het nieuwe systeem, het realiseren van de interfaces en het team dat zich richt op de afstemmen met de organisatieonderdelen en de acceptatietesten + Go-Live voorbereiding. Dit laatste team is het team ‘regie op implementatie’ waar we op zoek zijn naar een flexibele analist die bijdraagt aan het verbinden van de technische uitvoeringsteams met de diverse organisatieonderdelen. Denk hier bij aan het begeleiden van afdelingen (organisatieonderdelen) in de voorbereiding op de overgang naar een nieuw zaaksysteem (o.a. bouwen en verbeteren van zaaktypen en processen, impactbepaling, faciliteren van acceptatiesessies, opleidingen verzorgen) Hiervoor zoeken we iemand met ervaring binnen de Gemeente Utrecht, met basiskennis van zowel Excellence Suite als XXLNC Zaken en goede proceskennis als ook goede communicatieve vaardigheden.

De Centrale IPM kolom verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun positie in de organisatie, werken in het belang van het grotere geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of ontwikkelen en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden.

Voor bovenstaande opdracht is de Gemeente Utrecht op zoek naar een persoon in de rol van kwaliteitsmanager voor het inrichten van de zaaktypes in de nieuwe zaakomgeving.

• Voorbereiden en begeleiding van acceptatietesten met diverse organisatieonderdelen.
• Hierbij werk je nauw samen met het bouwteam in het ophalen van informatie qua ingerichte zaaktypes en in de voorbereiding naar acceptatietesten van de organisatieonderdelen.
• Meenemen organisatieonderdelen in de generieke centrale projectaanpak voor inrichten en accepteren zaaktypes. Afstemming met key-users en projectmanagers aan de organisatieonderdelenkant qua ontwerp/input (zaaktypesjablonen), tijdslijnen, verwachtingsmanagement, planning etc.
• Meenemen organisatieonderdelen qua onzekerheden en zaken die nog gaan komen (i.e. migratieaanpak, Go-Live planning etc.).
• In gezamenlijkheid met organisatieonderdelen en migratieteam gaan afstemmen over migratiescenario’s en Go-Live randvoorwaarden en datums.
• Het voorbereiden en geven van trainingen aan key-users binnen de organisatieonderdelen.

• Ervaring bij de Gemeente Utrecht
• Basiskennis van zowel Excellence Suite als XXLNC Zaken
• 75% beschikbaarheid voor werk op een locatie van de Gemeente Utrecht
• Aantoonbare ervaring met het voorbereiden van afdelingen of teams op de overgang naar een nieuw zaaksysteem
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met procesverbetering en/of procesmanagement
• Ervaring bij een andere G4-gemeente is een pré.

• Kandidaat heeft HBO werk en denkniveau.
• Gezien de korte tijdsspanne en de druk op het huidige project is het een vreiste dat betreffende kandidaat eerder bij de Gemeente Utrecht heeft gewerkt.
• Kandidaat heeft kenis van/ervaring met zowel Excellence Suite als XXLNC zaken.
• Gezien de dynamiek van het project en de grote aandacht voor contact met de organisatieonderelen wordt de kandidaat gevraagd om 3 van de 4 dagen op het Stadskantoor (of een andere gemeente Utrecht locatie) te werken. Mogeijkheden tot thuiswerken zijn relatief beperkt (25%) voor deze specifieke rol.

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het voorbereiden van afdelingen of teams op de overgang naar een nieuw zaaksysteem (o.a bouwen en verbeteren van zaaktypen en procesen, impactbepaling, faciliteren an aceptatiesessies, opleidingen verzorgen).
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met procesverbetering en/of procesmanagement. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een Lean certificering.
• Kandidaat heeft idealiter ook ervaring bij een andere G4 gemeente die kan worden meegenomen naar de gemeente Utrecht.
• Kandidaat beschikt over uitstekende verbindende vaardigheden en enthousiasmerende eigenschappen ten dienste van goede projectresultaten,
• Kandidaat beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.

• Communicatief
• Resultaatgericht
• Didactische vaardigheden
• Analytisch
• Proactief
• Verbindend
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

• Start Inhuur: Z.s.m., na het in ons bezit zijn van een geldige VOG
• Eind Inhuur: 31 oktober 2024, met optie tot verlenging (max duur 2 jaar)