Jij bent het visitekaartje van de gemeente Harlingen. Je kunt goed communiceren met inwoners en collega’s, bent een aanpakker, houdt van afwisseling en werkt graag mee om problemen op te lossen. Je bent positief ingesteld en weet je rustig te blijven in de hectiek van de dag en in communicatie bij binnenkomende klachten. Daarnaast weet je hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen. Tenslotte ben je zeer goed in het bewaken van werkprocessen en heb je affiniteit met techniek, beheer en onderhoud.

Het team buitendienst verrichten alle voorkomende werkzaamheden op het gebied van beheer en onderhoud in de openbare ruimte en het gemeentelijk groen van Harlingen. Zij zetten zich iedere dag weer maximaal in om Harlingen mooi te houden en nog mooier te maken!

Op de eventuele opdracht zijn de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Harlingen 2017 (KvK nummer 50945149) van toepassing. Deze zijn separaat bijgevoegd. Toepasselijkheid van uw (of door u gehanteerde) algemene (leverings) voorwaarden is uitgesloten.

Deze opdracht is ook regulier als vacature gepubliceerd om de functie structureel te vervullen.

• het zelfstandig beheren van dossiers, agenda’s, e-mails en de daaruit voortkomende opdrachten oppakken en zorgen voor afhandeling en correspondentie;
• het ontvangen van klachten/informatie (telefonisch en schriftelijk) en het bewaken van de voortgang en afhandeling;
• gegevens verwerken, controleren en archiveren (tankstanden, kilometers, verantwoording zwerfafval, CBS);
• bijhouden, voorbereiden en uitwerken van terugkomende activiteiten (ontheffing autogordel, moddercampagne, wij gaan weer naar school, kerstbomenactie, tegel eruit boompje erin, etc.);
• het zelfstandig organiseren en inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten, zoals vergaderingen/breed overleg speeltuinen en wijk/dorpsschouwen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het notuleren, het beheren van actielijsten en onderwerpen die er aan bod komen tijdens de bijeenkomsten, bijvoorbeeld de thema’s EHBO, hygiëne, veiligheid, subsidie, fondswerving, of uitnodigen van een gastspreker, etc.);
• het toezicht houden, als beheerder, op de digitale verwerking in het ABS-web (logboek van de zestien speeltuinen);
• het werk voor onze burgers gaat soms 24 uur per dag door, daarom vinden wij het ook belangrijk dat je beschikbaar bent voor calamiteiten of evenementen wanneer dat nodig is.

• De kandidaat is inzetbaar zo spoedig mogelijk inzetbaar tot en met 31 augustus 2024 voor 32-36 uur per week.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële en of ondersteunende functie.
• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau.

Wensen

• Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële en of ondersteunende functie bij voorkeur binnen een gemeente.
• Afgeronde HBO opleiding.
• Beheersing van het MS Office pakket.

• Standplaats: Harlingen
• Startdatum: 29-04-2024
• Einddatum: 31-08-2024
• Optie tot verlenging: Ja
• Uren per week: 36