Bestuurssecretaresse / Medewerker Bestuurssecretariaat

Als bestuurssecretaresse zorg je er, samen met je 4 collega- bestuurssecretaresses, voor dat de agenda’s van ons college van burgemeester & wethouders en het management gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college van burgemeester & wethouders en het management. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties vormen een belangrijk deel van je takenpakket. Onderling stemmen jullie werkzaamheden af en zorgen jullie voor onderlinge vervanging.

Daarnaast ondersteun je bij het bestuurlijke besluitvormingsproces. Samen met de gemeentesecretaris en adviseurs bereid je de collegevergadering voor, zorg je dat de juiste stukken op het juiste moment beschikbaar zijn in het programma iBabs en na afloop van de vergadering zorg je voor de administratieve afhandeling.

Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.

Werken voor de gemeente betekent werken voor onze 47.000 inwoners. Als gemeente ondersteunen we de samenleving op allerlei gebieden. Wij werken aan de leefbaarheid van onze gemeente en kijken daarbij naar de lange termijn. Op dit moment werken we o.a. hard aan de energietransitie voor een duurzame, toekomstbestendige gemeente. Ook bereiden we ons voor op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Verschillende bouwprojecten zijn in ontwikkeling (zoals de transformatie van Soesterberg Noord, woningbouwlocatie Oude Tempel en de Dalwegvisie) en we stimuleren sporten met verschillende projecten.

Dit zijn wij
We vormen samen met 275 professionals onze organisatie. Ons doel is een toekomstbestendige organisatie te zijn en mee te bewegen met wat de samenleving nodig heeft. Dat vraagt om flexibele, lerende professionals en leidinggevenden die hen daarin stimuleren, faciliteren en de ruimte geven. Daarom staan onze medewerkers centraal; zij leveren de resultaten aan onze inwoners, ondernemers en bestuur. Werken aan een toekomstbestendig Soest doen we volgens onze drie kernwaarden: samen (met collega’s, bestuur, samenleving en partners), met vertrouwen in elkaar en daarbij leren we van de dingen die we doen en van onze omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur;
• Een afgeronde opleiding op minimala mbo niveau 4.

Wensen  (weging, totaal 100 punten)

• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse bij een gemeente (35 punten);
• Aantoonbare werkervaring met vergaderapplicatie I-babs (35 punten);
• Aantoonbare werkervaring met (ondersteuning van) bestuurlijke besluitvormingsproces bij een gemeente (30 punten).

- accuraat
- plannen en organiseren
- flexibel
- samenwerkingsgericht
- gevoel voor politieke- en organisatorische verhoudingen

• Duur: 3 maanden
• Optie tot verlenging: 2 maal 3 maanden
• Uren per week: 28 tot 36
• Start: Zo spoedig mogelijk

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: bij voorkeur op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Hybride werken is mogelijk.
De andere bestuurssecretaresses werken afwisselend thuis en op het gemeentehuis in Soest.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 5 oktober 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 4 oktober 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.