Project Portfoliomanager

In het programma Regionale Samenwerking Informatievoorziening ben je de rechterhand van de Programmamanager. Enerzijds vervul je een ondersteunende en administratieve rol door het voorbereiden en vastleggen van acties en besluiten bij periodieke overleggen, het samenstellen van rapportages, het gebruik van juiste tooling en templates en onboarding van nieuwe teamleden. Anderzijds vervul je een sturende en resultaatgerichte rol, ben je een sparringpartner voor de Programmamanager, Managers Bedrijfsvoering en Informatie adviseurs van de Deelnemers en focus je op actief handelen, kwaliteitsborging en het verzorgen van juiste sturingsinformatie.

Jij zorgt er als senior portfolio management officer voor dat de projecten vloeiend verlopen volgens de afgesproken procedures en richtlijnen, door middel van open, zakelijke en prettige communicatie, en met oog en aandacht voor de situatie en identiteit van de Deelnemer(s).

Welke taken ga je uitvoeren?

• Je assisteert bij het opstellen en bewaken van plannen en planningen, signaleert afwijkingen en stelt voortgangsrapportages op;
• Je zet projectadministraties op en bewaakt de budgetten;
• Samen met de programmamanager bereid je stuurgroepvergaderingen voor;
• Je verzorgt de verslaglegging, monitort de opvolging van actiepunten en organiseert het risico- en issueregister;
• Je verzorgt de communicatie vanuit het programma naar alle stakeholders, met name projectleiders, managers bedrijfsvoering en IV-functionarissen;
• Voor je collega’s ben je het centrale aanspreekpunt.

Organisatie
De gemeenten De Bilt, Baarn, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug (lees: Deelnemers) werken samen aan hun informatievoorziening (IV). Gezamenlijk leveren zij dienstverlening aan ca 200.000 inwoners. De organisaties zijn gezamenlijk eigenaar van de Gemeenschappelijke Regeling Regionale ICT Dienst (RID). De RID voorziet in een werkende infrastructuur en ICT-oplossingen.

Programma Informatievoorziening (IV)/ Regionale samenwerking
De samenwerking op het gebied van informatievoorziening is georganiseerd in het Programma Informatievoorziening (IV). Dit Programma heeft tot doel om de onderlinge IV-samenwerking te verbeteren, én uitvoering te geven aan de projecten op het gebied van informatievoorziening. Deze projecten richten zich op (1) kaders en strategie voor informatievoorziening, (2) applicatieharmonisatie, en (3) informatiebeveiliging. Voor het onderdeel informatiebeveiliging wordt een projectleider gezocht.

We volgen hiermee de Digitale agenda 2024.

De ontwikkelingen in dit vakgebied gaan in een razend tempo. De regionale samenwerking groeit hierin mee. Namens het gemeenschappelijk directeuren overleg van de samenwerking in regionale informatievoorziening (GDO) zoekt de gemeente De Bilt – namens alle andere Deelnemers - daarom een ervaren Portfolio Management Officer (PMO’er). De PMO’er ondersteunt bij de sturing, monitoring, en communicatie van de IV-projecten tussen programmamanagers, projectleiders en RID-Deelnemers onderling. En geeft ook vorm aan een dashboard en overzicht met betrekking tot de voortgang van IV-projecten.

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met Projectondersteuning;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met Projectondersteuning (25 punten);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie (25 punten);
• Je bent in het bezit van een diploma Prince 2 (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met MS Office en project ondersteuningssoftware  (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning van ICT projecten (10 punten).

• Je hebt een heldere visie op proces- en kwaliteitsmanagement en de ontwikkeling van het interne beheersingssysteem.
• Door jouw heldere uitleg, zowel mondeling als schriftelijk, en hulpvaardige instelling krijg je de collega’s binnen de kortste keren mee en creëer je begrip voor interne controles.
• Je hebt een helikopterview, goed ontwikkelde analytische vaardigheden en beschikt ook over het vermogen om naar details te kijken. Je overziet de procesmatige gevolgen van je bevindingen en weet daar effectief vanuit rolvastheid mee om te gaan.
• Energiek, innovatief, resultaatgericht en een gezonde dosis doorzettingsvermogen zijn belangrijke ingrediënten. Integer handelen is voor jou uiteraard vanzelfsprekend.

• Duur: 6 maanden
• Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend
• Uren per week: 32
• Start: Zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau: HBO
• Regio: Utrecht

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja; nadrukkelijk niet alleen digitaal, opdracht vereist dat medewerker aanwezig is in de organisatie.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 9 oktober en/of dinsdag 10 oktober 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 6 oktober 2023 bericht.