Consultant visie fysieke archief

Er is vanuit Delfland nog geen visie op archief. De Documentaire Informatie Voorzieningfunctie is binnen Delfland gesplitst in het digitale domein en het fysieke archief. De opdracht betreft het fysieke archief. De belangrijkste vraag die w

 De belangrijkste vraag die we te beantwoorden hebben is:

• Wat is onze visie op archief?

Vragen die hier aanvullend op gesteld kunnen worden zijn:

• Willen we ons archief in eigen beheer of uitbesteden?
• Kunnen we ons archief goed borgen zonder eigen medewerkers hierop aan te stellen? Welke opties voor uitbesteden zijn er?
• Hoe verzorgen we de toegankelijkheid? (o.a. optie voor een portal)
• Welke knelpunten voorzien we op dit moment m.b.t. het fysieke archief? (nog groot deels oude documenten te digitaliseren, hoe digitaliseren we met goed recordmanagement)
• Hoe gaan we om met fysieke stukken die niet gedigitaliseerd kunnen worden? (bijvoorbeeld een schilderij of oud gereedschap)
• Zijn er knelpunten qua compliance Archiefwet?

Binnen de afdeling Facilitaire Zaken is geen geschikte capaciteit beschikbaar om de visie op archief te realiseren. Hiervoor wordt een Consultant gezocht die dit vanuit opdrachtvorm oppakt.

Deze opdracht heeft de volgende taken in scope:

• Visie op toekomst archief uitwerken en daarbij anticiperen op uitstroom archiefexpertise:
  • Visievorming
  • Alternatieven uiteenzetten (incl. kosten)
  • Marktverkenning
  • Inventarisatie benodigde acties huidige stand van zaken archief (o.a. grote hoeveelheid nog te digitaliseren documenten)
  • Opstellen besluitvormingsdocument
  • Voorbereiden eventuele aanbesteding

In de opdracht wordt nauw samengewerkt met 2 a 3 medewerkers van FZO. De consultant wordt gevraagd deze medewerkers vanuit de opdracht te laten zien hoe visievorming gerealiseerd kan worden, zodat zij hierin opgeleid worden vanuit de ‘lerende organisatie’.

In een van de meest laaggelegen en – met 1,2 miljoen inwoners en 40.000 bedrijven op 41.000 hectare – meest dichtbebouwde delen van de Randstad zorgt Delfland voor droge voeten en schoon en gezond water. Wij werken met inwoners en bedrijven aan een klimaatbestendige en prettige leefomgeving. In de afgelopen jaren heeft Delfland flinke stappen gemaakt in het voorkomen van wateroverlast, het groener maken van de leefomgeving in en om het water en het verbeteren van de waterkwaliteit.

Nederland is gevormd door water en menskracht. Door de eeuwen heen is ons land zo aangepast, dat het bestand is tegen de grillen van het water. Dijken aanleggen gebeurde in gezamenlijkheid en werd gekenmerkt door consultatie, consensus en compromis met gebiedspartners en bewoners. Delfland benut deze historische kracht optimaal bij het uitoefenen van zijn zorg voor de bewoonbaarheid van het land en de bescherming en verbetering van het leefmilieu. Daartoe staat het waterschap midden in de maatschappij en blijft het zoeken naar een optimaal maatschappelijk effect.

•  Minimaal een afgeronde Hbo-opleiding;
• Minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in Documentaire Informatie Voorziening werkzaamheden/archieffunctie;
• Minimaal twee (2) jaar werkervaring met consultancy werk of opdrachten.

• Oplossingsgerichtheid: Herkent kansen en bedreigingen, begrijpt de oorzaken en neemt afhankelijk van de concrete situatie actie en/of doet voorstellen voor oplossingen.
• Resultaatgerichtheid: Is gericht op het behalen van concrete resultaten, binnen de grenzen van tijd, budget en inzet van mensen en middelen.
• Motiverend vermogen: Vertaalt de doelen van HHD naar het eigen organisatieonderdeel en geeft richting aan, traint, inspireert en stimuleert medewerkers om hun performance te verbeteren. Is in staat veranderingen tot stand te brengen.
• Zelfstandigheid: Zonder hulp van anderen taken verrichten, proberen op eigen kracht probleemsituaties de baas te worden of handelen volgens eigen overtuiging.

• Plaats tewerkstelling: Delft
• Startdatum: 1 augustus 2023
• Aantal uren per week: gemiddeld 24 uur per week
• Looptijd overeenkomst: tot 31 december 2023