Bestuurs- en directiesecretaresse

Wat doe je als bestuurs- en directieondersteuner?

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur en directie.
• Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Je levert waar nodig, in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).

Wat vragen wij van jou?

• Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.
• Je beschikt over ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Je hebt ervaring met iBabs.
• Ervaring met kabinetstaken is een pre.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke- en communicatieve vaardigheden.
• Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
• Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.

• Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
• Kandidaat per direct te starten met de opdracht. Mits in bezit van een juiste VOG-P en ondertekende bruikleenovereenkomst voor de laptop.
• Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant.
• Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft recente ervaring met bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi-) overheidsorganisatie. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
• Kandidaat heeft recente ervaring met complex agendabeheer.
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een complexe bestuurlijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft recente ervaring met het ondersteunen van meerdere directeuren/bestuurders/wethouders tegelijk. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft recente ervaring met het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen en afspraken (denk aan: stukken verzamelen, annotaties in systeem zetten, in de gaten houden van afwikkeling). Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft recente ervaring met werken met iBabs. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft ervaring met werken met Office 365 en specifiek Teams. Dit moet blijken uit het CV.
   

Kandidaat past binnen het team, beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden op verschillende niveaus, politieke en bestuurlijke sensitiviteit, is kwaliteitsgericht en proactief, wat moet blijken uit het gesprek.

• Startdatum    14-4-2025
• Einddatum    15-7-2025
• Optie tot verlenging opmerkingen    Ja
• Aantal uur per week    36,00