De organisatieonderdelen (OO) Ruimte, Stadsbedrijven en Vastgoed van de gemeente Utrecht gaan een Europese aanbesteding starten voor het inkopen van een nieuwe applicatie ter ondersteuning van project- en portfolio management en - beheersing. Naast de eerder genoemde OO’s moet de overeenkomst de mogelijkheid bieden voor uitbreiding naar andere geïnteresseerde OO’s die behoefte hebben aan een portfolio- en projectmanagement systeem.

Het project- en portfolio management en – beheersing systeem draagt in belangrijke mate bij aan de uitvoering van de Utrechtse projecten. De uitdaging voor deze opdracht is het vereenzelvigen van de diverse belangen van de diverse organisatieonderdelen en deze te vertalen naar de eisen waar ieder OO zich in kan vinden. Voor het eind van 2023 zal er in ieder geval een overeenkomst gesloten moeten zijn en bij voorkeur gestart zijn met de implementatie.

Voor het begeleiden van dit project in een complexe omgeving vragen wij een projectmanager met ervaring in het projectmatig begeleiden van Europese aanbestedingen van ICT-systemen. Deze opdracht beperkt zich in eerste instantie tot en met de gunning van een nieuw systeem. De implementatie van het gegunde systeem is mogelijk een vervolgopdracht en zal vanuit deze opdracht voorgezet kunnen worden.

Als senior projectmanager ben je verantwoordelijk voor het totale traject van het begeleiden van het projectteam voor het opstellen van een Programma van Eisen met alle requirements en het inkopen van een nieuwe applicatie voor project- en portfoliomanagement en - beheersing door middel van een Europese aanbesteding. Je werkt daarin nauw samen met een aanbestedingsexpert van de Gemeente Utrecht. De aanbestedingsexpert is specifiek verantwoordelijk voor het inhoudelijk adviseren over de aanbestedingsprocedure en het begeleiden van de aanbestedingsprocedure zelf. Jouw verantwoordelijkheid richt zich met name op het totaal aan activiteiten die op het juiste moment moeten gebeuren. Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Het opzetten van de projectorganisatie, waaronder een aanbestedingsteam, die de aanbesteding gaat ondersteunen;
• Het vaststellen scope van de aanbesteding en het project, samen met het aanbestedingsteam;
• Het bijdragen aan het opstellen van de aanbestedingsstrategie;
• Het opstellen en uitvoeren van de projectplannen en -planningen en sturing op het budget, capaciteit en planning;
• Het opstellen van functionele en non-functionele requirements, het ophalen van de klantvraag en de vertaling hiervan in een Programma van Eisen en Wensen;
• Het voeren van regie over de op te stellen aanbestedingsdocumenten en het aanbestedingsproces (waaronder nota van inlichtingen en beantwoording vragen);
• De operationele en functionele aansturing van bij het project betrokken functionarissen zoals een inkoopadviseur, architect, beheerders, projectleiders , projectondersteuners etc.;
• Afstemming over resultaten, middelen, resources en financiën met het verantwoordelijk management;
• Het bewaken van de kwaliteit van de opgeleverde projectresultaten en de conformiteit aan eisen op gebied van architectuur, security en privacy beleid;
• Het bewaken van de integriteit en integraliteit van de project producten;
• Voortgangsbewaking en rapportage.

Jij bent een ervaren projectmanager en beschikt over aantoonbare kennis en ervaring in het begeleiden van ICT-projecten en het verwerven van ICT-systemen door middel van (Europese) aanbesteding. Hierdoor ben je in korte tijd in staat om een adequate projectorganisatie vorm te geven en het aanbestedingsproces in gang te zetten. Je bent resultaatgericht, communiceert effectief en weet werkgroep-leden en andere betrokkenen te motiveren om een goede bijdrage te leveren.

• Een afgeronde HBO of WO-opleiding;
• IPMA-B of vergelijkbare aanvullende opleidingen;
• Meerjarige recente ervaring (5 jaar) als senior projectmanager met complexe ICT-projecten, waarbij ervaring met het implementeren van een planningssysteem een pre is;
• Meerjarige recente ervaring (5 jaar) als senior projectmanager van Europese aanbestedingstrajecten vanaf behoefte stelling tot en met gunning, bij voorkeur in een (G4) gemeente of andere een (semi) overheidsinstelling;
• Ervaring met agile werkmethoden is een pre;
• Kennis over IT-architectuurprincipes als Common Ground is een pre.

• Resultaatgerichtheid;
• Samenwerken;
• Communicatief vaardig;
• Pro-actief;
• Zorgvuldig;
• Toegankelijk;
• Planmatig werken;
• Omgevingsbewust.

• Periode: Zo spoedig mogelijk tm 31-12-2023 met 17 verlengingsopties van 1 maand,
• Belasting: 24 - 30 uur per week gemiddeld, afhankelijk van de fase van het project