In deze opdrachtomschrijving schetsen wij wat er nog moet gebeuren op het gebied van de gezamenlijke implementatie van de Wet open overheid, de Wet elektronische publicaties en het Besluit digitale toegankelijkheid. De gemeenten zijn in februari 2022 gestart met het opstellen van een gezamenlijk projectplan, onder leiding van een externe projectleider. De huidige opdracht betreft een vervolgopdracht waarbij de nieuw aan te trekken projectleider of programmamanager op basis van een reeds opgesteld Plan van Aanpak verder aan de slag kan met het uitwerken van het project of programma (hierna kortheidshalve: project) en de diverse onderdelen daarvan.

Allereerst geven we een korte inhoudelijke inleiding op de 3 wettelijke kaders die aanleiding vormen voor het uitvoeren van dit implementatieproject.

Wet Open Overheid (Woo)
De Woo is halverwege oktober 2021 na geruime tijd door de Eerste Kamer vastgesteld en is op 1 mei 2022 in werking getreden. Daarmee is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervallen. Het belangrijkste verschil tussen de Wob en de Woo is dat bestuursorganen verplicht zijn om elf categorieën documenten gefaseerd actief openbaar te maken. Daarnaast eist de Woo dat de digitale informatiehuishouding op orde is. De plicht om op verzoek informatie te openbaren zoals ook in de Wob van toepassing (passieve openbaarmaking), is blijven bestaan. Ook rust er op bestuursorganen een inspanningsverplichting om bepaalde categorieën documenten waaronder handhavingsbeleid actief te openbaren. De Woo bestaat aldus uit twee nieuwe elementen: a) het actief openbaar maken van documenten in elf informatiecategorieën; b) het op orde brengen van de informatiehuishouding.

Wet elektronische publicaties (Wep)
De Wet elektronische publicaties is per 1 juli 2021 in werking getreden en verplicht overheden om bepaalde soorten documenten te ontsluiten in het digitale Gemeenteblad dat op www.officielebekendmakingen.nl in te zien valt.

Besluit digitale toegankelijkheid overheid
De Europese Unie heeft de Europese Richtlijn Digitale Toegankelijkheid opgesteld, die is in het Besluit digitale toegankelijkheid overheid (BDTO) omgezet naar Nederlandse wetgeving. Hierdoor zijn gemeenten verplicht om hun websites, mobiele applicaties en intra- en extranetten actief digitaal toegankelijk te maken voor iedereen. Doel is mensen met een functiebeperking betere toegang te geven tot digitale dienstverlening van de overheid.

Overheidsinstanties moeten sinds 23 september 2020 hun websites op orde hebben, en sinds juni 2021 hun apps.

Verkenningen
Voor alle drie de wettelijke kaders geldt dat er in een eerder stadium een zogenaamde ‘verkenning’ is uitgevoerd – een inhoudelijk diepgaande impactanalyse: wat betekenen deze kaders inhoudelijk én voor onze organisaties.

Gezamenlijke aanpak
De regionale keuze is gemaakt om alle verplichtingen die voortvloeien uit de drie hierboven toegelichte wettelijke kaders mee te nemen in dit implementatieproject. De opzet is dus een gezamenlijk en gecoördineerd implementatieproject voor de Woo, Wep en BDTO.

Waar komt deze keuze uit voort ?
We merken dat de inhoudelijke verplichtingen zodanig met elkaar samenhangen dat het niet goed voelt om de implementaties ‘los te knippen’ van elkaar. Alle drie de wettelijke kaders gaan over hoe transparant en toegankelijk (op informatiegebied althans) wij als overheid willen zijn. Je zou dus kunnen zeggen dat alle drie de wettelijke kaders vanuit dezelfde gedachte op zijn geschreven. Het lijkt ons daarom niet alleen logisch, maar zelfs resultaatversterkend werken als je de implementatie van die drie wettelijke kaders gezamenlijk oppakt.

