Junior programmasecretaris / adviseur

Als programmasecretaris ben jij verantwoordelijk voor: 

• Organisatie en administratieve voorbereiding van de diverse belangrijke Programma overleggen en strategische sessies.
• Documenteren en archiveren van voor het programma relevante documenten in overleg met de programmamanager.
• Bijhouden stakeholderoverzicht en bijbehorende stakeholders lijst.
• Faciliteren bij inkoopproces medewerkers, verantwoordelijk voor onboarding nieuwe teamleden en bijhouden van medewerkersadministratie en contractverlengingen.
• Helpen bij het opstellen van de programma kwartaalrapportages, bewaken en (tijdig) genereren van specifieke financiële rapportages.
• Het verder inrichten en verbeteren van de administratie- en informatievoorziening en planning, analyse- en sturingssystemen binnen het programma
• Bewaken van tijdige en kwalitatief hoogwaardige oplevering van ingekochte (project)specifieke diensten en heeft hierin een coördinerende en controlerende rol.
• Verzorgen en opzetten communicatie samen met de afdeling communicatie van het NIPV, o.a.: opstellen communicatieplan en bijhouden van integrale planning, organisatie van 1 kennissessie per jaar, zorgdragen voor (in)formele berichtgeving/ informatieverstrekking, opstellen van nieuwsberichten, verbindende schakel vormen tussen mensen en deelprojecten.
• Tijdig signaleren van verbeterpunten, knelpunten, issues, wensen e.d. binnen het eigen taakgebied.

NIPV is het publiek kennisinstituut voor crisisbeheersing en brandweerzorg dat staat voor een veilig en veerkrachtig Nederland. De medewerkers van NIPV zetten zich in om met onderzoek, onderwijs, intelligence en ondersteuning de veiligheidsregio's, Rijksoverheid en crisispartners onderling te verbinden en te versterken. 

• in het bezit van rijbewijs B en is bereid tot reizen in heel Nederland.
• beschikt minimaal over een bachelor diploma. Dit moet blijken uit het CV.
• kennis van en ervaring met werken bij de overheid, politieke en bestuurlijke processen. Dit moet blijken uit het CV. .
• ervaring met ondersteunen van het management van een programma/project en/of soortgelijke organisatie op het gebied van administratieve, organisatorische, logistieke en inhoudelijke aspecten. Dit moet blijken uit een toelichting in het CV. 
• werkervaring opgedaan binnen Multidisciplinaire (IT)projecten of programma's binnen Rijks- en lokale overheid of vergelijkbare organisaties waarbij communicatie, data-analyse en/of privacy aspecten centraal staan. Dit moet blijken uit een toelichting in het CV.
• specifiek ervaring op gebied van budgetbeheer / monitoring budgetuitputting. Dit moet blijken uit het CV. 
• ervaring op gebied van contract beheer en contractueel vastleggen van wijzigingen en/of informatiebeveiliging. Dit moet blijken uit het CV.

• Analytische vaardigheden (theoretisch en praktisch)
• Goede contactuele eigenschappen
• Politiek sensitief
• Zelfstandig kunnen werken
• Proactief kansen zien en benutten
• Uitsteken organiserend vermogen

• Start opdracht:  begin juli 2023
• Einde opdracht: 31-12-2023, met optie tot verlenging
• Aantal uren per week: 32-36 uur
• Standplaats:  Arnhem/hybride