Secretaresse Bestuur en Kabinetszaken

Door het vertrek van een collega binnen Agendering en Bestuurssecretariaat is er per direct invulling nodig. Je werkt samen met nog een secretaresse voor het college van Burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Bij Agendering en Bestuurssecretariaat werken in totaal 4 medewerkers. De andere twee collega’s houden zich voornamelijk bezig met de agendering van stukken voor het college van B&W, commissies en gemeenteraad.

Je functie als Secretaresse Bestuur en Kabinetszaken is veelzijdig en boeiend. Naast het beheren van de agenda’s voor Burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris, behandel je de post voor deze personen (signaleren, afdoen, archiveren, etc.). Je verzorgt de correspondentie, je bent eerste aanspreekpunt voor bestuurders en externen die bestuurders willen spreken. Je werkt tekstverwerkingsopdrachten uit en bereidt vergaderingen voor. Andere taken zijn: bezoekers ontvangen, bijeenkomsten regelen en het bijhouden van de declaraties van bestuurders. Je werkzaamheden kabinetszaken bestaan uit onder andere uit het behandelen van aanvragen voor gemeentelijke onderscheidingen, informeren en overleggen met betrokkenen, opstellen van advies, organiseren van de uitreiking van onderscheidingen en terugkerende bijeenkomsten zoals de lokale Veteranen dag en de 4 mei herdenking. Je vervangt bij calamiteiten de collega’s die de agendering van vergaderingen B&W, commissies en raad verzorgen.

Huizen staat voor aanpakken. Voor luisteren, meedenken en meebeslissen. Voor samen het verschil maken. En werken vanuit mogelijkheden. Huizen is een dorp waar inwoners meedoen, waar we er samen voor elkaar zijn. En waar we met elkaar werken aan een ondernemende, sociale, veilige en duurzame gemeenschap. Dit doen wij vanuit onze visie op dienstverlening 'Goed geregeld, graag gedaan!' Anders gezegd, wij zijn 4G.

Huizen werkt aan grote opgaven. Een paar voorbeelden zijn de invoering van de omgevingswet, het uitbreiden van de digitalisering voor inwoners en collega's, een klimaatneutraal Huizen in 2050, het vergroten van het toerisme in Huizen als verlengstuk van de metropoolregio en dienstverlening op maat voor alle inwoners.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als (directie)secretaresse of management assistent in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente;
• Minimaal een afgeronde secretariële MBO opleiding
• Aantoonbare kennis van en/of aantoonbare werkervaring met kabinetszaken

• Snel kunnen schakelen
• Talent hebben voor organiseren
• Zorgvuldig
• Flexibel
• Representatief
• Stressbestendig
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Digitaal vaardig

• Aanvang: z.s.m.
• Duur: 2 maanden
• Uren per week: 32-36 uur