Programmasecretaris opvang vluchtelingen

De gemeente Hilversum werkt aan de opzet van een Programma Opvang vluchtelingen. Dit programma gaat over de opvang van alle vluchtelingen in de gemeente. Voor dit programma is de gemeente per direct op zoek naar een programmasecretaris.  In de rol van programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het programma in de breedste zin van het woord.

De opdracht is om voor het totale programma, in samenwerking met de programmamanager structuur en overzicht te creëren en te behouden. Je bereidt overleggen voor, maar denkt ook kritisch mee, brengt aandachtspunten in en adviseert. Je onderneemt proactieve acties om duidelijkheid te creëren en informatie te verzamelen.

In de rol van programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor:

• Overzicht en rapportage: zorgen voor overzicht in cijfers van bijvoorbeeld locaties en financiën op basis van input uit het team. Verwerken van informatie in dashboards, visualisaties en of overzichten. Het voorbereiden/opstellen van periodieke management- en bestuur rapportages;
• Sparringspartner voor de programmamanager: knelpunten signaleren in processen, actief meedenken over oplossingsrichtingen, ontwikkelingen bijhouden en betrokkenen hierover informeren en adviseren;
• Plannen en organiseren van vergaderingen voor programmateam en projectleiders: voorbereiden van agenda’s voor overleggen  en vastleggen van actie- en besluitenlijsten;
• Administratie: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen;
• Archivering: het verzorgen van een goede archivering van documenten in het zaaksysteem Case (programma om te archiveren en formats aan te maken);
• Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken;
• Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor bijeenkomsten met bewoners of grotere bijeenkomsten met collega’s het regelen van ruimtes en faciliteiten;
• Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: maken van voorbladen, formats voor besluitvorming (collegevoorstellen en raadsbrieven) in Caseopzet van besluitvormingsstukken, zorgen dat stukken op de juiste plek in iBabs staan om besluitvorming plaats te laten vinden;
• Communicatie: ondersteunen in de communicatie rond het programma, bijhouden van de mailbox van het programma, verzorgen van mailings aan bewoners en andere betrokkenen/stakeholders.

Naast de programmamanager en de programmasecretaris, bestaat het programmateam Uit verschillende projectleiders, een controller, en beleidsadviseurs.

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen
Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.
De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

• Afgeronde HBO bachelor opleiding;
• Aantoonbare werkervaring met MS-Office en MS-Teams (benoem dit duidelijk in het cv);
• Uiterlijk beschikbaar per maandag 30 oktober 2023;
• Minimaal 50% van de werktijd op kantoor aanwezig zijn;

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als project- /programmasecretaris bij een overheidsinstelling( 30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het verwerken van informatie in dashboards, visualisaties of overzichten  (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met de systemen iBabs en Case (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het verwerken van informatie in dashboards, visualisaties en of overzichten (20 punten).

Je bent een positief ingestelde programmasecretaris die houdt van overzicht en structuur. Je hebt een scherpe blik met oog voor detail, maar kunt ook de grote lijnen blijven zien. Je vindt het prettig om een ondersteunende rol in te vullen. Je maakt makkelijk contact en je kunt duidelijk zijn naar collega’s. Je bent proactief, maar weet ook waar het nodig is om af te stemmen voor je een volgende stap zet. Je hebt ervaring met visualisaties en opmaak van documenten met MS Office en eventueel andere relevante applicaties. Je hebt een vlotte pen en kunt zaken helder en bondig op papier te krijgen.

• Duur: 6 maanden
• Optie tot verlenging: Nee
• Uren per week: 32
• Start: 30 oktober 2023
• Opleidingsniveau: HBO
• Regio: Noord-Holland

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do-Vr.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 5 oktober 2023 tussen 13.00 uur en 14.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 4 oktober 2023 bericht.