Stevige project-/programmasecretaris

In het programma U-Ned werken het Rijk, de provincie Utrecht, de gemeente Utrecht en de grotere gemeenten uit de provincie (U10) samen aan een evenwichtige en samenhangende ontwikkeling van wonen, werken en bereikbaarheid in de Metropoolregio Utrecht. Dit doen we door een gezamenlijke, integrale programmering van projecten op de korte, middellange en lange termijn met als doel een gezonde en bereikbare Metropoolregio Utrecht. Zie voor een nadere toelichting ook bijgevoegd Programmaplan U-Ned.

We zijn op zoek naar een stevige project-/programmasecretaris die ons komt ondersteunen op twee onderwerpen: het programma U Ned (programmasecretaris) en het daaronder bestaande MIRT Onderzoek Utrecht (projectsecretaris).

Tot het ondersteunen van de programmadirecteur, programmasecretaris-plus en de projectleiders voor het MIRT-Onderzoek behoren ondermeer de volgende werkzaamheden:

• Complex agendabeheer voor het inplannen van diverse bijeenkomsten en overleggen (op ambtelijk, directie- en bestuurlijk niveau) inclusief de organisatorisch-logistieke aspecten zoals het boeken en vinden van ruimtes voor de sessies;
• Voorbereiden van de bijeenkomsten en overleggen (opstellen van de agenda, bijdragen aan te agenderen stukken, bijhouden van actielijsten, bijhouden van genodigdenlijsten, etc.)
• Verslaglegging van diverse teamoverleggen, werksessies en bijeenkomsten en het directeurenoverleg U-Ned;
• Rapporteren inzake de financiële afwikkeling van het MIRT Onderzoek Utrecht;
• Beheren en (doen) actualiseren van de digitale samenwerkingsruimte en de website;
• Ondersteunen bij het opstellen en verspreiden van nieuwsbrieven in samenwerking met de communicatiemedewerkers;

We zoeken voor de invulling van deze taken iemand met tenminste HBO werk- en denkniveau en enkele jaren relevante ervaring.

• Je steekt graag de handen uit de mouwen en fungeert met plezier als ‘spin in het web’ voor verschillende partijen.
• Je blinkt uit als proactief, gestructureerd en zelfstandig werkend.
• Je hebt je sporen verdiend als goede organisator, iemand die een grote werklast aan kan en overzicht weet te bewaren.
• Je ziet het als een uitdaging om je staande te houden in een dynamische en soms hectische multidisciplinaire omgeving,
• Ervaring in projecten binnen de publieke sector is een belangrijke pré

• Periode: zsm tot 1 april 2019
• Optie tot verlenging t/m december 2019
• 32 uur per week gemiddeld (verdeeld over gem. 16 uur per week voor de rol van programmasecretaris U-Ned, en gem. 16 uur per week voor de rol van projectsecretaris MIRT-Onderzoek U-Ned)