Procesanalist (facilitair)

Ruim 1200 medewerkers werken op diverse beleidsterreinen samen aan een beter en mooier Gelderland voor bijna twee miljoen inwoners. De grootste provincie van Nederland is als overheidsorganisatie en als werkgever sterk in ontwikkeling. Daarom zoeken we naar medewerkers die verantwoordelijkheid nemen voor doelen en resultaten in hun werk.

Bedrijfsvoering is een onderdeel van Provincie Gelderland waarin medewerkers dienstverlenend zijn aan anderen binnen de organisatie, aan elkaar en in kleine mate aan anderen buiten de organisatie. Bedrijfsvoering bestaat uit de afdelingen: Communicatie, Facilitaire Dienstverlening (FD), Financiën, Informatievoorziening en Automatisering (I&A) en Personeel en Organisatie (P&O), waar in totaal ongeveer 600 mensen werken.

De werkzaamheden zijn facilitair ten opzichte van de provinciale organisatie, maar worden ook beïnvloed van buitenaf. Er wordt samengewerkt aan zeker 300 verschillende producten en diensten die gevraagd en aangeboden worden.

Procesmanagement binnen Bedrijfsvoering vindt al wel plaats, maar richt zich nog voornamelijk op de eigen afdeling of op het eigen team. De manier waarop procesmanagement aangepakt wordt varieert enorm.

Deze verschillen, in combinatie met processen die losse eindjes bevatten, maken het lastig om processen op elkaar af te stemmen. Het ontbreekt de afdelingen ook aan tijd om echt tot elkaar te komen.

Niet alleen per afdeling wordt procesmanagement anders aangepakt, ook individueel hebben onze medewerkers een heel verschillend beeld van procesmanagement en de voordelen die ermee te behalen zijn. Er is geen gedragen visie op procesmanagement binnen heel Bedrijfsvoering. Om een procesmanagementorganisatie goed in te richten is tijd en capaciteit nodig, maar de meesten zouden het liefst meteen van start gaan.

Procesmanagement draagt in de ogen van Provincie Gelderland bij aan een verbetering van de dienstverlening, want het helpt te bepalen hoe de kwaliteit verbeterd kan worden en om snel in te kunnen spelen op veranderingen.

Om die redenen gaat de Provincie Gelderland procesmanagement integraal en uniform in projectvorm aanpakken. Om van elkaar te leren, om de verbinding te kunnen leggen tussen de processen, om met de vastgelegde processen te kunnen communiceren over wat er binnen Bedrijfsvoering gebeurt en om te meten wat de prestaties zijn en of de klanttevredenheid verandert.

Provincie Gelderland wil niet alles wat er gebeurt binnen Bedrijfsvoering in detail vastleggen. De belangrijke processen moeten juist beschreven worden. Dit zijn de klant-tot-klant processen. Hierbij wordt per proces een proceseigenaar aangesteld en moet er duidelijkheid komen wat zijn of haar taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn.

De procesanalist is het aanspreekpunt voor de verschillende belanghebbenden (proceseigenaren en procesbeheerders) en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht en de oplevering van het resultaat. Samen met de projectleider zet de procesanalist de procesmanagementorganisatie op, met zowel interne als externe mensen, en is verantwoordelijk voor de juiste kennis binnen dat team. Hij kent en gebruikt procesmanagement op alle niveaus, zowel voor procesarchitectuur als voor het vastleggen van processen.

Het spreekt voor zich dat de procesanalist een flinke mate van procesintelligentie mee moet brengen en dat zijn gevoel voor organisatie en politiek sterk ontwikkeld is.  Ook moet de procesanalist in staat zijn proceskennis en kennis van de procestool MAVIM aan provinciale medewerkers over te brengen.

• afgelopen twee jaar niet in dienst geweest van provincie Gelderland.
• beschikt aantoonbaar over een afgeronde HBO of academische opleiding
• aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2011-2019) op het gebied van procesmanagement
• beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2011-2019) met het inrichten en modelleren van processen met de tool MAVIM.
• beschikt aantoonbaar over de certificaten MAVIM-level 1, 2 en 3 en MAVIM Portal of over het certificaat MAVIM Certified Professional
• 6 of meer projecten/opdrachten afgerond bij een overheid/non-profit organisatie, waarbij processen en proceslandschappen zijn ontworpen, verbeterd en vastgelegd
• beschikt aantoonbaar over een afgeronde HBO of academische opleiding in de richting van Bedrijfskunde, Technische Bedrijfskunde of Proces- en kwaliteitsmanagement

1. Luistervaardigheid (Luisteren, Samenvatten en Doorvragen): Je pikt belangrijke informatie op uit mondelinge mededelingen. Je vraagt goed door en gaat in op reacties.
2. Communicatieve vaardigheden: Je bent in staat tot het overdragen en ontvangen van boodschappen in woord, geschrift en non-verbaal zowel met insiders bekend met het jargon als met buitenstaanders met minder inhoudelijke kennis.
3. Vernieuwingskracht: Je komt met oorspronkelijke oplossingen voor problemen die met je functie verband houden. Verder bedenk je nieuwe werkwijzen ter vervanging van bestaande. Je ziet originele mogelijkheden voor de provincie in termen van samenwerking, belangen en/of beleid.
4. Organisatiesensitiviteit: Je onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie. Je houd niet alleen rekening met de formele en hiërarchische lijnen, maar je hebt ook een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en gedragingen van mensen. Je begrijpt dat er verschillende meningen en belangen zijn en dat machtsfactoren een rol spelen. Je weet hoe je daar mee om moet gaan als je in een organisatie iets voor elkaar wilt krijgen.
5. Overtuigingskracht: Je gedrag is erop gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en om instemming te verkrijgen met bepaalde plannen, ideeën of producten.

• Startdatum: 29-10-2019
• Einddatum: 31-10-2020
• Optie tot verlenging: 1 x 12 maanden
• Uren per week: minimaal 24 uur