Projectleider IV/ICT Sport en Bos

Bij directie Sport en Bos worden in 2019 een groot en enkele kleinere projecten uitgevoerd ter verbetering van de informatievoorziening en ICT-dienstverlening op het terrein van Sport en Bos. Het grootste project betreft de aanbesteding van het verhuursysteem voor de sportaccomodaties. Om van deze projecten een succes te maken, zijn we op zoek naar een stevige projectmanager.

Voor de pakketselectie en verwerving van het verhuursysteem, is het nodig dat de projectmanager richting kan geven aan de inkoopstrategie. Daarbij is ervaring met verschillende vormen van Europese Aanbestedingen van belang. Jij bent een projectmanager die begrijpt dat het juiste selectieproces belangrijker is dan het aantal pagina's van het requirements document.

De implementatie van het systeem, zal de karakteristieken hebben van een organisatieverandering, en als projectmanager ben jij in staat om iedereen mee te krijgen in de nieuwe werkwijze. Je project is pas af als de collega's van Sport en Bos het verhuursysteem echt gebruiken. Als veranderaar ben je doortastend en vasthoudend, met oog voor de relatie.

Dat alles doe je in samenwerking met Sport en Bos en de afdeling IV. Als vertegenwoordiger van de afdeling IV, waak je ervoor dat in het project de IV kaders worden meegenomen. Niet omdat het moet, maar omdat ze bijdragen aan een betere, veiliger en goed beheerd verhuursysteem.

Als projectmanager doe je alle werkzaamheden die nodig zijn om van het project een succes te maken, en om het project adequaat door het amsterdamse Projectmanagement-proces (PPM) te loodsen. Een greep uit de werkzaamheden:

• Voorbereiden aanbestedingsstukken, zoals nota's van inlichtingen en berichten van afwijzing en gunning
• Richting geven aan en coördinatie van het inkoopproces inclusief de planning, gunning t/m de implementatie, in nauwe samenwerking met de leadbuyer.
• Inhoudelijk advies strategische inkoopbesluiten, onder andere t.a.v. de wachtkamerregeling en beoogde samenwerking tussen en met leveranciers
• Pro-actief managen van de randvoorwaarden en afhankelijkheden en hierover rapporteren
• De implementatie van het verhuursysteem en zorg dragen voor de bijhorende procesverandering.
• Verder zijn er nog projecten voorde doorontwikkeling van het CRM-systeem, het implementeren van een nieuwe roosterapplicatie, de automatisering van de Boswinkel en de evenementregistratie in het Amsterdamse Bos

Verantwoording en kwaliteitsmanagement conform het Amsterdamse PPM-proces.
 
De projectleider zal richting en sturing geven aan het realiseren van de  projecten.  Hieraan werken vanuit het Sportpunt en vanuit de afdeling Informatievoorziening verschillende medewerkers mee. Ter bewaking van voortgang en samenhang, is het inrichten van een projectorganisatie en strakke leiding nodig.

De projectmanager wordt op het gebied van aanbestedingen juridisch en inkooptechnisch ondersteund door de Lead Buyer, voor ondersteuning op het gebied van het Amsterdamse projectmanagementproces en andere inhoudelijke projectondersteuning is er een Project Management Office.
 

Gemeente Amsterdam
De gemeente Amsterdam heeft grote verantwoordelijkheden op het terrein van onder andere zorg, jeugd en werk. Zoals onderwijs, gezondheid, diversiteit, anti-discriminatie, jeugdwerkloosheid, sport, de Sporthallen Zuid, het Amsterdamse Bos, armoedebestrijding, schuldhulpverlening en nog veel meer.

Cluster Sociaal
Cluster Sociaal is zo ingericht dat het daarnaast optimaal de wetten op die terreinen kan uitvoeren. De gemeente streeft daarbij naar een excellente en eenduidige dienstverlening aan alle Amsterdammers, waaronder ook de kwetsbare Amsterdammers, in verschillende fasen en facetten van hun leven. Het cluster Sociaal is een complex domein met een grote diversiteit aan onderwerpen en aan maatschappelijke partners. Om succesvol te kunnen zijn in haar taakuitvoering en haar maatschappelijke opgave, is nauwkeurige samenwerking en betrokkenheid noodzakelijk.
Het cluster Sociaal bestaat uit acht organisatieonderdelen.

Sport en Bos
Sport en Bos is het centrale orgaan binnen de gemeente Amsterdam waarbinnen de gemeentelijke organisatie van de sport en het Amsterdamse Bos is onder gebracht.

De directie Sport en Bos richt zich op het faciliteren, stimuleren en initiëren van zowel laagdrempelige sport als topsportactiviteiten en draagt zorg voor goede randvoorwaarden zoals veilige, betaalbare en kwalitatief hoogwaardige sportvoorzieningen. In de programma's sportstimulering is er extra aandacht voor jeugd, ouderen, mensen met een beperking en andere kwetsbare Amsterdammers.

De directie Sport en Bos draagt zorg het opstellen van het sportbeleid van de gemeente Amsterdam en verzorgt de uitvoering van taken die niet zijn uitbesteed aan stichtingen en organisaties. Daartoe zijn de taken geordend naar vier bedrijfsprocessen: • Topsport en evenementen;
• Sportstimulering;
• Facilitair beheer en dienstverlening;
• Accommodaties en openbare ruimte. 
Afdeling Sportpunt
Het zwaartepunt van de projecten ligt bij de afdeling Sportpunt. Deze afdeling is de spil in het functioneren van de sportorganisatie en heeft nauwe werkrelaties met alle sportafdelingen in de stad. Een belangrijke ontwikkelopgave betreft de afstemming en coördinatie op de communicatie (aanhaken op/afstemmen met 14020) en de informatievoorziening die stadsbreed vorm krijgt. Het beter benutten van sportfaciliteiten en -mogelijkheden door intensiveringsmanagement en marketing en sales is een belangrijk  aandachtsveld. Overige ontwikkelpunten zijn de doorontwikkeling van het centraal verhuurloket, de tarievenstructuur, centraal applicatiebeheer en contractmanagement.
 

• minimaal over aantoonbaar hbo of academisch werk- en denkniveau opgedaan door minimaal 5 jaar relevante werkervaring en/of minimaal een behaald hbo-/wo-diploma (bijvoorbeeld Master of Information Management)
• beschikbaar per 15 januari 2018 tot 1 december 2019. Het aantal uren is 36 uur per week.
• recent in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan binnen het IV/ICT-werkveld bij een 100.000+ gemeente waarbij de nadruk ligt op het snijvlak van business en IV en het aanschaffen en inrichten van standaardapplicaties.
• in staat om resultaatgericht te werken in een complexe, bureaucratische werkomgeving met verschillende stakeholders. Daarbij is de kandidaat in staat om draagvlak te creëren en gebruikers mee te krijgen in het implementatietraject. Dit doet de kandidaat met enige creativiteit.
• minimaal 2 jaar ervaring, recent opgedaan in de afgelopen 5 jaar, met verschillende Europese aanbestedingsvormen.

• ervaring met software implementatie binnen een complexe organisatie
• ervaring binnen een veranderopgave binnen een complexe organisatie

• Startdatum: Z.s.m. na gunning
• Einddatum: Juni 2019
• Werklocatie: Met name Jodenbreestraat 25. Amsterdam
• Aantal fte: 1
• Aantal uren per week: 36
• Optie tot verlenging: ja, 6 maanden