Coördinator archiefbewerking analoog archief

De Gemeente Utrecht wil en moet een betrouwbare open gemeente zijn. Daarom willen we dat onze informatie makkelijk te zoeken, snel te vinden en op te vragen is. Het programma ‘Informatie op orde’ helpt informatie op de juiste manier te bewaren en (terug)vindbaar te maken. De digitale informatie vormt hierin een grote uitdaging. Er is echter ook nog steeds een analoog archief dat nog niet op orde is. Het project Uitfaseren van het analoge archief heeft als doel dit archief dat extern staat opgeslagen te verminderen zodat externe opslag niet meer nodig is. Van een deel van dit archief weten we dat er risicovolle (eeuwig en langdurig te bewaren) stukken in zitten. Je hebt ruime ervaring op het gebied van archiefbewerking, zowel in operationele als theoretische zin. Je beoordeelt of dossiers in aanmerking komen voor blijvende bewaring, stelt inventarissen op en signaleert of dossiers in aanmerking komen om bij overbrenging beperkt te worden aan de openbaarheid. Je bent doortastend en kunt zelfstandig werken aan complexe en op onderdelen nog ongeorganiseerd/ongestructureerd overheidsarchief.

Plek in de organisatie
Je werkt onder aansturing van de projectleider 'Uitfaseren analoge archieven' als onderdeel van het programma ‘Informatie op orde’.

• Dagdagelijkse coördinatie van de werkzaamheden op locatie:
• Centraal aanspreekpunt voor de archiefbewerking in Vleuten
• Aansturen en coachen van archiefbewerkers en re-integreerders
• Plannen capaciteit en bezetting
• Organiseren transport van en naar de externe archieflocatie, ontvangst en opslag in Vleuten, labelen van kasten en dozen
• Uitlenen van dossiers op verzoek van de organisatie
• Begeleiden van (complexe) bewerkingen
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op de archiefbewerking
• Onderhouden contact met de recordmanagers uit de lijnorganisatie
• Afstemmen met Het Utrechts Archief (HUA) zodat overbrenging naar de archiefbewaarplaats kan plaatsvinden
• Bijhouden beheeradministratie en rapporteren op de voortgang archiefbewerking

• Kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO opleiding Archivistiek B, aangevuld met aantoonbare praktische ervaringen.
• U heeft  CV opgesteld in het Nederlands en is maximaal 3 A4´s (enkelzijdig) 

Wensen:

• Beschrijf in welke specifieke ervaring u heeft op het gebied van bewerking van complex en op onderdelen nog ongeorganiseerd/ongestructureerd overheidsarchief in een G4 gemeente (Utrecht/Den Haag/Amsterdam/Rotterdam)
• Beschrijf in welke specifieke ervaring u heeft op het gebied van aansturen en coachen van archiefmedewerkers
• Beschrijf in welke specifieke ervaring u heeft op het gebied van samenwerking met een archiefdienst in het afstemmen van de kwaliteit van inventarissen
• Je hebt ruime ervaring met MS Word en Excel.

• Je bent betrouwbaar, doortastend, proactief in denken en doen, creatief, zelfstandig en accuraat, ook onder tijdsdruk.
• Je bent prestatie- en resultaatgericht, analytisch en praktisch.
• Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, hebt goede communicatieve vaardigheden en kunt werken in teamverband