Management ondersteuning GS

Nieuw

Functie omschrijving

Als management ondersteuner zorg je er voor dat de leden van Gedeputeerde Staten (GS) hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Daarvoor draag je zorg voor het beheer van agenda’s en mail en bereid je uiteenlopende besprekingen voor. Je houdt de werkdossiers bij en je draagt zorg voor afhandeling van telefonische contacten en maakt afspraken. Je geeft algemene administratieve en of organisatorische ondersteuning. Je zorgt ervoor dat de bestuurders voor overleggen op tijd de relevante informatie hebben. Verslaglegging kan ook tot de taken behoren. Een zeer afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid waarin je jouw kennis en kunde, enthousiasme en teamspirit kunt inzetten ter ondersteuning van leden van gedeputeerde staten. Van jou wordt verwacht dat je je flexibel/collegiaal opstelt wanneer het gaat om samenwerking/uitvoering van andere taken binnen het secretariaat.

Bij de uitvoering van de opdracht worden wel IT-middelen ter beschikking gesteld (mits beschikbaar).

De opdrachtgever(s)

Als management ondersteuner maak je deel uit van de eenheid bestuur, de stafafdeling die primair het dagelijks bestuur op diverse beleidsterreinen ondersteunt. De eenheid zorgt ervoor dat de leden van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning hun taken en bevoegdheden optimaal kunnen uitvoeren. De eenheid bestaat onder andere uit een team van bestuursadviseurs, het kabinet van de commissaris, Public Affairs (Strategische Betrekkingen) en overall strategische adviseurs. Deze houden zich bezig met thema’s als kwaliteit openbaar bestuur, veiligheid, representatie, bestuurlijke integriteit, ondermijning en burgemeesterszaken.

Functie eisen

  • Beschikbaar voor 24 uur per week, vanaf aanvang van de opdracht;
  • In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk).
  • Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in de richting van secretarieel/office management
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent in een complexe bestuurlijke omgeving bv. als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven (Word en Excel)
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare kennis van en werkervaring met representatie en protocol (binnen een GS- secretariaat gebruikelijke procedures) binnen een bestuurlijke omgeving in de afgelopen 5 jaar
  • Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een (semi-)overheidsinstantie

Competenties

  • Je bent servicegericht;
  • Je bent stressbestendig;
  • Je hebt een flexibele werkhouding en initiatiefrijk;
  • Teamwork is je op het lijf geschreven.

Extra info

  • Duur 3 maanden
  • Optie tot verlenging 2 maal 3 maanden
  • Uren per week 24
  • Start 12 april 2023

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op woensdag 5 april 2023 tussen 14.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 4 april 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

Locatie

Lelystad

Publicatiedatum

24.03.2023

Publicatie eindigt

01.04.2023

Contactpersoon

Sen

Van loondienst naar zelfstandiger?

Ben je nog in vaste dienst, maar je wilt als zzp' er voor jezelf beginnen? Spannende beslissing! Wij helpen je graag bij de overstap van een vaste baan naar een zzp, freelance, interim of detachering opdracht!

ZTalks gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.