Projectleider optimalisering en inrichting facilitaire dienstverlening

Nieuw

Functie omschrijving

We zoeken een projectleider/adviseur met kennis en ervaring in facilitaire dienstverlening en ondersteuning (breed) in organisaties en die zicht heeft op recente (technologische) ontwikkelingen in dit vakgebied. Als je ook ervaring hebt met de organisatie inrichting van facilitaire werkzaamheden en processen, een handson mentaliteit hebt en kunt verbinden met mensen, dan zijn we zeker op zoek naar jou.

De vraag binnen deze opdracht bestaat uit twee onderdelen:

  1. Het bode team
  • Gezien de personele samenstelling en aanstaande personele uitstroom van het Bode team ligt, naast de opgave in het toekomstbestendig organiseren van deze werkzaamheden ook, de opgave in het op korte termijn anticiperen in het organiseren van de werkzaamheden binnen het team.
  • De opdracht is om, in afstemming met de bodes, te komen tot keuzes in het 'hier en nu' voor (slimme en praktische) oplossingen die meegenomen worden in het toekomstbestendig organiseren van de werkzaamheden en processen.
  • Helder maken wat dit betekent in het kader van de aanstaande personele uitstroom. Of, en zo ja met welke werkzaamheden, ontstane vacatures ingevuld moeten worden.
  • Daadwerkelijk organiseren en in gang zetten van een aantal gekozen oplossingen.
  • Randvoorwaarden voor de gekozen oplossingen zijn:
    • Dragen bij aan de duurzame inzetbaarheid van de betreffende medewerkers.
    • Past binnen bestaande functieprofielen en het sturingsconcept van de gemeente Barneveld.
    • Past bij de organisatievisie en -doelstelling, "Blij met Barneveld" en het Dienstverleningsconcept.

Dit gaat om de inhoudelijke werkzaamheden en processen van het Bode team. De personele verantwoordelijkheid voor de medewerkers van het Bode team ligt bij een teamleider vanuit de organisatie.

2. Inventarisatie en advies toekomstbesteding organiseren facilitaire werkzaamheden en processen

  • In kaart brengen van alle facilitaire werkzaamheden en processen. Je kunt hierbij denken aan onder andere kantoorartikelen, gebouwenbeheer gemeentehuis, post proces, beheer vergaderzalen, beheer multifunctionals etc.
  • Je werkt in nauwe afstemming met de bodes, betrokken teamleiders en andere medewerkers in dit werkgebied.
  • In deze inventarisatie is in ieder geval opgenomen:
    • Positionering, eigenaarschap en verantwoordelijkheden van processen en werkzaamheden.
    • Samenwerking en verbanden tussen teams en werkzaamheden.
    • Huidige inzet van technologie.
  • Opstellen van verbeterkansen door gebruik van slimme technologie, anders organiseren, welke dienstverlening wel en niet (zelf) geleverd wordt. Waar nodig opstellen van business cases.
  • Vanuit de analyse en verbeterkansen opstellen van een advies met daarin:
    • voorstel voor toekomstbestendige werkwijzen en processen binnen onze facilitaire dienstverlening;
    • wijze van organiseren, inrichten en borging in de organisatie;
    • planning en financiële vertaling;
    • randvoorwaarden voor het advies zijn:
      • past binnen het sturingsconcept van de gemeente Barneveld;
      • het advies draagt bij aan de organisatievisie en -doelstelling, "Blij met Barneveld" en het Dienstverleningsconcept;
      • meenemen relatie met de Huisvestingsvisie.

Vanuit de inventarisatie en het advies behoort een vervolg van de opdracht voor het implementeren van het advies tot de mogelijkheden.

Werkzaamheden

Om de ontwikkelingen beschreven in het Groeiplan en waar Barneveld voor staat beter te faciliteren is gekozen voor herijking van de teamindeling. Deze nieuwe teamindeling is ingegaan per 1 januari 2023. Vanuit het sturingsconcept zijn voor de nieuwe teamindeling onder andere de volgende uitgangspunten leidend:

  • Elke medewerker heeft een teamleider;
  • Teams hebben een omvang van ca 15 – 25 mensen;
  • Teams functioneren als ‘thuisteam’, de werkzaamheden vinden in verschillende samenwerkingen plaats zoals programma’s en projecten;
  • Waar mogelijk worden werkzaamheden en processen ‘slimmer’ georganiseerd.

