Projectsecretaris algemeen en divers

Wat is de inhoud van de opdracht?
Faciliteren in uiteenlopende projecten om mooie doelstellingen te realiseren! Dit is waar jouw kracht ligt. Plannen en organiseren zit in jouw bloed en structureren is jouw tweede natuur. Jij weet als geen ander het hoofd koel te houden en zorgt ervoor dat we samen in-control zijn. Herkenbaar? Dan zoeken wij jou!

Als projectsecretaris ondersteun je proactief projectmanagers en andere opdrachtgevers in (complexe) projecten in het fysieke, maatschappelijke of organisatorische domein. Jij bewaakt de GROTIK aspecten binnen het project. Jij kunt op elk moment van de dag met een update komen en attendeert ook proactief als zaken dreigen te vertragen of knelpunten in beeld komen. Concreet bestaan jouw werkzaamheden uit:
• Inplannen, organiseren en voorbereiden van afspraken;
• Meedenken over proces, aanpak en besluitvorming;
• Beheersing & bewaking GROTIK aspecten;
• Brieven opstellen en facturen afhandelen;
• Bijeenkomsten organiseren;
• Maken van (gespreks)verslagen.

De taken van de projectsecretaris kunnen variëren: voor verschillende projecten kunnen de mate van eigen verantwoordelijkheid, de (specialistische) bijdrage en de zwaarte van de werkzaamheden anders zijn.

Een aantal voorbeelden van projecten waar je aan kunt bijdragen zijn: Reclamebeleid, Blauwe Golven, Energietransitie of Jeugdwerkloosheid en Welkome Wijk. Heel erg breed dus, en daarmee super interessant!

Ruimtelijke Domein Projecten:
Kloosterstraat, Werkzaamheden bestaan uit:
• Inplannen van afspraken en maken van notulen
• Verzorgen van de financiële afhandeling van opdrachten en derden, maken van financiële overzichten en ondersteunen bij de capaciteitsramingen
• In overleg ook uitzoekwerk en eventuele andere klussen

Maatschappelijk domein Projecten:
Op dit moment nog geen aanmelding, maar gaat zeker ook komen. Denk hierbij ook aan ondersteuning van processen (v.b. ook een aanbestedingsproces, bijeenkomsten organiseren, digitaal vergaderen, notuleren, bewoners of ondernemers te woord staan en diverse zaken uitzoeken en regelen.

Organisatorisch domein Projecten:
Zaken op orde: z.s.m. start, 12 uur (zie bijlage project) Werkzaamheden bestaan uit het uitzetten van:
• Afspraken maken
• Financiën bewaken
• Notulen
• Uitzoekwerk
• Archiveren in het zaaksysteem

Een projectsecretaris bij de gemeente Arnhem
Jij wordt blij van het maken van planningen, verzamelen van gegevens en het opstellen van exacte rapportages en presentaties. Een gezonde nieuwsgierigheid maakt dat jij proactief acteert richting de projectmanager en initiatief neemt. Flexibiliteit, stressbestendig (met deadlines kunnen werken), ordelijk en goede sociaal vaardig, zijn belangrijke competenties in deze functie. Je moet namelijk gemakkelijk kunnen schakelen in onvoorziene gebeurtenissen, en verschillende ballen in de lucht houden. Verder weet je wat projectmatig werken is en heb je hier ervaring in. Het is een pré als jij ervaring hebt met ondersteunen van digitale bijeenkomsten en ons helpt om dit nog verder te professionaliseren. Je bent het visitekaartje van het project

Qua competenties zien we graag kandidaten die zowel (administratief) ondersteunende taken als ook zelfstandig inhoudelijke werkzaamheden op verzoek van de projectmanager kunnen oppakken. Daarbij kan bijv. worden gedacht aan data uit de markt halen, die analyseren en in een advies of notitie helder verwoorden (kortom proactief handelen, inhoudelijk meedenken, uitzoeken en uitwerken).

• MBO+ werk en denkniveau;
• Minimaal 2 à 3 jaar ervaring met projectmatig werken;
• Je hebt ervaring met ondersteunen op de beheersprojecten van het project (GROTIK)
• Je beheerst alle MS Officepaketten
• Je bent goed met taal en cijfers
 

• Startdatum    18-4-2022
• Einddatum    30-4-2023
• Optie tot verlenging    Ja
• Aantal uur per week    24,00
• Aantal posities    1