Strategisch adviseur stuurgroep Amsterdams Financieel Implementatie Systeem (AFIS)

Het nieuwe financieel management en inkoop systeem draagt de naam AFIS en is onderdeel van het verder digitaliseren en automatiseren van de (interne) dienstverlening van de gemeente Amsterdam. Het systeem wordt gebruiksvriendelijker, toegankelijk via mobiele telefoon of tablet. Bestaande ketenprocessen worden (verder) geautomatiseerd en uitgebreid met leveranciers- en contractmanagement. Daarnaast bieden financiële projectbeheersing en een begrotingsmodule een vollediger inzicht in de financiële stand van zaken van de budgethouder, de directie, de programma's en de stad. Door zoveel mogelijk te standaardiseren en automatiseren wordt de datakwaliteit van financiële- en de inkoopgegevens verbeterd ten behoeve van kwalitatief goede rapportages en betrouwbaardere prognoses. De komende jaren gaat de gemeente Amsterdam gebruik maken van SAP S4HANA en SAP Ariba.
Wij zijn op zoek naar een ervaren onafhankelijke strategische adviseur senior die onze directeur in haar rol als opdrachtgever kan adviseren en als klankbord kan fungeren. Tevens ben je een kritische sparringspartner, "dwarskijker' en neem je actief deel aan de stuurgroepen AFIS.

Op te leveren resultaten:
De rol van strategische adviseur senior AFIS is adviserend en daarnaast neem je actief deel  aan de stuurgroepen AFIS. De inhoudelijke oriëntatie van de adviesrol heeft primair betrekking op organisatorische, veranderkundige en procesmatige aspecten van het programma. De inbreng wordt geleverd op basis van de voortgangsrapportages ten behoeve van de Stuurgroep en voorstellen die ter bespreking of besluitvorming in de Stuurgroep worden geagendeerd. De stuurgroep vergaderingen vinden maandelijks, dan wel wekelijks (op locatie) plaats met de opdrachtgever en stakeholders. Ook kunnen tussentijds bijeenkomsten plaatsvinden waar opdrachtnemer door de opdrachtgever gevraagd wordt aan deel te nemen cq. voorstellen waar opdrachtnemer wordt gevraagd zich in te verdiepen.  Hiervoor zullen in dat geval separate afspraken worden gemaakt, vooraf te bevestigen door de opdrachtgever per email.
Voor de stuurgroepen van juli 2023 t/m februari 2024 (8 stuurgroepen) wordt de opdrachtgever geadviseerd vóór de stuurgroep.

Per Stuurgroep wordt verwacht dat de volgende activiteiten moeten worden uitgevoerd:

• Bestuderen van de maandelijkse voortgangsrapportage en eventuele relevante onderliggende stukken (gerelateerd aan de beschreven focus);
• Overleg waar nodig met betrokken sleutelfunctionarissen van het programma en/of in de gemeentelijke organisatie (fysiek/digitaal/telefonisch) voor het verkrijgen van een nadere toelichting cq voorbereiden van inbreng in de Stuurgroep;
• Bijeenkomst met de opdrachtgever (en eventuele andere door haar uitgenodigde betrokkenen), waarin de agenda van de maandelijkse Stuurgroep wordt voorgesproken en waarin de hiervoor beschreven inbreng wordt geleverd;
• Deelname aan de maandelijkse Stuurgroep vergadering en leveren van afgesproken inbreng en actieve deelname aan de vergadering;
• Indien noodzakelijk optreden als (procesmatige) voorzitter van de stuurgroep.

Deelresultaat is de maandelijkse voorbereiding van de stuurgroep AFIS. Zie hierboven.
Deze stuurgroep overleggen en voorbereidende overleggen zijn voor de gehele periode reeds ingepland.

Aanvullende eis:
De opdrachtwaarde van deze resultaatsopdracht is op basis van een vast bedrag van EUR 49.000.  De prijs is vast, er is geen sprake van verrekenbare uren.
 

De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Bedrijfsvoering en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/
De directie Financiën en Inkoop (F&I) van de gemeente Amsterdam wil de gemeentelijke organisatie, Amsterdamse burgers en bedrijven een excellente en toekomstbestendige financiële dienstverlening bieden. Een efficiënte en transparante financiële administratie en geïntegreerde financiële- en inkoopprocessen zijn hiervoor de basis. Een nieuw financieel management en inkoop systeem voor de gehele organisatie is één van de middelen om deze ambitie waar te maken. Op 1 januari 2024 werken zo'n 6000 Amsterdamse ambtenaren met een nieuw financieel management en inkoop systeem. Het programma AFIS is in opdracht van de directie F&I, verantwoordelijk voor aanschaf en implementatie van het systeem.
 

• beschikt minimaal over een WO werk- en denkniveau bij voorkeur in de financiële, bedrijfs-, bestuurs- of economische richting;
• recente werkervaring binnen een overheidsinstelling;
• aantoonbare werkervaring met- en kennis van programmamanagement;
• kennis en ervaring op organisatie en organisatieontwikkelingsvraagstukken;
• kennis van verandermanagement;
• ervaring met (digitale) verandertrajecten.
• ruime kennis en ervaring met politieke- en bestuurlijke processen.

• Startdatum: z.s.m.
• Einddatum: 30-06-2024
• Werklocatie: Klaprozenweg 91 + Amstel 1
• Aantal fte: 1 
• Aantal uren per week: in overleg tav op te leveren resultaatsopdracht
• Optioneel tot verlenging conform duur werkzaamheden: nee