Bijvoorbeeld: een deel van de inventarisatie die je in het kader van de Woo én Wep gaat doen om in kaart te brengen hoe bepaalde type documenten nu gepubliceerd worden, en hoe dit in de toekomst moet, valt samen omdat het om dezelfde type documenten gaat (o.a. beleidsregels). Onze inschatting is dat een groot deel van de uit te voeren werkzaamheden op eenzelfde manier samenvalt of minstens invloed heeft op elkaar. Ook indien je niet zozeer kijkt naar ‘wat er moet’ maar meer naar ‘wat we willen’ hangen die drie wettelijke kaders met elkaar samen. Stel dat je in het kader van de Woo al vroegtijdig wil voldoen aan één van de verplichtingen, namelijk het publiceren van Wob-/Woo-verzoeken op onze eigen website, loop je aan tegen de toegankelijkheidseisen van de website die voortvloeien uit het BDTO.

Daar waar we de Woo, Wep en BDTO in één project willen onderbrengen, geldt dat in principe niet voor de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Waar de Woo en de Wep gaan over onze informatie naar buiten toebrengen en BDTO over de manier waarop we dat doen, gaat de Wmebv over informatie van onze klanten naar binnen laten komen. De overeenkomst is wel dat Team Informatiebeheer en archivering en het documentmanagementsysteem JOIN in alle wetten een grote rol hebben. Daarnaast zijn veel werkzaamheden die in het kader van de BDTO worden opgepakt ook nodig voor de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Het is daarom raadzaam om te zorgen voor verbinding tussen de projecten.

Relatie tussen uitfasering CE-wall en de drie nieuwe wetten
De uitfasering van CE-wall, het huidige verouderde mailarchief systeem, valt niet binnen de scope van dit project, maar is wel gerelateerd. CE-wall voldoet niet aan de Archiefwet en de AVG en (straks) ook niet aan de Woo en de Wep. Komend halfjaar wordt een alternatief geïmplementeerd. Dit moet voldoen aan het nieuwe beleid omtrent informatiehuishouding, dat ook voor de Woo en de Wep nodig is.

Met dit project worden verschillende producten gerealiseerd. De onderhavige uitvraag betreft met name de uitvoerende fase. De voorbereidende fase is bijna afgerond en heeft geresulteerd in een Plan van Aanpak dat op dit moment nog moet worden goedgekeurd door de regionale stuurgroep..

• Plan van aanpak gereed
  • Aanpak van de implementatie van de Wet open overheid, Wet elektronische publicaties en het Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid
• Financiën geregeld
  • Begroting en dekking. Dit is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. De projectmanager ondersteunt dit.
• Projectteam compleet
• Alle rollen van het project zijn bezet en iedereen is in voldoende mate beschikbaar om bij te dragen aan de uitvoering van het project

Uitvoerende fase

• Uitvoering plan van aanpak
  • Uitvoering plan van aanpak
• Beschreven processen
  • De ten behoeve de 11 verplicht actief openbaar te maken categorieën documenten benodigde processen zijn bekend en beschreven.
• Documenten kunnen gepubliceerd worden
  • De 11 verplicht actief openbaar te maken categorieën documenten kunnen gepubliceerd worden op PLOOI. De documenten zijn tevens te ontsluiten in het digitale Gemeenteblad.
• Digitale toegankelijkheid geregeld
  • Alle websites, mobiele applicaties en intra- en extranetten zijn digitaal toegankelijk voor iedereen, inclusief daarop gepubliceerde documenten.
• Geïnformeerde en geïnstrueerde medewerkers
  • Alle medewerkers zijn geïnformeerd over de inhoud van de betreffende wetten en zijn of haar taken daarin en ze zijn daarvoor geïnstrueerd.

Overdracht, evaluatie en afronding

• Evaluatie wordt uitgevoerd.
  • Het project wordt geëvalueerd met alle betrokkenen.
• Overdracht naar de lijn is geregeld.
  • De projectorganisatie wordt opgeheven en de verantwoordelijkheid is overgedragen aan de lijn.

