Projectleider Procesmanagement

Ruim 1200 medewerkers werken op diverse beleidsterreinen samen aan een beter en mooier Gelderland voor bijna twee miljoen inwoners. De grootste provincie van Nederland is als overheidsorganisatie en als werkgever sterk in ontwikkeling. Daarom zoeken we naar medewerkers die verantwoordelijkheid nemen voor doelen en resultaten in hun werk.

Bedrijfsvoering is een onderdeel van Provincie Gelderland waarin medewerkers dienstverlenend zijn aan anderen binnen de organisatie, aan elkaar en in kleine mate aan anderen buiten de organisatie. Bedrijfsvoering bestaat uit de afdelingen: Communicatie, Facilitaire Dienstverlening (FD), Financiën, Informatievoorziening en Automatisering (I&A) en Personeel en Organisatie (P&O), waar in totaal ongeveer 600 mensen werken.

De werkzaamheden zijn facilitair ten opzichte van de provinciale organisatie, maar worden ook beïnvloed van buitenaf. Er wordt samengewerkt aan zeker 300 verschillende producten en diensten die gevraagd en aangeboden worden.

Procesmanagement binnen Bedrijfsvoering vindt al wel plaats, maar richt zich nog voornamelijk op de eigen afdeling of op het eigen team. De manier waarop procesmanagement aangepakt wordt varieert enorm.

Deze verschillen, in combinatie met processen die losse eindjes bevatten, maken het lastig om processen op elkaar af te stemmen. Het ontbreekt de afdelingen ook aan tijd om echt tot elkaar te komen.

Niet alleen per afdeling wordt procesmanagement anders aangepakt, ook individueel hebben mensen een heel verschillend beeld van procesmanagement en de voordelen die ermee te behalen zijn. Er is geen gedragen visie op procesmanagement binnen heel Bedrijfsvoering. Om een procesmanagementorganisatie goed in te richten is tijd en capaciteit nodig, maar de meesten zouden het liefst meteen van start gaan.

Procesmanagement draagt in de ogen van Provincie Gelderland bij aan een verbetering van de dienstverlening, want het helpt te bepalen hoe de kwaliteit verbeterd kan worden en om snel in te kunnen spelen op veranderingen.

Om die redenen wil Provincie Gelderland procesmanagement integraal en uniform aanpakken en ondersteund worden bij de onderliggende doelen. Om van elkaar te leren, om de verbinding te kunnen leggen tussen de processen, om met de vastgelegde processen te kunnen communiceren over wat er binnen Bedrijfsvoering gebeurt en om te meten wat de prestaties zijn en of de klanttevredenheid verandert.

Provincie Gelderland wil niet alles wat er gebeurt binnen Bedrijfsvoering in detail vastleggen. De belangrijke processen moeten juist beschreven worden. Dit zijn de klant-tot-klant processen. Hierbij moet per proces een proceseigenaar aangesteld worden en moet er duidelijkheid komen wat diens bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn.

Taken en verantwoordelijkheden van de Projectleider Procesmanagement:

• De projectleider is het aanspreekpunt voor de verschillende belanghebbenden en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht en de oplevering van het resultaat.
• De projectleider zet de procesmanagementorganisatie op, met zowel interne als externe mensen en is verantwoordelijk voor de samenwerking binnen dat team en voor de coaching van de teamleden.
• De projectleider creëert overzicht, onderhoudt de relatie met Opdrachtgever en signaleert risico’s die het project in gevaar kunnen brengen.
• Verder zorgt de projectleider voor afstemming tussen de verschillende afdelingen.

Wij zoeken iemand met daadkracht: om echt dingen voor elkaar te krijgen, om iedereen erbij te betrekken en om keuzes af te dwingen welke processen beschreven gaan worden. En hij/zij moet pragmatisch ingesteld zijn: zelf een eerste opzet maken van een procesbeschrijving om het wiel aan het draaien te krijgen of het later reviewen van gemaakte procesbeschrijvingen. Deze taken behoren ook tot zijn/haar takenpakket.

•  de afgelopen twee jaar niet in dienst geweest van provincie Gelderland.
• minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• minimaal 4 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2010-2018) met het leiding geven aan projecten (als projectleider) op het gebied van procesmanagement.
• ervaring (opgedaan in de periode 2010-2018) in het leidinggeven aan een project waarbij een samenwerking en een gedeelde visie zijn bereikt (doorvoeren van een verandering) tussen verschillende afdelingen en/of disciplines.

1. Communicatieve vaardigheden: Je bent in staat tot het overdragen en ontvangen van boodschappen in woord, geschrift en/of non-verbaal, zowel binnen als buiten het project. Je kunt goed uit de voeten met verschillende gesprekpartners met verschillende belangen en bent in staat om mensen mee te nemen.

2. Proactief/initiatief nemend: Je signaleert kansen en handelt daarnaar. Hiermee begin je liever uit jezelf, dan dat je passief afwacht.

3. Samenbindend leiderschap: Je geeft richting en sturing aan een groep, onder meer door het stellen van doelen. Bovendien breng je doeltreffende samenwerkingsverbanden tot stand en handhaaf je deze.

4. Organisatiesensitiviteit: Je onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie. Je houd niet alleen rekening met de formele en hiërarchische lijnen, maar je hebt ook een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en gedragingen van mensen. Je begrijpt dat er verschillende meningen en belangen zijn en dat machtsfactoren een rol spelen. Je weet hoe je daar mee om moet gaan als je in een organisatie iets voor elkaar wilt krijgen.

5. Overtuigingskracht: Je gedrag is erop gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en om instemming te verkrijgen met bepaalde plannen, ideeën of producten.

• Standplaats: Arnhem
• Startdatum: 01-01-2019
• Einddatum: 31-12-2019
• Optie tot verlenging: 2 x 12 maanden
• Uren per week: 36 - 40 uur