Projectsecretaris ZOR

De aanleg van de Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR) betreft de realisatie van een nieuwe rondweg om de kernen Kerkdriel en Velddriel van de gemeente Maasdriel. Zie voor meer informatie over het project www.maasdriel.nl/zor

De projectvoorbereiding voor de Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR) is vanaf 2022 opgestart. Binnenkort start de juridische procedure voor het bestemmingsplan, dat einde 2024 eindigt.

Als projectsecretaris / vervangend projectleider zorg je binnen het projectteam ervoor dat het team en meer specifiek de projectleider “in control” blijft en het overzicht behoudt. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten en bewaakt bijvoorbeeld ook de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteam leden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota’s en besluiten. Hiervoor initieer je een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast.

Ook zorg je voor het bijhouden van de benodigde project- en capaciteitsoverzichten en ben je het eerste aanspreekpunt voor zaken rond de ondersteuning binnen je team en ben je daarmee een belangrijke sparringpartner voor de projectleider en andere projectteamleden. Je biedt hulp in de vorm van mails en telefoontjes beantwoorden, als vraagbaak functioneren voor allerlei samenwerkingspartners en andere bij het project betrokken professionals, notuleren bij vergaderingen en meer. Vooral de beheersbaarheid van en daarmee het overzicht over het totale pakket van taken en verantwoordelijkheden is een belangrijk aandachtspunt voor de projectsecretaris.

Ook kan aan de projectsecretaris gevraagd worden om onderzoek t doen naar specifieke onderwerpen/problemen rondom het project. Een taak is bij het uitvoeren van de voortgangscontroles, waarbij de voortgangsrapportages worden gemaakt. In voorkomende situaties treedt je op als vervanger van de projectleider, als deze is verhinderd.

Wat verwachten wij van jou?

De werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:

• Ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.
• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en interne- / externe overleggen.
• Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Inhoudelijke ondersteuning van de projectleider en projectteamleden.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van stukken die intern of extern in behandeling zijn.
• Organiseren van de projectadministratie en het bewaken van de kwaliteit en volledigheid hiervan.
• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en daarin een verbindende rol innemen.

Deze werkzaamheden zijn indicatief, maar niet uitputtend. De intentie is dat je je verbindt aan de opdracht tot tenminste tot vaststelling van het bestemmingsplan.

• Uit het CV blijkt dat de kandidaat in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar* ervaring in de afgelopen 5 jaar heeft als projectsecretaris van een vergelijkbaar fysiek project binnen de (semi)overheid of vergelijkbaar. 
• U heeft een relevante opleiding op HBO-niveau met aantoonbare kennis van projectmanagementmethodes. 

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring* in de afgelopen 5 jaar met (vergelijkbare) werkzaamheden als project- / programmasecretaris bij ruimtelijke of infrastructurele projecten. Dit blijkt duidelijk uit het CV en is bij voorkeur aangevuld met een tevredenheidsverklaring van één of meer opdrachtgevers. *Dit mogen lossen projecten.
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring* in de afgelopen 5 jaar als project- / programma-secretaris, waarbij is samengewerkt met betrokken interne en externe partijen. *Dit mogen lossen projecten, Intern: betrokkenheid met projectteam, stuurgroep en veelvuldig contact met de collega’s van de afdeling Realisatie en beheer. Extern: denk aan Provincie, Waterschap, Rijk en Rijkswaterstaat. 
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring* met het ondersteunen van programma- / projectteams voor civiel technische vraagstukken, wat betreft ondersteuning van het projectteam op inhoudelijk en projectmatig gebied. *Dit mogen lossen projecten,

• Stressbestendig;
• Communicatief;
• Gestructureerd;
• Proactief verbindend;
• Daadkrachtig;
• Coördinerend;
• Resultaatgericht teamspeler;

• Standplaats: Gemeente Maasdriel
• Startdatum: 01-02-2024
• Einddatum: 31-01-2025
• Optie tot verlenging: 2 x 1 jaar en daarna 6 x 6 maanden
• Uren per week: Gemiddeld 16 uur

De interviews zullen plaatsvinden op maandag 15 januari 2024. Gelieve hier rekening mee te houden.