Teamleider administratie

Momenteel hebben de teams Verkoop en Grootboek hun eigen teamleider. Eén teamleider is al langere tijd afwezig wegens ziekte, de ander gaat met pensioen.
De uitvoerende werkzaamheden zijn goed belegd binnen de teams en de wens is beide teams te laten aansturen door één teamleider.
De interim opdracht wordt op deze manier ook ingestoken.

Als teamleider

• ben je verantwoordelijk voor de directe aansturing van de teams Verkoop en Grootboek (6 medewerkers en 1 werkstudent) ;
• bewaak je de continuïteit en kun je delegeren;
• geef je richting aan het team, coach je collega's en motiveer je hen in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling;
• spring je in op het moment dat er, mogelijk, gaten vallen in de uitvoering van werkzaamheden;
• rapporteer je aan het hoofd Finance & Control.

Daarnaast speel je als teamleider een rol in de professionalisering van de processen en producten van de afdeling. Hierbij ligt de nadruk op automatiseren en efficiënter inrichten van werkzaamheden. Op basis van je kennis en ervaring bekijk je of en hoe werkzaamheden anders kunnen worden ingericht.
Dit geldt ook voor de invulling van de rol van de teamleider zelf. De implementatie van deze verbeteringen zullen samen met het team worden geplot in een roadmap.
 

Organisatie
Port of Amsterdam is de vierde haven van West-Europa en verantwoordelijk voor de ontwikkeling, exploitatie en het beheer van de Amsterdamse havenregio. De haven van Amsterdam maakt deel uit van de grootste 'airport-seaport-city'-combinatie in Europa. Daarmee is het een belangrijke motor voor de regionale en nationale economie. Om de transitie van onze uitdagende doelen te realiseren moeten we scherpere keuzes maken, het voortouw nemen en willen we regisseur zijn van een toekomstige havenregio. Be part of a better Port is daarom onze slogan. Uiteraard blijven we samenwerken met andere partijen, maar vanaf nu willen we meer uitnodigen, meer daadkracht en lef tonen.

Afdeling en team
De afdeling Finance & Control bestaat uit 14 collega’s in de teams 'Financial control', 'Grootboek' inclusief projectadministratie en 'Verkoop'. Het team purchase to pay (waaronder crediteurenbeheer) is vanaf 2024 ondergebracht bij Procurement.
De afdeling is in transitie waarbij in 2024 een visiedocument is opgesteld en projecten zijn bepaald om deze transitie te volbrengen. Eén van de projecten is het samenvoegen van teams Grootboek en Verkoop tot 1 team administratie.
De overige projecten liggen veelal op het gebied van procesverbetering en - automatisering, samenwerking binnen het team en bedrijf en cultuur.

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een financiële of bedrijfsadministratieve functie.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een aansturende/coördinerende rol.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met projectadministratie.
• Ruime en recente ervaring, met Exact Globe. Niet langer dan 2 jaar geleden.
• Ervaring met Microsoft Excel op gevorderd niveau. Draaitabellen maken, verticaal zoeken, gegevensanalyses.
• Uiterlijk 1 juni 2025 beschikbaar voor minimaal 28 uur per week.

Wensen

• De teams ‘Verkoop’ en ‘Grootboek’ zullen voor het eerst worden aangestuurd door 1 teamleider. Ondanks dat de werkzaamheden in beginsel niet veranderen zal wel meer gewerkt moeten worden vanuit de gedachte van 1 team.

Geef  aan op welke wijze u het punt van samenwerken binnen 1 team zou aanpakken.

• De rol van teamleider als ‘meewerkend voorman’ verandert naar een meer sturende rol. Als gevolg hiervan en doordat er ook thuis wordt gewerkt (50/50) is er meer afstand tot de inhoudelijke prestaties van de teamleden.

Wat zijn uw ervaringen en/of ideeën bij de veranderende invulling van deze rol. Beschrijf hierbij hoe u grip houdt op voortgang van werkzaamheden.

• Vanuit evaluatie van werkzaamheden en processen moeten knelpunten worden gesignaleerd en vertaald worden naar concrete verbeteracties.

Deel hieronder uw ervaringen met dergelijke verbetertrajecten en welke concrete stappen u hierin zou benoemen.

• Om de veranderende invulling van de rol van teamleider op langere termijn vast in te kunnen vullen, is een toekomstvisie op deze rol nodig.

Beschrijf welke bijdrage u kunt leveren aan het bepalen van de visie op deze rol en hoe u dit zou aanpakken.

• Binnen PoA start een traject voor persoonlijke ontwikkeling en leiderschap.

• Financiële kennis - diepgaande kennis van financiële administratie, financiële processen en relevante wet- en regelgeving
• Leidinggevende vaardigheden - het team coachen, motiveren en begeleiden
• Samenwerken - goed functioneren binnen een team en samenwerken met andere afdelingen
• Initiatief nemen - kansen en knelpunten signaleren 
• Plannen en organiseren - taken en deadlines bewaken en prioriteiten stellen
• Digitale vaardigheden - ervaring met Exact Globe en Microsoft Excel
• Hands-on mentaliteit - waar nodig zelf taken oppakken binnen het team

Wij zoeken een Teamleider administratie

• voor 28-32 uur per week
• hbo werk- en denkniveau
• Startdatum: uiterlijk 1 juni 2025
• Duur inzet: periode van 6 maanden met maximaal 2x een optie tot verlengen met 6 maanden
• werkdagen op kantoor en thuis, i.i.g. de dinsdag als vaste kantoordag, verdere invulling nader af te stemmen