De afdeling Informatievoorziening en ICT Beheer (I&I) maakt deel uit van de directie Bedrijfsvoering en bestaat uit ca. 40 medewerkers verdeeld over drie clusters: Informatiebeheer, ICT Beheer en Ontwikkeling. De digitale transformatie staat hoog op de agenda van de directie Bedrijfsvoering. De digitale transformatie komt tot stand via een coproductie tussen de business, project- en portfoliomanagement en de medewerkers in de informatievoorzieningskolom (informatiemanagement, architectuur en business- en informatieanalyse). Gezamenlijk worden diverse grotere projecten uitgevoerd.

1.1 Doelstelling
Het project Vervangen Document Management Systeem heeft als doel de selectie, aanschaf, inrichting en implementatie van een VRU-breed Document Management Systeem (DMS). Het DMS moet het mogelijk maken voor de medewerkers van de VRU om op goede en geordende manier toegang te hebben tot informatie van belang voor de bedrijfsvoering, te voldoen aan wet- en regelgeving en te voldoen aan de eigen digitale doelstellingen. Gewenst resultaten van het project Vervangen Document Management Systeem zijn:

• De VRU heeft een gebruiksvriendelijk Document Management Systeem een groot deel van de organisatie;
• De VRU is beter in staat te voldoen aan de eisen van de Archiefwet en de digitale doelstelling van het Beleidsplan VRU 2020 – 2023;
• De VRU lijdt geen gegevensverlies door het vervallen van het huidige DMS Corsa.

1.2 Op te leveren producten
Het project Vervangen Document Management Systeem levert de volgende producten op:

• Een nieuw, ingericht, geïmplementeerd en geaccepteerd Document Management Systeem dat dient ter ondersteuning van een groot deel van de informatiehuishouding van de VRU;
• Aanbestedingsdocumenten (markconsultatie, aanbestedingsstrategie, programma van eisen, beschrijvend document, bijlagen);
• Contracten met leverancier, inclusief afspraken over beheer en onderhoud van de applicatie;
• Opgeleide medewerkers en documentatie (t.b.v. gebruikers en beheerders) voor gebruik van het systeem;
• Ingericht functioneel en applicatiebeheer bij de VRU;
• Tijdelijke verlenging van het huidige Document Management Systeem Corsa. Hierbij zijn geen directe gevolgen voor medewerkers.

1.3 Opdrachtgever
Opdrachtgever van het project is de Directeur Bedrijfsvoering en gemandateerd archiefbeheerder van de VRU. De gedelegeerd opdrachtgever is het afdelingshoofd I&I. Directe sparringpartners zijn de adviseurs Informatiebeheer en de teammanager Ontwikkeling & Informatiebeheer.

1.4 Reikwijdte/ scope
Binnen het project vallen:

1. Het opstellen van een programma van eisen en overige aanbestedingsdocumenten voor het selecteren en contracteren van een nieuw DMS;
2. Het begeleiden van het selectie- en contracteringsproces middels aanbesteding van een nieuw DMS;
3. Het volledig inrichten en implementeren van het DMS, inclusief de migratie van bestaande gegevens van het oude naar het nieuwe systeem;
4. Het opleiden van de relevante gebruikers in het nieuwe DMS en het instrueren van incidentele gebruikers;
5. Het uiteindelijk uitfaseren van de applicaties Corsa;
6. Rapportage over de voortgang en afwijkingen aan de teammanager Informatievoorziening.

Níét in het project vallen:

• Het migreren van bestaande gegevens uit de applicatie Hotdocs (de applicatie Hotdocs wordt exclusief gebruikt door DIV/DIB/Cluster IB voor het ontsluiten van het fysieke archief. Hotdocs is ook van BCT. De gegevens zullen worden overgezet naar Corsa);
• Het VRU-breed implementeren van zaakgericht werken;
• Het ontwikkelen van tijdelijke oplossingen;
• Onderwater integratie van diverse applicaties met informatiehuishouding naar het nieuwe DMS.

1.5 Uitgangspunten/aannames
Het project start met de volgende uitgangspunten/aannames, deze zullen verder worden uitgewerkt in de aanbestedingsstrategie:

• Gebruiksvriendelijkheid en eenvoud zijn de belangrijkste eisen voor het nieuwe DMS;
• De VRU committeert zich ten alle tijden aan de eisen en verwachtingen van de Archiefwet en aanverwante regelgeving;
• De VRU zoekt een systeem dat de ambities van digitaal werken en de bestaande ICT-uitgangspunten kan ondersteunen;
• De VRU wil graag gebruik maken van de ervaringen van andere veiligheidsregio’s en gemeenten.

Uw veiligheid, Ons werk

Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s va risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen.

• Aantoonbare werkervaring als projectleider of projectmanager in de afgelopen 3 jaar met het implementeren van een organisatie-breed systeem op het gebied van document management en/of zaakgericht werken bij gemeenten en/of veiligheidsregio’s;
• Aantoonbare werkervaring in de implementatie van wet- en regelgeving bij gemeenten en/of veiligheidsregio’s;
• Aantoonbare leidinggevende ervaring aan multidisciplinaire teams (met minimaal 3 werkgebieden) in de afgelopen 5 jaar bij gemeenten en/of veiligheidsregio’s (beschrijf in het cv om welke 3 werkgebieden dit gaat);
• Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding;
• Een afgeronde Master opleiding
• Aantoonbare werkervaring met uitvoeringsprocessen en applicatie-inrichting t.b.v. efficiënte uitvoering van administratieve processen
• Aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van informatiebeheer en digitale duurzaamheid opgedaan bij minimaal 3 gemeenten en/of 1 veiligheidsregio

• Resultaatgericht;
• Tact en inlevingsvermogen;
• Overtuigingskracht;
• Organisatiebewustzijn;
• Rapporeteren.

• Duur 3 maanden (tot 1 juli 2021)
• Optie tot verlenging 3 maal 2 maanden
• Uren per week 24 uur per week
• Start Z.s.m.