Projectstructuur en projectleider
Voor ons staat het vast dat, omdat de implementatie van de Woo en BDTO een maatschappelijke opgave is, het eigenaarschap bij de gemeenten ligt. Ook de kennis van de organisatie en de werkprocessen is aanwezig bij de gemeenten. Vanuit de vier gemeenten is daarom één regionaal opdrachtgever benoemd, te weten afdelingsmanager Strategie, Middelen en Control van gemeente Leiden, Richard Vrieling.

De kennis en kunde wat betreft het leiden van projecten en de informatiehuishouding is daarentegen aanwezig bij het Servicepunt71. De projectmanager zal daarom aangetrokken worden door Servicepunt71 en onder regie van de regionaal opdrachtgever opereren. Tezamen zullen zij een keuze maken in (verdere) projectstructuur en - aansturing.

Gelet op de reeds zeer ruime voorbereidingstijd van dit project, willen we hier graag aanstippen dat de projectstructuur en -aansturing daadwerkelijk helpend moeten zijn bij de realisatie van de projectresultaten. Dat geldt natuurlijk altijd, maar zeker deze drie onderwerpen verdienen het om éindelijk mee aan de slag te gaan. Kennelijk hebben alle drie de onderwerpen het risico in zich dat er lang wordt geanalyseerd en over gesproken, maar dat het daadwerkelijk opstarten van de uitvoering op zich laat wachten. Ons dringende advies aan opdrachtgever en projectleider is daarom dan ook dat zij deze voorgeschiedenis meenemen bij het maken van keuzes wat betreft de projectstructuur en -aansturing.

Uitgangspunten voor de inrichting van de sturing en afstemming op dit project:

• Een Leidse stuurgroep in te richten, waarin de managers/belangrijke vertegenwoordigers van de verschillende betrokken disciplines zitten (Team Informatiebeheer en archivering, Informatiemanagement, organisatie-/werkproces adviseur, Juridische zaken)
• Voor regionale afstemming de regionale stuurgroep te gebruiken.
• Een gebruikersgroep in te richten met medewerkers uit de lijn, zodat de lijntjes kort zijn
• Voor de deelnemende gemeenten te kijken
• afhankelijk van onder meer ambitieniveau en beschikbare capaciteit
• of er bijvoorbeeld een coördinator of coördinerende werkgroep wordt aangewezen die verantwoordelijk is voor de lokale uitvoering van de maatregelen en als het ware onder de regionale projectmanager opereren.

• HBO / WO werk- en denkniveau hebben
• Tenminste 3 jaar werkervaring hebben in een sturende rol, als leidinggevende, projectleider of programmamanager.
• Ruime werkervaring hebben binnen overheden en het liefst binnen gemeenten;
• Goede kennis hebben van de gemeentelijke werkprocessen;
• Ruime werkervaring hebben met organisatieveranderingstrajecten;
• Planmatig kunnen werken

• HBO / WO werk- en denkniveau hebben
• Tenminste 3 jaar werkervaring hebben in een sturende rol, als leidinggevende, projectleider of programmamanager.
• Ruime werkervaring hebben binnen overheden en het liefst binnen gemeenten;
• Goede kennis hebben van de gemeentelijke werkprocessen;
• Ruime werkervaring hebben met organisatieveranderingstrajecten;
• Planmatig kunnen werken

• Op een ondernemende en resultaatgerichte manier een implementatie kunnen laten slagen;
• Open, eerlijk, tijdig en transparant communiceren naar alle betrokkenen: “doe wat je zegt en zeg wat je doet”;
• Hoofd- en bijzaken van elkaar kunnen scheiden;
• Politieke- en organisatiesensitiviteit hebben;
• Flexibel zijn: “als het niet kan zoals het moet dan moet het zoals het kan”;
• Lijnmanagement kunnen adviseren over optimalisatiemogelijkheden m.b.t. het werk(proces);
• In staat de verschillende belangen en belanghebbenden te onderkennen en mogelijke tegenstellingen om te zetten naar heldere beslispunten;
• Draagvlak kunnen creëren bij managers en medewerkers.

• Duur opdracht + verlenging 4 maanden met optie tot verlenging van 6 keer 4 maanden
• Uren per week 24 uur per week