Assistent projectmanager (Bouwkunde & Civiele techniek)

De gemeente Amersfoort is een dynamische organisatie waar ruimte is voor ontwikkeling en interessante uitdagingen. De afdeling Programma's en Projecten is de gemeente brede afdeling voor procesmanagement, in het bijzonder programma en projectmanagement. Bovendien vervullen we gemeente brede vastgoedbeheertaken en verrichten we allerhande vastgoed-gerelateerde zaken. Er werken ruim 100 mensen. Er werken doeners, gericht op resultaat en op samenwerken. De sfeer is dynamische en optimistisch. 

Er zijn zes teams:
•  projectrealisatie openbare ruimte (POR) ;
•  proces- en projectmanagement (PPM);
•  vastgoedontwikkeling en -beheer (VOB);
•  team informatiseringsprojecten (TIP);
•  team assistentie projectmanagement (TAP);
•  team NEXT033; 

We geven leiding aan nieuwe ontwikkelingen, programma’s en projecten. Het resultaat kan van alles zijn; een fysiek project, een grondtransactie, een IT-voorziening, een meerjarig programma, een maatschappelijk initiatief, een bijzonder proces. Het gaat ons om het eindresultaat, maar we voelen ons net zo verantwoordelijk voor de weg ernaartoe.
We doen dit voor het bestuur van de stad, maar ook voor de inwoners, de ondernemers en honderden collega's uit de organisatie. Met de handen uit de mouwen. We maken het niet moeilijker dan nodig, maar ook niet gemakkelijker dan de realiteit. "We make it happen". 
Door toename van onze opgaven in de programma’s en projecten zijn wij op zoek naar assistent projectmanagers om het team TAP te versterken.  

Als assistent projectmanager werk je binnen een programma- of projectteam of een portfolio. Als team bepalen we samen wie het beste past bij welke opgave. Je kan ingezet worden bij onder andere een van de volgende opgaven:

• Nieuwe Poort
  De Nieuwe Poort is een ontsluitingsknooppunt op een van de hoofd verkeersaders door Amersfoort, tussen het oude Centrum, bedrijventerrein De Isselt en de wijk Soesterkwartier. De toenemende verkeersdruk en de gebiedsontwikkeling rond de Nieuwe Poort zetten de bereikbaarheid en de verkeersveiligheid onder druk.
  De Nieuwe Poort is één van de toonaangevende projecten van de gemeente. Wij werken aan een passende oplossing waarmee de leefbaarheid, veiligheid en bereikbaarheid in dit gebied wordt verbeterd.

• Portfolio’s openbare ruimte
  Binnen projectportfolio’s voeren wij, voor de inrichting en instandhouding van onze openbare ruimte, jaarlijks tientallen projecten uit. Deze projectenportfolio’s hebben betrekking op wegen, riolering en waterhuishouding, bruggen en tunnels en kademuren.

Doel van de functie De assistent-projectmanager is de rechterhand van de (senior) projectmanagers en ondersteunt de (senior) projectmanagers zowel inhoudelijk als procesmatig. De werkzaamheden van de assistent projectmanager bestaat uit twee blokken. Een blok secretariële administratieve ondersteuning en een blok managementondersteuning in de vorm van informatievoorziening en procesbegeleiding. Daarnaast zijn er kansen om ook inhoudelijke taken op te pakken.  

Deeltaken + korte uitwerking

• ondersteunen van programma’s en projecten als het gaat om organisatie, planning, administratie en rapporteren van de voortgang hierover aan de (senior) projectmanager;
• leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• leveren van bijdragen aan en het (bege)leiden van kleinere, niet complexe (deel)activiteiten of deelprojecten onder verantwoordelijkheid van de (senior) projectmanager;
• leveren van een inhoudelijke bijdrage aan het professionaliseren van het projectmatig en programmatisch werken binnen de afdeling evenals aan andere werkprocessen die tot doel hebben het functioneren van de afdeling als geheel te verbeteren;
• opstellen en beheren van de (project)planningen, signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen;
• namens de (senior) projectmanager bewaken en beheren van het projectbudget en bijdragen leveren voor het opstellen van de financiële (voortgangs)rapportages;
• verzorgen van correspondentie binnen het programma of project, zoals het beantwoorden van brieven en / of mail, het schrijven van opdrachten, het aanvragen van offertes en vergunningen/ontheffingen;
• vervullen van de rol van projectsecretaris: het voorbereiden van bijeenkomsten, verslagleggen, het bewaken van afspraken, het actualiseren van planningen, het inrichten en beheren van dossiers;
• mede zorgen voor de uitwisseling van project-/programma informatie met in- en externe partijen;
• bij afwezigheid van de (senior) projectmanager fungeren als aanspreekpunt voor het project of programma.

Contacten
Intern: (senior) projectmanager, medewerkers binnen de eigen afdeling, communicatiemedewerkers, medewerkers van de beheer- en beleidsafdelingen. Extern: burgers, hulpdiensten, diverse marktpartijen (aannemers, leveranciers, corporaties, ontwikkelaars), andere overheden. 

• minimaal 24 uur per week beschikbaar zijn voor de uitoefening van de functie
• afgeronde relevante MBO opleiding bedrijfsmanagementondersteuning en/of projectmanagementondersteuning.
• minimaal 3 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar, met een vergelijkbare ondersteunende functie bij een gemeentelijke overheid, met een minimale inzet van 24h/wk. 
• beschikt over 2 jaar werkervaring in de afgelopen 3 jaar als assistent projectmanager binnen een gemeentelijke overheid, 
• beschik over een afgeronde HBO opleiding bedrijfsmanagementondersteuning en/of projectmanagementondersteuning.
• beschik over aantoonbare ervaring en vaardigheden met SharePoint omgeving en planningsprogramma's

• Samenwerken:  Uitwisselen en terugkoppelen
• Resultaatgericht handelen:  Plannen en toetsen
• Flexibel handelen:  Aanpassen en doorbreken
• Analyseren:   Breed en kritisch analyseren
• Omgevingsbewustzijn:  Inleven
• Probleem oplossen:  Oplossen, problemen voorzien
• Onderhandelen:  Spel van geven en nemen
• Mondelinge communicatie: Stemt af op de ander, inleven
• Plannen en organiseren: Afstemmen, overzicht houden

Van 15-11-2020 t/m 14-11-2021   |   Optie verlenging: 2 x 6 maanden   |   Standplaats: Amersfoort   |   Bouwkunde & Civiele techniek   |   Uren: 32 per week   |   Aantal FTE: 0,89