Het team Applicaties van de gemeente Leiden bestaat uit functioneel beheerders die de applicaties van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude beheren. In totaal gaat het om een paar honderd applicaties, variërend in grootte, gebruik en relevantie. Het team bestaat uit 70 medewerkers met een grote variatie aan kennis, vaardigheden en ervaring. Vanwege een toename in het gebruik van SharePoint, zijn wij op zoek naar een functioneel beheerder met uitgebreide kennis en ervaring van dit platform. SharePoint is onderdeel van het Microsoft 365 platform en is tot op heden niet proactief beheerd. Het beheer is tot nu toe op basis van “best effort”.

Met ingang van eind maart is een nieuw intranet geïmplementeerd op ons Microsoft 365 platform eveneens met 2 koppelingen, naar Delve en de applicatie “Join” m.b.v. het Microsoft Power Platform. Ook loopt er parallel een traject met de (om)bouw van bestaande (interne) formulieren. Hiermee is de behoefte aan beheer en kennis van het platform SharePoint sterk toegenomen, zeker omdat de kennis en ervaring met SharePoint in de organisatie op dit moment minimaal aanwezig is. We zoeken daarom iemand die zowel het beheer van wat er tot nu toe is geïmplementeerd verder kan optimaliseren, door advisering qua implementatie, beheer en feitelijke uitvoering. Uiteraard hoort hier ook een stuk kennisoverdracht in de vorm van documentatie en hands-on training on “the job” aan de zittende collega functioneel beheerders bij. Juist omdat we weinig kennis en ervaring met SharePoint in huis hebben maar er wel veel vraag is naar toepassing ervan, vinden we het belangrijk dat de nieuwe collega goed kan afbakenen en prioriteren. Want uit de organisatie zullen heel veel vragen op deze collega af gaan komen

In deze setting werk je samen met 3 collega functioneel beheerders, die nu het beheer van het Microsoft 365 platform en de huidige (uit te faseren) formulierenapplicatie uitvoeren. Eén van deze collega’s volgt een training om verdere kennis van SharePoint op te gaan doen. Daarnaast is er een externe leverancier beschikbaar die ook de nodige kennis op het gebied van SharePoint en de specifieke toepassing voor intranet bij ons inbrengt. We zoeken iemand die zin heeft om in dit speelveld bij ons aan de slag te gaan en die goed kan schakelen tussen de verschillende stakeholders en alle verschillende vragen die hij/zij langs krijgt.

• Het opzetten en uitvoeren van het dagelijks beheer van SharePoint en alle daar aan gerelateerde toepassingen waarvoor het in gebruik is;
• Je analyseert vragen en problemen van o.a. gebruikers en draagt bij aan de oplossing ervan
• Daarnaast begeleid je de implementatie van functionele wijzigingen;
• Je stemt de werking van de informatiesystemen af op zowel de interne als de externe wensen;
• Je neemt indien nodig deel aan project- of werkgroepen, bijvoorbeeld ten behoeve van aanbestedingen van nieuwe applicaties of functionaliteiten;
• Je adviseert over oplossingen van informatievraagstukken en beheert de systeemtabellen;
• Je organiseert en faciliteert de testactiviteiten en voert eventueel testwerkzaamheden uit;
• Je bewaakt de consistentie ten aanzien van autorisatieprofielen;
• Je beheert de functionele systeemdocumentatie en stelt deze eveneens op;
• Daarnaast beheer je handleidingen en beschrijvingen van functionele systeemcomponenten;
• Je treedt op als intermediair tussen de gebruikersorganisatie, de IV-organisatie en de leverancier(s);
• Je inventariseert en specificeert de gewenste en/of noodzakelijke aanpassingen van systemen;
• Ook denk je actief mee met de eindgebruikers en komt met eigen initiatieven om tot oplossingen te komen;
• Het adviseren hoe het beheer van de genoemde toepassingen goed neer te zetten

De medewerkers werken 2 dagen op kantoor en 2 dagen thuis bij een fulltime dienstverband. Meer op kantoor werken mag, 1 dag op kantoor werken is het minimum. Bij thuiswerken vindt afstemming plaats via Microsoft Teams

• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als functioneel beheerder
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het beheer van Sharepoint
• In bezit van certificaten/diploma’s m.b.t. Sharepoint is een pré;
• Ervaring in het werken met Topdesk is een pré;
• Inzet en overdragen van eigen kennis en ervaring – je bent aantoonbaar in staat om jou opgedane kennis en ervaring met Sharepoint (en aanverwante toepassingen) over te brengen;
• Toelichting op: Resultaatgericht – je verliest het (eind)resultaat niet uit het oog bij de werkzaamheden die je doet;
• Toelichting op: Aanpassingsvermogen – vermogen te kunnen bewegen in een omgeving die aan verandering onderhevig is.

Communicatieve vaardigheden – je bent in staat om met de verschillende stakeholders voor zowel het dagelijks beheer als projecten te schakelen

• Duur opdracht + verlenging 6 maanden + optie tot verlenging van maximaal 42 maanden
• Uren per week 32 tot 36 uur