De aanleg van de Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR) betreft de realisatie van een nieuwe rondweg om de kernen Kerkdriel en Velddriel van de gemeente Maasdriel. Zie voor meer informatie over het project www.maasdriel.nl/zor

De projectvoorbereiding voor de Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR) is vanaf 2022 opgestart. Binnenkort start de juridische procedure voor het bestemmingsplan, dat einde 2024 eindigt.

Verantwoordelijkheden

Als projectsecretaris zorg je binnen het projectteam ervoor dat het en meer specifiek de projectmanager “in control” blijft en het overzicht behoudt. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten en bewaakt bijvoorbeeld ook de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteam leden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota’s en besluiten. Hiervoor initieer je een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast.

Ook zorg je voor het bijhouden van de benodigde project- en capaciteitsoverzichten en ben je het eerste aanspreekpunt voor zaken rond de ondersteuning binnen je team en ben je daarmee een belangrijke sparringpartner voor de projectmanager en andere projectteamleden. Je biedt hulp in de vorm van mails en telefoontjes beantwoorden, als vraagbaak functioneren voor allerlei samenwerkingspartners en andere bij het project betrokken professionals, notuleren bij vergaderingen en meer. Vooral de beheersbaarheid van en daarmee het overzicht over het totale pakket van taken en verantwoordelijkheden is een belangrijk aandachtspunt voor de projectsecretaris.

Ook kan aan de projectsecretaris gevraagd worden om onderzoek te doen naar specifieke onderwerpen/problemen rondom het project. Een taak is bij het uitvoeren van de voortgangscontroles, waarbij de voortgangsrapportages worden gemaakt. In voorkomende situaties treedt je op als vervanger van de projectmanager, als deze is verhinderd.

De werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:

• Ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.
• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en interne- / externe overleggen.
• Notuleren van overleggen projectteam en stuurgroep.
• Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en projectteamleden.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Organiseren van de projectadministratie en het bewaken van de kwaliteit en volledigheid hiervan.
• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en daarin een verbindende rol innemen.

• Je heb minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris van een vergelijkbaar fysiek project binnen de (semi)overheid of vergelijkbaar. *Dit mogen lossen projecten zijn echter het totaal dient 3 jaar te zijn.
• Je hebt een relevante opleiding op HBO-niveau met aantoonbare kennis van projectmanagementmethodes.
• Je hebt aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar met projectsecretariaats-werkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten.
• Je hebt aantoonbare ervaring in de afgelopen 3 jaar als project- / programma-secretaris, waarbij is samengewerkt met betrokken interne en externe partijen. Intern: betrokkenheid met projectteam, stuurgroep en veelvuldig contact met de collega’s van de afdeling Realisatie en beheer. Extern: denk aan Provincie, Waterschap, Rijk en Rijkswaterstaat.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van programma- / projectteams voor civiel technische vraagstukken, wat betreft ondersteuning van het projectteam op inhoudelijk en projectmatig gebied.

• Stressbestendig;
• Communicatief;
• Gestructureerd;
• Proactief;
• Daadkrachtig;
• Verbindend;
• Coördinerend;
• Teamspeler;
• Resultaatgericht.

• Standplaats: Gemeente Maadriel
• Startdatum: 23-10-2023
• Einddatum: 22-10-2024
• Optie tot verlenging: 2 x 1 jaar en vervolgens 6x6 maanden
• Uren per week: Gemiddeld 16 uur per week

Beschikbaarheid

De initiële looptijd van de overeenkomst is 1 jaar. Je bent inzetbaar vanaf maandag 23 oktober 2023 tot en met 22 oktober 2024 voor gemiddeld 16 per week. De vaste werkdag vormt de maandag, waarbij op de even weeknummers het fysieke teamoverleg plaatsvindt.