Functioneel Beheerder Telefonie

Het team Applicaties van de gemeente Leiden bestaat uit functioneel beheerders die de applicaties van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude beheren. In totaal gaat het om een paar honderd applicaties, variërend in grootte, gebruik en relevantie. Vanwege de invoering van een nieuw telefonie concept, breiden we het team uit met functioneel beheer voor de gekozen telefonie oplossing.  

Op dit moment is de implementatie van de nieuwe telefonie oplossing gaande, te beginnen met de in gebruikname van Microsoft phone system in combinatie met Microsoft Teams telefonie. Later volgen ook de invoering van een oplossing voor Mobile Device Management (MDM) en de Klant Contact Centra. Microsoft Phone System was tot op heden nog niet in gebruik. Het beheer hierop is pas recent aanwezig en de opgebouwde kennis nog pril. Microsoft Teams is wel in gebruik maar ook hier is de kennis over wat de gekozen telefonie oplossing specifiek van fb Teams straks vraagt nog pril. Wij zoeken een kandidaat die deze kennis wel heeft en die met name het functioneel beheer van beide oplossingen verder gaat helpen opzetten. Deze functioneel beheerder draait volop mee in het project, is betrokken bij implementatie en mede verantwoordelijk voor in beheername en kennisoverdracht. 

De werkzaamheden in het project betreffen o.a. :  

• Adviseren over de inrichting van diverse onderdelen van het platform, zorgen voor operationele borging van afspraken die zijn gemaakt over (bijvoorbeeld) instellingen  
• Zorgdragen voor implementatie, instructie, bijbehorende documentatie
• Processen rondom aanvraag en verwijderen van functionaliteiten ontwikkelen/opzetten
• Indien gewenst het activeren of deactiveren van onderdelen binnen het platform  

De werkzaamheden beslaan het grootste deel van de tijd:

• Het afhandelen van meldingen, incidenten en wijzigingen t.a.v. MPS en Teams-telefonie
• Contact houden met de diverse stakeholders die nodig zijn voor het afhandelen van de meldingen (gebruikers, leveranciers, procescoordinatoren)
• Up to date houden en ontwikkelen van de benodigde documentatie, zowel ten aanzien van de eigen ICT organisatie (denk aan werkinstructies en FAQ’s voor de servicedesk en het bijhouden van softwarekaarten) als ook ten aanzien van gebruikers  
• Dagelijks het wijzigingsbeheer van Microsoft monitoren en wijzigingen vertalen naar de praktijk
• Inrichten en beheren van de verschillende rollen binnen MPS / Teams telefonie t.b.v. rapportages uit het portaal.
• Contact houden met de diverse interne en externe collega’s over de voortgang en afhandeling van genoemde werkzaamheden.  

We werken deels op kantoor en deels thuis (50/50%), waarbij afstemming digitaal plaats vindt via Microsoft Teams. 

• HBO werk- en denkniveau  
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als functioneel beheerder
• Minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring het (functioneel) beheer van Microsoft Phone System en Microsoft Teams, bij een gemeente 

Wensen

• Inschrijver dient een CV te overleggen van maximaal drie (3) pagina’s
• Aantoonbaar in staat om kennis over de gekozen oplossingen over te dragen, zowel mondeling als schriftelijk 
• Communicatieve vaardigheden – je bent in staat om met de verschillende stakeholders voor zowel het dagelijks beheer als projecten te schakelen •
• Resultaatgericht – je verliest het (eind)resultaat niet uit het oog bij de werkzaamheden die je doet
• Aanpassingsvermogen – vermogen te kunnen bewegen in een omgeving die aan verandering onderhevig is
• Een hands-on mentaliteit – je pakt snel en zelfstandig zaken op

De initiële duur van de overeenkomst bedraagt 6 maanden, 16 tot 24 uur per week, met optie tot om de overeenkomst te verlengen tot een maximale duur van 4 jaar.