Deelprojectleider Overstap Zaaktypen

De Gemeente Utrecht brengt zaakgericht werken over naar een nieuw informatiesysteem voor zaakgericht werken. Voor deze overstap naar een nieuw zaaksysteem heeft de Gemeente Utrecht een Project Continuïteit Zaak Gericht Werken ingesteld. Dit project omvat meerdere werkpakketten. Elk van deze werkpakketten worden belegd bij deelprojectleiders. Het project wordt in onderlinge samenhang aangestuurd met het project Convergentie KiK-platform en het Programma Versterken Common Ground. Deze drie trajecten worden onder leiding van één programmamanager uitgevoerd.

Voor de leiding het deelproject Overstap Zaaktypen van het Project Continuïteit Zaak Gericht Werken zoekt de Gemeente Utrecht een deelprojectleider met uitstekende coördinerende kwaliteiten en kennis van en ervaring met (systemen voor) zaakgericht werken. De deelprojectleider rapporteert aan de Projectleider Project Continuïteit Zaak Gericht Werken, stuurt functioneel en operationeel de projectmedewerkers aan en onderhoudt de voor de uitoefening van de functie relevante relaties met de omgeving.

In de uitvoering van ons werk staan de vier gemeentelijke kernwaarden centraal: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar. Ze komen tot uiting in onze heldere afspraken, servicegerichte en flexibele werkhouding, scherpe (financiële) planning en betrouwbare inzet. Van onze in- en externe medewerkers verwachten we dat ze – vanuit deze kernwaarden - hun persoonlijke vaardigheden en vakkennis verder ontwikkelen.

De Centrale IPM kolom hanteert de kernwaarden (open, wendbaar, scherp en betrouwbaar) en de UFactor (onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat kunnen werken, verdergaande digitalisering van werkprocessen, ketenvorming en veranderende dienstverlening van de gemeente).

De Centrale IPM kolom verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun positie in de organisatie, werken in het belang van het grotere geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of ontwikkelen en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden.

Met jouw inhoudelijke expertise, verbindende vaardigheden en enthousiasmerende eigenschappen zorg je voor projectresultaten die ertoe doen. Je hebt aantoonbare ervaring in migratie- en implementatietrajecten van zaaksystemen in het algemeen en de zaaksystemen van xxllnc ZaakgerichtP B.V. in het bijzonder. Je bent in kennis van en ervaring met deze zaaksystemen een aantoonbare deskundige.

Als deelprojectleider krijg je de kans om bij te dragen aan een cruciaal project door de feitelijke overstap van zaaktypen te leiden. Jouw inzet zorgt voor de continuïteit van een essentieel systeem voor de gemeentelijke informatievoorziening. Je werkt nauw samen met de overige collega’s binnen het programma, de interne IT-afdeling (DomstadIT), de informatie en procesmanagement kolom van alle 20 organisatie-eenheden binnen de Gemeente Utrecht en de externe leveranciers van informatiesystemen.

Als Deelprojectleider Overstap Zaken bij het Project Continuïteit Zaakgericht Werken ga je aan de slag met het begeleiden en uitvoeren van dit uitdagende herinrichting van zaaktypen voor de Gemeente Utrecht. Je geeft functioneel en operationeel leiding aan de projectmedewerkers die de herinrichting van zaaktypen daadwerkelijk realiseren, coördineert hun werk en borgt de uitvoering van hun werk.

Dit team zal zowel in omvang en kwaliteit nog op volle sterkte moeten komen en opgeleid moeten worden. Naast de inhoudelijke aansturing heb je dus ook een belangrijke rol in het opbouwen en ontwikkelen van dit team.Je kunt projectmedewerkers vooraf “fit” maken voor de job met o.a. trainingen en coaching.

Je onderhoudt de relaties met de andere deelprojecten in de projectorganisatie. Het betreft hier de teams die zorgen (a) voor de inrichting van het nieuwe systeem, het verleggen van een groot aantal koppelingen en het opzetten van toekomstig functionele beheer, (2) het team dat de feitelijke migratie van gegevens verzorgt en (3) het team dat zorg draagt voor de continuïteit van de (management)rapportages. De coördinatie en afstemming met de 20 organisatie onderdelen stem je af met je collega Regisseur demand en migraties, die primair de relaties met de organisatie onderdelen onderhoudt. Desondanks zul je in de praktijk voor specifieke onderwerpen een belangrijk aanspreekpunt voor de organisatie onderdelen zijn, die met het nieuwe systeem zal gaan werken. Binnen de gemeentelijke context met grote en diverse groepen gebruikers vraagt dit om sterke communicatieve kwaliteiten.

De Gemeente Utrecht heeft onder eindverantwoordelijkheid van de CIO van de gemeente een Programma Versterken Common Ground ingesteld. Dit programma draagt zorg voor de ontwikkeling en invoering van het Common Ground concept bij de gemeente in afstemming met andere gemeenten en de VNG. Het Project Continuïteit Zaakgericht Werken staat vanwege de inhoudelijke en organisatorische samenhang onder de leiding van 1 projectmanager en 1 projectteam.

De projectleider Continuïteit Zaakgericht Werken, waar dit deelproject onder valt, is vooralsnog jouw eerste aanspreekpunt in de opstartfase van deze migratie.

• Kandidaat heeft aantoonbaar HBO werk en denkniveau.          

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare uitstekende kennis van en ervaring met migratie- en implementatietrajecten van zaaksystemen in het algemeen.  
• Kandidaat heeft aantoonbare uitstekende kennis van ervaring met migratie- en implementatietrajecten van de zaaksystemen van xxllnc Zaakgericht B.V..
• Kandidaat heeft aantoonbare goede ervaring met functioneel en operationeel leiding geven aan projectmedewerkers, die de herinrichting van zaaktypes realiseren, met coördinatie van hun werk en met het borgen van de kwaliteit van dat werk.
• Kandidaat heeft aantoonbaar goede ervaring met het opbouwen en ontwikkelen van een projectteam en het aanleren van configureren van een zaaksysteem of systemen. Ervaring met de systemen van xxllnc Zaakgericht B.V. is een pré.
• Kandidaat is in staat om relaties met andere deelprojecten in de projectorganisatie te leggen en onderhouden resp. de relaties met de organisatie onderdelen waar het nieuwe systeem geïmplementeerd wordt.
• Kandidaat beschikt over uitstekende verbindende vaardigheden en enthousiasmerende eigenschappen ten dienst van goed projectresultaten.
• Kandidaat beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.
• Kandidaat kan functioneren binnen onze vier gemeentelijke kernwaarden centraal: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar, conformeert zich aan heldere afspraken en heeft een servicegerichte en flexibele werkhouding.       
• Kandidaat werkt - ongeacht de positie in de organisatie - in het belang van het grotere geheel van Samen Organiseren en Common Ground en heeft daarvoor brede basisvaardigheden.

• Start Inhuur 2 januari 2024 (onder voorbehoud dat wij een geldige VOG hebben)
• Eind Inhuur 31 december 2024, met optie voor verlenging
• Aantal uren per week Minimaal 32 – maximaal 36 uur
• Gespreksdatum matchingsgesprek 18-12-2023 tussen 14.00 – 17.00 uur