Administratief medewerker

eam Beheer Openbare Ruimte en Vastgoed kenmerkt zich als enthousiast en gezellig team waar collectief en nauw met elkaar wordt samengewerkt om de openbare ruimte verder te ontwikkelen, verduurzamen en op orde te houden. Het team bestaat uit ca. 20 medewerkers die zich inzetten voor openbaar groen, kabels, leidingen en riolering, inrichting van de wegen, openbare verlichting, gemeentelijk vastgoed, speeltuinen, parkeren en GEO-informatie. Wij bieden een interessante, veelzijdige en afwisselende functie in een dynamische gemeente.
 

In deze veelzijdige nieuwe tijdelijke rol als administratief medewerker ben je de spin in het web binnen ons solide technisch georiënteerd team TORV. Wij zoeken voor deze rol een doener met lef die goed kan schakelen. Geen dag is hetzelfde door het gevarieerde takenpakket bij ons bruisende team!

• Projectondersteuning en Communicatie
  • Je biedt administratieve ondersteuning bij projecten, waaronder het bijhouden van projectmappen en communicatie.
  • Je verzamelt essentiële informatie op verzoek van de (senior) medewerkers en houdt voortgangs- en capaciteitsplanningen bij.
  • Urenverantwoordingen en facturering vallen onder jouw aandacht om de financiële voortgang te waarborgen. Je codeert en administreert de facturen.
  • Je verzorgt doeltreffende correspondentie voor de projectleiding, zoals bewonersbrieven en opleverstukken.
  • Het bewaken van bankgaranties en het signaleren van mogelijkheden en knelpunten zijn onderdeel van je proactieve aanpak.
  • Je onderhoudt contact met leveranciers, aannemers, etc. 
• Administratieve Efficiëntie
  • Je registreert en archiveert belangrijke stukken voor een gestroomlijnde documentatie.
  • Het verstrekken van gegevens en overzichten uit administraties is een van je kernverantwoordelijkheden.
  • Je zorgt voor een vlotte afhandeling van diverse administratieve taken ter ondersteuning van het team. Houdt daarbij InProcess (zaaksysteem) op orde.
  • Behandelt en verdeeld de Fixi meldingen (meldingen van burgers/ondernemers)
  • Ondersteuning bij het beheer van abonnementen en contracten valt binnen jouw takenpakket om een soepele zaakgerichte werking te garanderen.
• Secretariële Ondersteuning
  • Het organiseren van afspraken en praktische, organisatorische taken behoren tot jouw taakgebied.
  • Standaard correspondenties worden door jou met precisie verzorgd.

• Vergaderingen en Notulering
  • Als notulist zorg je voor nauwkeurige verslaglegging van vergaderingen.

• De kandidaat heeft recente aantoonbare meerjarige ervaring als administratief medewerker. Arceer het antwoord met de kleur groen.
• De kandidaat heeft relevante ervaring met facturering. Arceer het antwoord met de kleur geel.
• De kandidaat heeft enige ervaring met projectmatig werken. Arceer het antwoord met de kleur blauw.

Wensen

• Toon met je cv aan dat je meer dan 5 jaar ervaring met administratief werk.
• Je hebt ervaring met het afhandelen en coderen van facturen.
• Je hebt ervaring met (beheer- en onderhouds-) contracten in een technische omgeving.
• Wanneer je ervaring hebt als administratief medewerker (bij voorkeur binnen een beheerorganisatie zoals een gemeente c.q. corporatie is dat een pré. Arceer het antwoord.

• Je hebt goede communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk
• Je werkt accuraat

• Van 1-2-2024 t/m 31-1-2025
• Optie verlenging: 2 x 6 maanden
• Standplaats: Waalwijk
• Uren: 24 per week

Interviews vinden plaats in week 2/2024.

Toelichting op rooster: Max. 24 uur (minder uren bespreekbaar, mits meer dan 18 uur)