Projectmanager Selectie sjablonen en selectie DMS/RMA

De primaire verantwoordelijkheid van de projectmanager is er voor te zorgen dat het project de vastgestelde resultaatdoelstellingen binnen de gespecificeerde toleranties (van tijd, kosten, kwaliteit, scope, voordelen (benefits) en risico’s) realiseert die in het plan dan wel de business case zijn gedefinieerd. Dit doet de projectmanager door te structureren, actief invulling te geven aan het managen van de verwachtingen, sturing te geven aan de teams en het organiseren van de besluitvorming.

De projectmanager is in staat (grote) projecten te organiseren, te managen en resultaten te leveren die de beoogde verandering moet realiseren. Hij/zij heeft de regie over alle activiteiten die nodig zijn om resultaten voor de geplande verandering te realiseren. Hij/zij maakt hierbij continu de afweging tussen tijd, kosten, kwaliteit, scope, voordelen (benefits) en risico’s. De projectmanager legt verantwoording af aan de opdrachtgever/stuurgroep en heeft de dagelijkse leiding van het project, binnen de vastgelegde beperkingen. De projectmanager onderhoudt het contact met productowner(s)/productmanager/procesmanager, opdrachtgever en overige stakeholders om een vloeiend proces te waarborgen en beslissingen conform de projectgovernance voor te bereiden. Projecten zijn veelal (maar niet in alle gevallen) gericht op het behalen van resultaten voor doelstellingen zoals geformuleerd in een business case of op het voorbereiden dan wel doorvoeren van veranderingen in de lijnorganisatie en het uitvoerbaar maken van innovaties.

Opdrachtomschrijving specifiek

Selectie sjablonen:

Het Team Uitbestede Diensten levert momenteel de dienst Office Sjablonen. Deze dienst bestaat uit het beheren en onderhouden van MS Office templates, macro's, sjablonen en bijbehorende databestanden.

Team Uitbestede Diensten beheert voor 15 afdelingen in totaal ruim 100 sjablonen, waarmee ongeveer 270 verschillende brieven gemaakt kunnen worden. Vanaf 2019 t/m augustus 2022 zijn ruim 570 wijzigingsverzoeken door het team verwerkt. In 2021 zijn er voor de dienst ongeveer 80k directe- en 12k indirecte kosten gemaakt.

De toegepaste techniek is end-of-support en is nu al deels niet compatible met de richtlijn voor de werkplek (any device, any time, any place).

De nieuwe voorziening hiervoor diens als SaaS dienst of PaaS geleverd te worden. Hiervoor dient een aanbestedingstraject te gaan lopen.

Selectie en implementatie DMS / RMA oplossing:

Binnen het Kadaster wordt SAP DMS ingezet als Record Management Applicatie (RMA) en wordt een Isilon storage gebruikt voor de opslag van grote data collecties (100TB). Er zijn veel bedrijfsapplicaties aangesloten op zowel SAP DMS als op de Isilon storage. Door het einde van huidige contracten komen deze archief en storage functionaliteiten te vervallen en dat betekent dat er een nieuw systeem aangeschaft en geïmplementeerd dient te worden. Daarna zal de data naar de nieuwe omgeving gemigreerd moeten worden.

• Definieert samen met de opdrachtgever de doelstelling(en), scope en deliverables van het project en legt deze vast.
• Stelt in overleg met stakeholders vast wat de voor het betreffende project meest optimale projectaanpak is.
• Richt de projectorganisatie in en maakt daarbij waar mogelijk gebruik van bestaande organisatiestructuren.
• Inventariseert, analyseert en rapporteert over projectrisico’s en -issues richting opdrachtgever en/of stuurgroep, formuleert beheersmaatregelen en managet risico’s en issues.
• Rapporteert over voortgang, bestedingen en afwijkingen ten opzichte van de kaders die zijn vastgesteld (in de business case of het projectplan).
• Bewaakt de scope van het project (samen met  productowner/productmanager/procesmanager en/of opdrachtgever) en rapporteert over afwijkingen ten opzichte van het vastgestelde plan.
• Initieert en onderhoudt proactief relaties met verschillende stakeholders. Kent en managet hun verwachtingen en informeert hen op de juiste momenten om zodoende de projectdoelstellingen te realiseren.
• Zorgt voor communicatie via de meest effectieve lijn(en) van en naar opdrachtgever en stakeholders. Stimuleert en adviseert over besluitvorming conform de projectgovernance.

Specifieke taken voor deze opdracht:
Selectie sjablonen:

1. Aanbesteding Sjablonen Management Platform.
2. Inrichting van het platform.
3. Migratie van bestaande Sjablonen.
4. Inrichten van dienstverlening voor realisatie nieuwe sjablonen (binnen Bedrijfsvoering).
5. Training van personeel achter de dienstverlening.
6. Uitfaseren Mendix Sjablonen beheer.

Selectie DMS RMA:
Dit project kent 2 fasen:

1^e fase betreft het opstellen van de BCS, de pakketselectie en de implementatie te weten de installatie van het pakket zodanig dat het gereed is om data te ontvangen.

Hierin wordt de volgende rol verwacht van de projectmanager:

• Regie bij opstellen van de businesscase.
• Regie bij opstellen bestek voor Selectie DMS & RMA.
• Regie bij Europese Aanbesteding.
• Na selectie regie op implementatie van geselecteerde pakket(ten).
• Opstellen plan voor fase 2.

2^e fase betreft de migratie (overzetten huidige SAP DMS en Isilon data naar het nieuwe systeem) en het definiëren van de processen van het aansluiten van applicaties op de nieuwe omgeving(en).

Hierin wordt de volgende rol verwacht van de projectmanager:

• Regie bij migratietraject.
• Regie op het borgen van de processen.

Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat onze wettelijke taak. Onze gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Voor meer informatie over het Kadaster zie www.kadaster.nl

• WO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als Projectmanager.
• Kennis van- en minimaal 3 jaar ervaring met PRINCE2 en Agile.
• Minimaal 5 jaar ervaring met risicomanagement.
• Aantoonbare ervaring met succesvol samenwerken in multidisciplinaire (agile) teams en omgevingen, met een politiek/bestuurlijk karakter.
• Aantoonbare ervaring met stakeholdermanagement.
• De kandidaat heeft aantoonbaar succesvol complexe opdrachten afgerond.
• Aantoonbare kennis van verandermanagement.
• Kennis en kunde van Document Management-, Records Management-, Archief- en storageoplossingen.
• Ervaring met meerdere grootschalige projecten.
• Ervaring met Europese aanbestedingen.
• Ervaring met meerdere grootschalige data migratietrajecten.

•    Analytisch vermogen;
•    Resultaatgericht;
•    Netwerken;
•    Helicopterview;
•    Overtuigingskracht;
•    Sturend vermogen;
•    Onafhankelijkheid.

Specifieke competenties voor de opdracht:
•    Goed kunnen communiceren, zowel mondeling als schriftelijk;
•    Overzicht kunnen houden (over de diverse trajecten);
•    Wendbaarheid (omgaan met veranderingen in de context van het programma);
•    Bestuurlijke (organisatie)sensitiviteit ;
•    Standvastig zonder dogmatisch te zijn.

• Startdatum 15-03-2023
• Einddatum 14-07-2025
• Optie tot verlenging 2 x 6 maanden
• Uren per week 36-40