Om professioneel assetmanagement uit te voeren is actuele en juiste informatie cruciaal. Informatie gevat in data, maar zeker ook in documenten. Gemeente Amsterdam is toe aan de volgende stap om ook de juiste passende informatiesystemen te selecteren en implementeren in onze assetmanagementorganisatie. Dit in samenhang met de processen, rollen en informatiebehoefte van iedereen in de beheerorganisatie van de gemeente Amsterdam. Op sommige onderdelen is dit al verder uitgewerkt en concreet gemaakt; andere verdienen nog aandacht.
Amsterdam heeft duizenden objecten in beheer, waarvan het grootste deel van de informatie vastgelegd is in documenten. Documentbeheer moet op een steeds professionelere manier vormgegeven gaan worden. Daarnaast wordt ingezet op de BIM-methodiek, waarbij we niet alleen de objecten buiten opgeleverd krijgen, maar ook de data en documenten hierover. Professionele omgang met de documenthuishouding is voorwaarde om de veiligheid en de instandhouding van de objecten buiten te waarborgen. Beheerders moeten overal over dezelfde informatie kunnen beschikken.

Amsterdam heeft al meerdere Documentmanagementsystemen in huis; aan jou de opdracht om zo snel mogelijk deze applicaties tegen het programma van eisen voor assetdocumentatie te houden. En indien blijkt dat we nog geen passend systeem of set van systemen hebben; dan kom je met een aanpak hoe we dit wel kunnen vormgeven. Belangrijk is dat de documenten verbonden zijn aan de "paspoortdata" van de betreffende asset. Dat betekent dat het DMS technisch moet koppelen met de objectregistratie in de applicatie waarin de unieke identificatie van een object wordt vastgelegd, zodat gegevens en documentatie als een logisch geheel van "Assetdata" in samenhang onderhouden kunnen worden. Nadat je in samenspraak met de assetteams bent gekomen tot een systeemkeuze, ga je aan de slag om dit systeem ingericht en geïmplementeerd te krijgen

Wij zoeken…
De documentenwereld van assets kent voor jou geen geheimen. Tekeningen, berekeningen, inspectierapporten, schema's, specificaties, onderhoudsplannen; dit alles komt je zeer bekend voor en je herkent snel de specifieke aandachtspunten in processen en applicaties waar je mee te maken krijgt bij het beheer van dergelijke assetgebonden documentatie.

We werken vanuit de context van de bij stedelijk beheer gehanteerde assetmanagement-processen, die opgezet zijn vanuit de gedachte van standaarden en normen, zoals de ISO55000 en publicaties van het Institute of Asset Management. Jouw kennis en kunde verbindt de wereld van Asset Management met die van de documenten voor het Asset Management. Daarbij heb je kennis van wet- en regelgeving hieromtrent, zoals bijvoorbeeld de archiefwet en de machinerichtlijn

Aanpak
Aan jou de uitdaging om vorm te geven aan deze opdracht. Je bent dan ook een hands-on doener en zorgt voor zichtbare resultaten. Je brengt senioriteit mee en tegelijkertijd help je mee om uitvoeringscapaciteit te organiseren. Uitvoeringscapaciteiten voor bijvoorbeeld Proof-of-Concepten, maar ook voor begeleiding, instructie en coaching. Je verbindt hierin verschillende al bestaande oplossingen en initiatieven van verschillende assetteams binnen Stedelijk Beheer. Je maakt gebruik van al aanwezige kennis en kunde bij de organisatie. Daarnaast zul je gevraagd en ongevraagd adviseren over aanpassingen en verbeteringen in organisatie en processen. Als laatste zul je vorm en richting moeten geven aan het meegroeien van de implementatie/ingebruikname van het objectgebonden documentmanagementsysteem en bijbehorende werkwijzen, naarmate de tijd vordert.

Amsterdam groeit! Elk jaar komen er meer bezoekers, bewoners en bedrijven naar onze prachtige stad. Bij de gemeente Amsterdam werken we met 14.000 collega's dagelijks aan een veilige, schone stad waar het goed wonen, werken en ontspannen is. Dit doen we voor de bezoekers van de stad, maar ook voor de buurman die graag een bloemperkje voor de deur wil en voor de vele ondernemers. Je kunt je voorstellen dat het hierbij belangrijk is dat we assets zoals verhardingen, bruggen, kademuren en openbare verlichting goed onderhouden. Dat is de taak van onze afdeling Stedelijk Beheer. Om alle uitdagingen in de openbare ruimte het hoofd te bieden, richten wij ons op diverse transities. Zo verschuift onze focus van techniek naar functie, gebruik en veiligheid, van onderhoudbaar naar herbruikbaar en duurzaam en van degelijk naar met lef en flair. Binnen de afdeling Stedelijk Beheer zijn diverse teams actief, waaronder team Gegevensbeheer en het programmateam. Hier werk je samen met productowners, solutionarchitecten, informatiemanagers, informatie-analisten, data-analisten en projectleiders. Samen voorzien jullie de assetteams van heldere informatie voor het uitvoeren van de assetmanagementprocessen.

• beschikt minimaal over een WO werk- en denkniveau.
• bij voorkeur een opleiding op het gebied van Asset Management en of data/document management.
• aantoonbare kennis en ervaring op pakketselectie en implementatie van documentmanagementsystemen in relatie tot een assetmanagementorganisatie.
• aantoonbare ervaring bij minimaal twee Asset Managementomgevingen van aanzienlijke omvang in de Grond-, Weg- en Waterbouw en/of Openbare Ruimte.
• kennis van standaarden en normen in het Asset Management en specifiek voor documenten, documentmanagementsystemen.
• aantoonbare meerjarige ervaring in projectmanagement van veranderingen op processen, informatie en systemen, met oog voor de mens.
• aantoonbare kennis van en ervaring met documentmanagement binnen een assetmanagementorganisatie.
• aantoonbare ervaring met het aan aansturen van productontwikkelteams.
• aantoonbare ervaring met - en kennis van documentaire archief wettelijke eisen en ontwikkelingen in Nederland en internationaal.

• Startdatum: zsm na gunning
• Einddatum: 1 jaar na startdatum
• Werklocatie: Weesperstraat, 113, 1018VN, AMSTERDAM
• Aantal fte: 1
• Aantal uren per week: 32 - 36 uur
• Optioneel tot verlenging conform duur werkzaamheden: ja