Als trainee functioneel beheerder ben je gepositioneerd in het Team Proces- en Informatiemanagement, dit team bestaat uit 15 mensen. Met het team zorgen we voor het verbeteren en draaiend houden van onze 'informatiefabriek'. Een veelomvattend en breed aandachtsgebied; de processen en de onderliggende informatievoorziening van onze gemeente, zowel fysiek als digitaal. Hierin trekken we zoveel mogelijk op met andere teams en waar mogelijk met onze buurgemeenten. We zijn nieuwsgierig en kiezen graag voor nieuwe wegen, ook met onze inwoners en kennisinstituten.

Je primaire rol is om de organisatie te ondersteunen bij het gebruik van het zaaksysteem. Je analyseert de processen/zaaktypen en adviseert over mogelijke verbeteringen en optimalisaties van de processen/zaaktypen. Door je kennis van het zaaksysteem en de ondersteunende informatiesystemen draag je als functioneel beheerder zorg voor de inrichting en implementatie van zaaktypen, waarbij je de gebruikers niet vergeet mee te nemen.

Je operationele functioneel beheertaken liggen vooral op (de BiSL processen) wijzigingenbeheer, specificeren en vormgeven geautomatiseerde informatievoorziening. In voorkomende gevallen vervul je de rol van projectleider.

• Het zorg dragen voor de dagelijkse operationele taken functioneel applicatiebeheer van het zaaksysteem op grond van BiSL;
• Het actief adviseren van de organisatie over toepassingsmogelijkheden;
• Het inrichten van nieuwe processen;
• Het vertalen van een proces in de praktijk naar een inrichting in het systeem;
• Het onderhouden van een professionele klant-leveranciersrelatie;
• Het signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen ten aanzien van het zaaksysteem;
• Het testen van nieuwe releases van het zaaksysteem en zorgdragen voor de implementatie;
• Het verzorgen/organiseren van trainingen over het gebruik van het zaaksysteem/zaaktypen;
• Het opstellen van gebruikersdocumentatie;
• Het opstellen van richtlijnen en procedures en toezien op het juiste gebruik van het zaaksysteem.

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus.

Onze ruim 200 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Onze organisatie is in ontwikkeling. Onder de titel ‘Focus en Ruimte’ werken we langs vier sporen waar veel onderlinge samenhang tussen zit:

• Verbeteren van het planmatig werken;
• Het verbeteren van de (ambtelijke) sturing in de organisatie;
• Ontwikkelen naar kleinere en herkenbare teams;
• Verbeteren van de samenwerking; hoe doen we het samen?

Onze gemeentelijke organisatie werkt in kleine en herkenbare teams. Elk team heeft een eigen centrale opgave. Vanaf begin 2021 zijn we daarnaast begonnen aan de omslag naar zelforganisatie. Teams zijn dus zelf verantwoordelijk voor de resultaten die zij behalen en wat daarvoor nodig is.

• Minimaal een afgeronde hbo Bachelor opleiding in de richting van informatiemanagement
• Kandidaat heeft aantoonbare stage of werkervaring in de afgelopen 3 jaar bij een gemeente
• Aantoonbare kennis van BiSL doormiddel van werkervaring of opleiding/ cursus in de afgelopen 2 jaar
• Aantoonbare ervaring met Zaaksysteem.nl (Mintlab) in de afgelopen 3 jaar
• Aantoonbare en relevante ervaring op het gebied van functioneel applicatiebeheer;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Kennis van en ervaring met gemeentelijke (werk)processen;
• Je bent adviesvaardig, accuraat, enthousiast en dienstverlenend ingesteld;
• Je hebt een hands-on mentaliteit en bent stressbestendig;
• Kennis van het zaakgericht werken en een zaaksysteem is een pré.
• Kennis van Zaaksysteem.nl (Mintlab) is een pré.

• Duur 3 maanden
• Optie tot verlenging Mogelijk maar nog niet bekend
• Uren per week 36
• Start 10 oktober 2022