De facilitaire werkzaamheden en processen zijn georganiseerd in verschillende teams. Dit zijn onder andere het Bode team en het team Catering en andere facilitaire werkzaamheden zijn ondergebracht in andere teams in de organisatie. Voor het Bode en Catering team zal de herijking van de teamindeling in 2023 plaatsvinden.
Deze keuze is gemaakt omdat de facilitaire werkzaamheden en processen eerst goed in kaart gebracht moeten worden om vervolgens keuzes te kunnen maken in het optimaliseren en toekomstbestendig organiseren.

Om de ontwikkelingen beschreven in het Groeiplan en waar Barneveld voor staat beter te faciliteren is gekozen voor herijking van de teamindeling. Deze nieuwe teamindeling is ingegaan per 1 januari 2023. Vanuit het sturingsconcept zijn voor de nieuwe teamindeling onder andere de volgende uitgangspunten leidend:

  • Elke medewerker heeft een teamleider;
  • Teams hebben een omvang van ca 15 – 25 mensen;
  • Teams functioneren als ‘thuisteam’, de werkzaamheden vinden in verschillende samenwerkingen plaats zoals programma’s en projecten;
  • Waar mogelijk worden werkzaamheden en processen ‘slimmer’ georganiseerd.

De facilitaire werkzaamheden en processen zijn georganiseerd in verschillende teams. Dit zijn onder andere het Bode team en het team Catering en andere facilitaire werkzaamheden zijn ondergebracht in andere teams in de organisatie. Voor het Bode en Catering team zal de herijking van de teamindeling in 2023 plaatsvinden.
Deze keuze is gemaakt omdat de facilitaire werkzaamheden en processen eerst goed in kaart gebracht moeten worden om vervolgens keuzes te kunnen maken in het optimaliseren en toekomstbestendig organiseren.

De opdrachtgever(s)

De gemeente Barneveld is een veelzijdige, slagvaardige en flexibele organisatie, die actief inspeelt op ontwikkelingen in de maatschappij. Dit doen we met medewerkers die trots zijn op hun vak. We werken vanuit het besef, dat de gemeente dienstverlenend is en vanuit de inwoners denkt. We willen dat onze inwoners in al hun klantcontacten ervaren "Blij met Barneveld" te zijn.
Om de ambities uit 'Blij met Barneveld' met kracht te kunnen doorzetten en meer zichtbaar te maken, is het Groeiplan 2021-2025 opgesteld. Het Groeiplan helpt de gezamenlijke richting te zien in de ontwikkeling waar Barneveld voor staat, geeft de interne en externe ontwikkeling weer en de benodigde doelen en activiteiten. De stip op de horizon, de weg waar we naar toe bewegen.

Functie eisen

  • Kennis van facilitaire dienstverlening in organisaties (op cv aantoonbaar).
  • HBO+ werk- en denkniveau.
  • (Meerjarige) ervaring in vergelijkbare rollen en opdrachten (op cv aantoonbaar).
  • Heldere en concrete visie op facilitaire dienstverlening en gastheer-/gastvrouwschap.
  • Aantoonbare ervaring met organiseren en implementeren van oplossingen.
  • In staat om visie, analyse en uitvoering met elkaar te verbinden.
  • Gevoel voor verhoudingen binnen een decentrale overheidsorganisatie.

Competenties

  • handson mentaliteit;
  • verbinder.

Extra info

  • Startdatum 15-02-2023
  • Einddatum 30-06-2023
  • Optie tot verlenging ja, per keer met 3 maanden
  • Uren per week 28 - 32

Locatie

barneveld

Publicatiedatum

27.01.2023

Publicatie eindigt

07.02.2023

Contactpersoon

Foeken

Van loondienst naar zelfstandiger?

Ben je nog in vaste dienst, maar je wilt als zzp' er voor jezelf beginnen? Spannende beslissing! Wij helpen je graag bij de overstap van een vaste baan naar een zzp, freelance, interim of detachering opdracht!

ZTalks gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.